許多中小企業的老闆或管理層都有“月會”，但時間都花在彙報做了什麼上：沒有與上個月比較的數字，沒有人記下決定了什麼，而法律、合同和稅務問題往往等到出了事才冒出來，例如客戶拖欠很久、許可證快到期，或稅務申報期限已過。
本指南提供一套適合中小企業的會議結構：從該看的數字、應有的法律議程、決策的記錄，到管理層會議與公司法規定的董事會和股東會議之間的區別。
核心答案
好的月度管理層會議不必耗時很長：會前有報告，只看決定生死的幾個數字，即現金、按賬齡的應收賬款、按工作或產品的利潤、手頭的工作和員工，接著是簡短的法律和治理議程，最後以決策記錄、負責人和期限結束。
法律規則。 內部管理層會議沒有強制性的形式要求，但有限公司的股東會議必須在註冊之日起六個月內召開，此後至少每十二個月一次（《民商法典》第 1171 條）。董事須安排將股東會議和董事會議的會議記錄和決議記下來，並保存在註冊辦事處（第 1207 條）。賬簿和財務報表則依《會計法》B.E. 2543。
我們的實務看法。 不要讓月度會議與法律規定的會議混在一起。月度會議是管理工具，而董事會和股東會議是具有法律效力的治理工具。不過，月度報告中的資訊會讓法律規定的會議更有內容，也更容易籌備。
1. 管理層會議與董事會、股東會議有何不同
| 事項 | 月度管理層會議 | 董事會議 | 股東會議 |
|---|---|---|---|
| 目的 | 管理日常工作並跟進結果 | 依章程決定公司的重要事項 | 行使股東的權力，例如批准財務報表、分配股息、選舉董事 |
| 法律強制 | 沒有強制性形式 | 依公司章程 | 依《民商法典》，例如第 1171 條規定的常會 |
| 參加者 | 管理層和部門負責人 | 董事 | 股東或代理人 |
| 記錄 | 內部記錄 | 依第 1207 條的會議記錄 | 依第 1207 條的會議記錄 |
| 法律後果 | 內部證據 | 決議可作為約束公司的行為的依據 | 決議依法律和章程具有效力 |
如果月會上有董事決定公司的重大事項，例如借款、提供擔保或簽署長期合同，應依章程另行製作董事或股東的決議，不要只用內部記錄作為這些事項的證據。關於董事或股東在境外時如何召開線上會議，請見線上召開公司會議並使其合法有效；關於會議和年度文件申報的日曆，請見法人全年日曆。
2. 每個月應該看的數字
不需要看每一項指標，選擇能改變決策的那些。
現金和現金流
- 當前的現金和存款餘額，對照下個月必須支付的開支
- 預計未來會發生的收入和支出
- 下個月須繳的稅款和供款，例如增值稅、預扣稅、社會保險
按賬齡劃分的應收賬款（receivables ageing）
- 按拖欠時間把應收賬款分組，例如未到期、拖欠不久、拖欠很久
- 拖欠很久的客戶名單和跟進狀態
- 最大的應收賬款客戶佔總額的比例，以看出依賴單一客戶的風險
- 已交付但尚未開具發票的工作
拖欠很久的應收賬款需要法律措施，關於時效和追債，請見客戶拖欠貨款和服務費。
應付賬款和庫存
- 即將到期的應付賬款以及付款條件
- 庫存、積壓很久的存貨和臨近保質期的貨物（如有）
按工作或產品的利潤
- 按產品、服務或合同劃分的毛利，而不是隻看全公司合計
- 成本超支或有罰款的工作
手頭的工作和銷售（pipeline）
- 已發出的報價單和成交機會
- 即將續約或即將到期的合同
員工
- 員工人數、入職和離職，以及空缺職位
- 正在處理的投訴或解僱事項
所有數字都應當來自最新的賬簿。如果數字來得晚或對不上，說明會計工作需要先調整。會計人員或審計師是最能幫助把報告格式整理得恰到好處的人。
3. 每個月都應有的法律與治理議程
用時很短，約十到二十分鐘，由律師、會計人員或公司文件負責人提供一頁紙的檢查清單。
- 即將到期或續約的合同。 包括自動續約的合同和須提前通知的合同
- 等待簽署的新合同。 以及合同審查結果與審批制度的對照，請見沒有法務部門時如何建立簽約前審查制度
- 爭議和懸而未決的事項。 催款函、索賠要求、訴訟及其狀態
- 許可證和登記。 許可證到期日、註冊登記和商標
- 須申報的稅款和文件。 下個月將到的稅務申報期限和表格，以及上個月的申報狀態
- 員工事務。 工作規則、勞動合同，以及依勞動法須糾正的事項
- 個人資料。 涉及客戶或員工資料的事件、權利行使請求，以及《個人資料保護法》B.E. 2562 所要求的文件
- 須登記的變更。 董事、地址、資本或經營範圍，請見註冊後的變更事項
如果聘有月度法律顧問，這些事項的簡短報告本來就是應當得到的服務內容，請見如何衡量月度法律顧問的成效。
4. 一小時會議的議程結構
| 環節 | 主題 | 大致時間 |
|---|---|---|
| 會前 | 提前傳送數字報告和法律議程的狀態 | 至少提前一個工作日 |
| 1 | 回顧上個月的決定和未完成的工作 | 約十分鐘 |
| 2 | 現金、應收賬款、應付賬款 | 約十五分鐘 |
| 3 | 按工作的利潤、手頭的工作和風險 | 約十五分鐘 |
| 4 | 法律、稅務、許可證、員工議程 | 約十分鐘 |
| 5 | 決定、分派工作、確定期限 | 約十分鐘 |
如果會前報告沒有送到，就推遲會議或開短會，因為在會議室裡讀數字，浪費了本該用來做決定的時間。
5. 決策記錄（decision log）與會議記錄
對於內部會議，不需要寫很長的會議記錄，用一張每次都填寫的簡短表格即可。
| 日期 | 事項 | 決定 | 簡要理由 | 負責人 | 完成期限 | 狀態 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 示例 | 是否擴大客戶甲的信用額度 | 在付清原有欠款之前不擴大 | 原有欠款拖欠很久 | 銷售部門 | 按約定 | 等待結果 |
這張表的用處在於：事後發生爭議時，例如董事或股東問為什麼作出這樣的決定，或員工聲稱得到過許可，您有時間和理由的證據。
至於公司法規定的會議，應依第 1207 條將會議記錄和決議記入簿冊，並保存在註冊辦事處。股東大會的決議，例如批准財務報表和分配股息，應當每一輪都做完整。股東有權依法律的規定查閱，因此不應讓記錄缺失，或事後補寫而來源不明。
6. 與財務報表和常會的關係
- 法人有義務依《會計法》B.E. 2543 編制賬簿和財務報表，並且需要股東常會批准財務報表的程序。應當根據商業發展廳的最新標準和公司的年度日程核對期限
- 好的月度報告可以讓結賬時的數字不再出乎意料，例如發現某些應收賬款需要計提壞賬準備，或部分庫存需要核銷。每月彙總，讓會計人員和審計師的工作更快
- 如果發現賬簿或稅務申報拖欠，應作為持續議程來糾正，請見發現稅款或財務報表申報不全時更換會計人員
7. 常見錯誤
- 開會是為了彙報，而不是為了決策
- 數字來自多個文件，與賬簿對不上
- 沒有法律議程，導致爭議或合同續約期限被錯過
- 只記錄結論，不記錄負責人和期限
- 把應由股東或董事決議的事項，只在內部會議上決定
- 會議上每個人都與所決定的事項有利害關係，卻沒有人記錄。關於董事與利益衝突，請見家族企業的角色、報酬與決策規則
- 每個月邀請所有部門，使會議冗長而沒人準備
8. 月度管理層會議檢查清單
- 每個月固定日期和時間，並指定報告編制人
- 至少在會前一個工作日發出數字報告
- 報告涵蓋現金、按賬齡的應收賬款、應付賬款、按工作的利潤、手頭的工作和員工
- 有一頁紙的法律議程：合同、爭議、許可證、稅務、個人資料
- 把需要董事或股東決議的事項分出來，按法律程序辦理
- 記錄決定、負責人和期限
- 每次都回顧上個月未完成的工作
- 把董事會和股東會議的會議記錄保存在註冊辦事處
- 核對年度日曆、常會、財務報表和文件申報
延伸閱讀
- 法人全年日曆 —— 結賬、股東會議和年度文件申報的順序
- 線上召開公司會議並使其合法有效 —— 當董事或股東在境外時
- 如何衡量月度法律顧問的成效 —— 給管理層的法律報告示例
- 客戶拖欠貨款和服務費 —— 當應收賬款拖欠很久時
- 沒有法務部門時如何建立簽約前審查制度 —— 會議中的合同議程
好的月會，是從會前報告開始，只看能改變決策的數字，有簡短的法律議程，並以記錄誰在何時做什麼結束，同時與法律規定的董事會和股東會議清楚區分開。
我們協助設計給管理層的法律報告格式，編制董事或股東的會議記錄和決議，並管理公司的年度文件日曆。如需首次諮詢，請致電 +66 92 254 2045 或傳送詳情給我們。另請參閱公司秘書服務和法律顧問月度服務。
本指南由蘇婉瓦拉律師事務所發布 —— 該律師事務所位於孔敬府，成立於 1986 年。本文僅為一般性資訊，不構成針對任何特定事項的法律建議。
