隨著業務增長，老闆會反覆遇到同樣的問題：該聘請專職會計，還是外包給會計公司？該有自己的 IT 團隊，還是請公司來維護系統？營銷自己做，還是請代理公司？保潔和保安，是當作自己的員工，還是用承包公司？答案不是外包永遠更便宜，也不是自己做永遠更好，而是取決於這項工作對業務競爭優勢有多重要、缺人時的損失有多大，以及合同能否真正保護公司。
實務中常見的問題是隻按月度成本做決定，事後才發現所有資料都在服務提供方手裡、服務提供方突然撤出，或者外包出去的成果並不屬於公司。本指南按職能逐項幫助決策，並指出在把工作交出去之前需要準備的合同條款和法律問題。
核心答案
按職能逐項決策，看三點：這項工作是否構成競爭優勢的核心；需要公司多少控制權和專屬知識；服務提供方停工或終止合作時，公司的損失有多大。屬於核心且涉及重要資料的工作，通常應由公司保留控制權；而專業性強或工作量波動大的工作，通常適合外包。
法律規則。 外包不會轉移公司的法定義務。公司仍然要對自己的賬簿和稅款申報負責。如果使用承包商派人到業務中工作，《勞動保護法》B.E. 2541 第 11/1 條規定，經營者被視為他人提供的、屬於其生產或業務流程一部分的工作人員的僱主，並須確保其獲得公平且不受歧視的待遇。如果服務提供方為公司處理個人資料，該服務提供方是 PDPA 下的資料處理者，依第 40 條負有義務，而公司作為資料控制者，仍須對資料主體承擔責任。
我們的實務看法。 在外包之前，應把三件事寫入合同：誰能訪問哪些資料和賬號；交付的成果歸誰；以及如果合作結束，在多少天內以何種方式交接工作。這三件事決定了出現問題時公司能否站得住。
1. 四個問題的決策框架
- 這項工作是不是客戶向我們購買的東西？ 如果是，例如生產工藝或專業知識，應當留在公司內部。
- 如果服務提供方明天消失，業務會停嗎？ 如果會，就需要備用方案，或者在公司保留資料、文件和訪問權限的副本。
- 工作量穩定還是波動？ 起伏很大的工作通常適合按專案委託；每天發生、並且需要了解公司背景的工作通常適合正式員工。
- 自己真的能招到專業的人才嗎？ 有些工作，例如複雜的稅務或系統安全，專業服務提供方擁有的知識，對小企業而言自己配備並不划算。
不要把成本數字作為唯一的判斷標準。常被忘記的成本包括：老闆用於監督服務提供方的時間、出錯時的損失，以及需要更換服務提供方時的轉換成本。
2. 按職能的對比表
| 職能 | 外包的好處 | 法律和合同上的注意事項 |
|---|---|---|
| 會計和稅務 | 獲得專業知識，無需全職聘用 | 公司仍須依法承擔責任，必須掌控原始單據並約定交付期限 |
| IT 和系統 | 可接觸多方面的專家 | 系統訪問權限、管理員密碼、資料備份和 PDPA 協議 |
| 營銷和廣告 | 可按活動靈活安排 | 廣告賬號、主頁和創意成果必須歸公司所有 |
| 物流和運輸 | 無需投資車輛 | 貨物損壞的責任、保險，以及承運人能看到的客戶資料 |
| 保潔和保安 | 缺人時有替補 | 第 11/1 條可能使公司被視為僱主，以及對場所內財物的責任 |
| 銷售部門 | 能快速試探新市場 | 客戶關係、客戶名單和價格是公司的資產 |
3. 外包合同需要寫什麼
原則是：從一開始就像為結束這段關係做準備一樣來寫。
- 工作範圍和不包含的內容。 把要做的工作列成清單，範圍之外的工作須另行以書面約定。
- 服務水平（SLA）。 響應時間、修復時間、可用性，以及低於標準時的後果。關於做法，請見月度服務合同的 MSA 與 SLA。
- 訪問資料和系統。 主管理員賬號應當屬於公司，服務提供方使用只授予必要權限的賬號。
- 保密和 PDPA。 保密協議，以及服務提供方能接觸到個人資料時的資料處理協議。
- 智慧財產權。 為公司創作的成果歸誰所有、權利何時轉移，以及服務提供方原有的工具如何處理。
- 責任和保險。 責任上限、上限之外的事項（例如洩露機密或欺詐），以及服務提供方必須投保的險種。
- 合同終止和交接。 提前通知期限、服務提供方必須返還的內容，以及過渡期內的協助。
- 分包。 服務提供方是否可以交給他人繼續做，以及是否需要事先通知。
合同結束時關於交接的示例條款（請根據實際工作調整）
本合同因任何原因終止時，服務提供方應在約定期限內，
向公司交付與本合同工作相關的文件、資料、原始文件、
密碼和系統管理員權限，並在雙方約定的過渡期內，
提供更換服務提供方所必需的協助。
4. 讓他人接觸客戶資料時的資料和 PDPA
當服務提供方按公司的指示收集、使用或披露個人資料時，其身份是資料處理者。《個人資料保護法》B.E. 2562 第 40 條規定了處理者的義務，例如按資料控制者的指示執行、採取適當的安全措施、將資料洩露事件通知控制者，以及製作處理活動的記錄。
公司應當做的事
- 核實服務提供方把資料存放在哪裡，包括是否有資料被傳送到境外
- 訂立書面的資料處理協議，寫明目的、範圍、措施，以及合同終止時資料的刪除或返還
- 約定服務提供方向公司通報資料洩露事件的時限，因為公司自己有向主管機關通報的時限。請見資料洩露應對方案
- 在隱私宣告中適當告知資料主體。請見PDPA 檢查清單
把工作丟給服務提供方，並不能使公司免除責任。作為資料控制者，公司必須選擇措施充分的服務提供方，並持續監督。
5. 會計和稅務責任仍在公司
聘請會計公司的情況下，公司仍然是依會計法編制賬簿並申報法人稅表的責任人。會計公司只是代為辦理的助手。由此帶來的做法是
- 把原始單據、稅務發票、合同和收據保存在公司，而不是隻放在會計公司一處
- 在合同中約定，會計人員須在多少天內把財務報表和稅表交給公司審核，之後再提交
- 公司應核實已申報的表格確有申報憑證，而不是隻聽口頭說法
- 如果發現原會計人員申報不全或有失誤，處理辦法和交接請見發現稅款申報不全時更換會計人員
向多種服務提供方支付的服務費，公司有義務依《稅法典》預扣稅款並上繳。所得類別和稅率取決於服務的性質和收款人，首次付款前請向會計人員核實。至於支付給境外的服務費，請見境外服務費的增值稅和預扣稅。
6. 勞動法：保潔、保安和承包商派人
僱用承包公司派人來做我們業務一部分的工作，並不意味著公司可以擺脫勞動法。《勞動保護法》B.E. 2541 第 11/1 條規定，經營者被視為他人提供的、屬於其生產或業務流程一部分的工作人員的僱主，不論提供方是否管理或發放工資，並須確保承包勞務的員工，與做同類工作的直接員工相比，獲得公平且不受歧視的待遇和福利。
在實務中
- 核查該工作是否屬於公司生產或業務流程的一部分，例如生產部門與一般保潔工作可能不同
- 核查承包商是否真正支付了工資、社會保險和法定權益，並定期索取證明
- 在合同中寫明檢查權，以及承包商不向其員工支付權益時公司扣減服務費的權利
- 雖然第 11/1 條不取決於誰在管理工作，但如果公司像對待自己的員工一樣發出指令，風險會更高
詳情請見勞務外包與分包工人。對於多年連續為同一家公司工作的自由職業者，請見長期自由職業者還是員工。
7. 知識與依賴的風險
成本表裡看不到的風險是，公司逐漸喪失自己的知識。
- 知識留在服務提供方手裡。 應約定書寫文件、工作流程和手冊，並定期交給公司，而不是等到合同終止時才交。
- 被單一服務提供方綁定。 避免合同終止時罰則很高，或使用只有服務提供方系統才能開啟的文件格式。
- 重要賬號登記在服務提供方名下。 例如域名、主頁或廣告賬號，這是常見的糾紛起因。請見員工或代理公司不歸還公司賬號。
- 服務提供方成為間接競爭者。 如果其瞭解我們的客戶和價格，應訂立保密協議並禁止將資訊用於其他用途。
8. 更換服務提供方或把工作收回
無論是換一家還是收回自己做，都應當在通知終止之前先做好計劃。
- 閱讀原合同中關於通知期限和終止條件的約定
- 如果合同賦予權利，在正式通知終止之前，先索取全部資料、文件和訪問權限的副本
- 在原服務提供方仍在短期內繼續工作期間，讓新的服務提供方或內部團隊接手
- 在關閉原服務提供方的訪問權限之前，先核對並確認所收到的資料
- 對於法律顧問或專業服務，請見更換法律顧問並交接工作
9. 決策前的檢查清單
- 已針對每項職能回答第 1 節的 4 個問題
- 已列明仍屬公司的法定義務，例如賬務、稅務和資料保護
- 合同含有工作範圍、SLA、低於標準時的後果和責任上限
- 主管理員賬號和重要資料在公司的控制之下
- 與能看到個人資料的服務提供方訂立了資料處理協議
- 寫明瞭為公司製作的成果的著作權或使用權歸誰
- 有合同終止時的交接程序和提前通知期限
- 對於承包商派人，核查第 11/1 條的影響（公司可能被視為僱主）並索取權益支付的證明
- 已與會計人員就服務費的增值稅和預扣稅作出約定
延伸閱讀
- 月度服務合同的 MSA 與 SLA —— 用於起草服務水平協議
- 勞務外包與分包工人 —— 第 11/1 條的詳細說明
- 長期自由職業者還是員工 —— 當聘用個人連續工作時
- 發現稅款申報不全時更換會計人員 —— 需要更換服務方時
- 更換法律顧問並交接工作 —— 交接步驟
- 員工或代理公司不歸還公司賬號 —— 關於主頁、域名和 LINE OA
只要公司自己掌握主賬號和資料、清楚寫明範圍和 SLA，並在需要終止合作之前就定好交接程序，外包就不會喪失控制權。
我們起草和審查服務合同、保密協議和資料處理協議，也協助處理更換服務提供方時的交接文件。如需首次諮詢，請致電 +66 92 254 2045 或傳送詳情給我們。另請參閱合同與文件和法律顧問月度服務。
本指南由蘇婉瓦拉律師事務所發布 —— 該律師事務所位於孔敬府，成立於 1986 年。本文僅為一般性資訊，不構成針對任何特定事項的法律建議。
