核心答案
公司不應給所有文件定同一個保存期限，因為每份文件都受三個速度不同的“時鐘”支配。第一個是法定最低保存期限，例如會計資料和稅務發票至少 5 年，工資文件和員工名冊至少 2 年。第二個是請求權的訴訟時效，它促使你把證據保存得比最低期限更久，例如基於合同的請求可在 10 年內提起。第三個是 PDPA 的義務：不得無理由保存個人資料，並且要有期限屆滿後刪除的機制。
實用的方法是按文件型別制定保存表，寫明法律依據或業務理由、保存期限和負責人，並且表中必須有一項機制：預見到爭議時停止刪除的訴訟保全（litigation hold）。一份到期就自動刪除的表，可能在你最需要證據的那天，把你自己的證據刪掉。
本指南中的表格是示例，各公司必須自行調整。出自法律的數字會註明條文；屬於我們實務建議的數字會註明是建議。
1. 為什麼一份文件有三個時鐘
以一張貨物發票為例。在會計和稅務方面，公司必須依《會計法》和《稅法典》保存。發生爭議時，這張發票證明債權或付款，在請求權罹於時效之前一直有用。在 PDPA 方面，如果其中有個人的姓名和地址，公司需要有保存的理由，理由消失後就必須刪除。
| 時鐘 | 問題 | 對保存表的影響 |
|---|---|---|
| 1. 法定最低期限 | 必須保存幾年，從何時起算？ | 下限。不得更早刪除。 |
| 2. 訴訟時效 | 關於這份文件的請求還能提起多久？ | 文件是關鍵證據時，推動保存期限超過最低期限。 |
| 3. PDPA | 其中的個人資料還需要嗎？ | 上限。每一段保存期都需要理由。 |
因此規則是“只在訴訟時效和實際需要所能說明的範圍內，保存得比法定最低期限更久，然後留痕刪除”，而不是“永久保存一切”，也不是“最低期限一到就刪”。
2. 時鐘 1：法律要求至少保存多久
會計資料。 《會計法》（佛曆 2543 年）第 14 條規定，賬簿和憑證應自結賬之日起至少保存 5 年，或保存至依第 17 條移交為止。廳長經部長批准，可要求特定行業保存更久，但不得超過 7 年。
稅務資料。 《稅法典》第 87/3 條規定，須申報並繳納增值稅的登記經營者，應在營業場所或稅務廳廳長指定的地點，自申報日或報告編制日起，至少保存稅務報告、稅務發票、副本及相關憑證 5 年。廳長可要求保存超過 5 年，但不得超過 7 年；停止經營時，對當日持有的文件還須再保存 2 年。
工資記錄和員工名冊。 《勞動保護法》（佛曆 2541 年）第 114 條要求有 10 名以上員工的僱主，保存工資、加班、假日工作和假日加班支付的文件（至少應包含工作日數和工時、計件工人的產量，以及每名員工所得的單價和金額）。若工資以銀行轉賬方式支付，轉賬記錄即視為支付文件。第 115 條規定：
- 員工名冊應自每名員工僱傭關係終止之日起至少保存 2 年；
- 支付文件應自支付之日起至少保存 2 年；
- 若依第 12 章提出申請、依勞動關係法發生勞動爭議，或提起勞動案件，兩者均須保存至最終命令或判決作出為止。
第 115 條的最後一款，是寫進勞動法、適用於這些記錄的訴訟保全，也是其他文件的良好範本。
對於一般合同、郵件、聊天、閉路電視以及人事檔案的其他部分，沒有一部一般性法律統一規定期限，因此它們的期限來自時鐘 2 和時鐘 3。對於股東名冊和會議記錄，《民商法典》第 1138 條要求備置股東名冊，第 1207 條要求製作會議記錄並保存在註冊辦事處，但兩條都沒有規定期限，所以我們作為實務建議：在公司存續期間保存。
3. 時鐘 2：訴訟時效決定你還會被追究多久
訴訟時效是必須向法院提起請求的期間。期間屆滿後，對方可以以時效作為抗辯，你的文件在該項請求上就不再有庭上價值。期間之內，文件就是你勝負所繫。
- 一般 10 年時效。 《民商法典》第 193/30 條規定，《民商法典》或其他法律沒有規定期間的，訴訟時效為 10 年。沒有特別規則的合同和協議，應按 10 年規劃。
- 部分請求適用 2 年。 第 193/34 條對所列的請求規定 2 年，例如商人的貨款或服務款請求、動產租金請求、僱員的工資請求。列舉相當細緻，所以不要自行斷定某一事項屬於 2 年還是 10 年。
- 時效何時起算。 期間不是從文件製作之日起算，而取決於請求權何時可以首次行使，並且在某些情形下可以中斷或中止。因此保存期限應從事件結束時起算，例如合同終止或最終付款，而不是從簽署時起算。
假設的例子：A 公司簽訂了一份 2026 年結束的三年期生產合同。如果它把合同、規格書和交付記錄保存到 2036 年（合同結束後 10 年），就覆蓋了第 193/30 條的一般時效。如果為了與會計記錄一致只保存 5 年，第六年被起訴時可能已經沒有簽署版合同。
4. 時鐘 3：PDPA 劃定上限
PDPA 沒有規定各類資料可以保存幾年，但它施加了三項義務。
- 告知保存期限（第 23 條）。 控制者必須在收集前或收集時告知資料主體收集了哪些資料、保存多久。無法確定期限的，須說明按收集標準合理預期的期限。因此公司的隱私宣告應與這份保存表一致。
- 期限屆滿時的刪除機制（第 37 條第 3 項）。 控制者必須建立核查系統，在保存期限屆滿後刪除或銷燬個人資料。第 37 條第 1 項還要求採取適當的安全措施。
- 刪除權（第 33 條）。 資料主體在某些情形下可以要求刪除、銷燬或匿名化，例如資料對原目的已不再必要，或同意已撤回且無其他依據。但在為言論自由、特定的檔案、研究、統計、公共利益或公共衛生目的、確立／履行／行使或抗辯法律主張、或遵守法律而有必要保存的範圍內，該權利不適用。
實務結論：保存一份文件的理由必須寫得出來，例如“依第 87/3 條必須保存”或“為抗辯可能的請求，保存至合同結束後 10 年”。如果寫不出理由，該文件中的個人資料就是最先應刪除的物件。員工資料請參閱PDPA 與泰國人力資源管理。
5. 按文件型別的示例保存表
本表是起點示例，各公司必須按行業、規模、合同以及適用的公告自行調整。“依據”一欄區分哪些期限出自法律，哪些是我們的建議。
| 文件 | 依據 | 建議期限 | 負責人 |
|---|---|---|---|
| 合同及修改協議（含報價單、採購訂單、證明履行的交付記錄） | 一般 10 年時效（《民商法典》第 193/30 條）；期限本身是我們的建議 | 自合同結束或最終付款起 10 年，而非自簽署起 | 法務（沒有則為業主或辦公室負責人） |
| 發票、收據、稅務發票、賬簿和憑證 | 《會計法》第 14 條、《稅法典》第 87/3 條：5 年，可延長至 7 年 | 法律上至少 5 年；我們建議以 7 年作為穩妥的預設值；相關合同仍在時效內則更久 | 會計 |
| 工資、加班、考勤記錄、轉賬憑條 | 《勞動保護法》第 114-115 條（自支付之日起 2 年），與會計稅務記錄重疊 | 至少 5 年（會計和稅務）；依勞動法不得少於 2 年；有爭議則保存至終局判決 | 人事（與會計配合） |
| 員工名冊 | 《勞動保護法》第 115 條（每名員工僱傭終止後 2 年） | 員工離職後至少 2 年；我們建議核心記錄（姓名、職位、起止日期、離職原因）按可能的請求保存更久 | 人事 |
| 人事檔案、警告、紀律和調查記錄 | 無法定期限；目的是抗辯解僱爭議；PDPA | 建議離職後 2 至 5 年（因嚴重違紀被解僱或有爭議的案件，在解決前按訴訟保全處理），之後複核 | 人事 |
| 未被錄用候選人的招聘檔案 | PDPA（必要性和期限告知）；無固定期限 | 建議職位填補後 6 至 12 個月；如要建人才庫，應取得同意並註明期限 | 人事 |
| 公司郵件 | 無一般期限；取決於內容 | 按內容分類保存：屬於合同或會計記錄的郵件隨該記錄歸檔；一般郵箱我們建議設定賬齡上限（例如 3 至 5 年），受訴訟保全的除外 | IT 設定工具；內容負責人定期限 |
| LINE 及其他工作聊天 | 無一般期限；是指示和交易的證據 | 約定條款、指示加做工作或確認交付的訊息，匯出到合同或專案檔案；日常聊天按制度刪除 | 專案負責人和 IT |
| 閉路電視錄影 | PDPA（安保目的的必要性）；無固定期限 | 建議 30 至 90 天；事件片段複製到事件檔案 | IT／安保 |
| 股東名冊、會議記錄、董事會決議、登記文件 | 《民商法典》第 1138 條（須備置股東名冊）和第 1207 條（會議記錄保存在註冊辦事處）均未規定期限；實務上視為永久性公司記錄 | 公司存續期間；其後按清算人或顧問的指示 | 公司秘書／法務 |
注：如果稅務廳廳長等的公告要求貴公司所屬行業保存超過 5 年，請採用該公告的期限。修改數字之前，請向記賬人員或會計師事務所確認現行公告。
6. 作為證據的郵件和聊天
郵件和 LINE 往往是那些從未寫入正式合同的約定的關鍵證據，例如指示加做工作、確認價格或驗收。但法庭上常被問到的是：這份記錄是否真實、完整。所以保存得是否妥當，與保存得是否夠久同樣重要。
- 連同後設資料匯出整個對話。 使用應用的匯出功能（日期、時間、賬號名稱）。郵件則保存帶郵件頭的原始文件。截圖只是補充；單獨的截圖容易被改動，也往往缺少上下文。
- 保留原件。 匯出後不要從原裝置或賬號刪除訊息，換手機之前一定要備份。
- 記錄匯出過程。 誰匯出、何時、用哪臺裝置、存放在哪裡。一頁紙的表格即可。
- 不要把關鍵事項留在員工的個人賬號裡。 員工離職時，賬號和證據一起消失。請使用公司賬號（LINE 官方賬號、公司域名郵箱）並制定使用政策。
- 尊重他人隱私。 匯出的群聊含有他人的資料。只使用必要的部分，只分享給需要的人。
關於用 LINE 指示工作並證明加做工作，請參閱客戶通過 LINE 指示加做工作卻拒絕付款。
7. 訴訟保全：預見到爭議就停止刪除
訴訟保全是一項內部指示，用來停止刪除與已發生或可預見的爭議相關的文件和資料。這個名稱來自外國實務。在泰國，《勞動保護法》第 115 條第三款對工資文件和員工名冊寫入了同樣的原則。對於其他文件，沒有直接要求這樣做的一般條文，但在案件可預見之後刪除證據，可能削弱你的舉證地位，並視事實情況可能帶來其他責任。
何時發出保全通知
- 收到律師函或解僱通知，或被威脅將提起訴訟。
- 員工向勞動監察員提出申請，或解僱很可能被質疑。
- 發生欺詐、重大事故或資料洩露。
- 收到與該事項有關的傳票、公函或資料訪問請求。
保全通知應包含
- 事項、涵蓋期間，以及涉及的人員或部門。
- 需保存的資料型別：郵件、聊天、共享文件、閉路電視、備份、員工裝置。
- 關閉自動刪除，並且涉事員工離職時不得清空裝置或賬號的指示。
- 負責人（通常是法務或業主）、發出日期以及被通知的人。
- 結束方式，即事項結案之時，並記錄解除日期。
事項最終解決後，常規保存表重新適用。保全並不允許永久保存個人資料；依 PDPA 原則，它需要結束日期和理由。
8. 誰負責保存表（RACI）
保存表常常失敗，是因為每個部門都以為是別的部門在管。請明確分工。
| 工作 | 法務 | 會計 | 人事 | IT |
|---|---|---|---|---|
| 起草並批准保存表 | A | C | C | C |
| 會計和稅務記錄的期限 | C | R | I | I |
| 員工和工資記錄的期限 | C | C | R | I |
| 配置刪除、備份和閉路電視 | I | I | I | R |
| 發出訴訟保全 | A/R | I | R（人事記錄） | R（在系統中執行） |
| 保存表年度複核 | A | R | R | R |
| 銷燬記錄 | C | R（會計） | R（人事） | R（電子） |
R 是實際執行的人，A 是最終負責的人，C 是被諮詢的人，I 是被告知的人。沒有法務部門的小公司，可以由業主或董事擔任“A”，顧問擔任“C”。
9. 安全銷燬和銷燬記錄
第 37 條第 3 項要求的是核查“系統”，而不是偶爾的清理。一個拿得出來的系統包含以下部分。
- 定期複核。 至少每年一次，把已到期的專案挑出來，並排除受訴訟保全的專案。
- 銷燬前審批。 文件負責人核對並簽字。
- 不可逆的銷燬。 紙質文件碎紙，或使用出具證明的銷燬服務。電子資料要刪除副本、備份、回收站和雲端儲存，由 IT 負責。
- 銷燬記錄。 記錄文件型別和日期範圍、大致數量、日期、方法、批准人、執行人，以及保存表上的理由。無須保存被銷燬的內容本身。
- 保存記錄本身。 它能證明刪除是按例行系統進行的，而不是為了隱匿證據。
10. 常見錯誤
- 全公司只定一個數字，例如“一律保存五年”。該保存十年的合同被刪掉，不必要的文件卻一直留著。
- 從文件日期起算，而不是從事件結束時起算。
- 自動刪除卻沒有保全開關。 即使爭議正在進行，系統仍每六個月清一次郵件或聊天。
- 讓員工把關鍵證據放在個人裝置上。 他們離職後就會消失或無法訪問。
- “以防萬一”永久保存一切。 這與 PDPA 衝突，也擴大了遭受網路攻擊時暴露的範圍。
- 只以截圖作證據，既沒有匯出也沒有原件。
- 忘了備份。 主系統清空了，備份或雲端的副本仍在，保存表與現實不符。
- 沒有負責人。 保存表寫完就沒人複核，漸漸與系統和規則脫節。
- 更換記賬人員或搬遷辦公室時過早銷燬會計資料。 另請參閱會計師漏報後更換會計師。
11. 十四天內啟動保存表的清單
- 列出公司持有的文件型別（至少包括第 5 節中的），以及各自存放的位置（櫃子、伺服器、郵件、LINE、雲端、個人裝置）。
- 請會計確認適用於本公司的會計和稅務記錄期限，包括任何延長期限的公告。
- 請人事確認工資文件和員工名冊按第 114、115 條保存，以及它們與會計記錄如何重疊。
- 請法務或顧問確定合同的期限，並找出需要適用 10 年期限的事項。
- 請 IT 檢查郵件、聊天、閉路電視和備份的自動刪除，並增加保全開關。
- 指定保存表的負責人（按 RACI）和年度複核日期。
- 準備一頁紙的訴訟保全模板，並決定誰有權發出。
- 準備銷燬記錄表格和複核週期。
- 讓隱私宣告與保存表中的期限一致（第 23 條）。
- 制定不把關鍵工作放在個人賬號的政策，以及聊天匯出的方法。
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每份文件都受三個時鐘支配：法定最低期限、訴訟時效和 PDPA。只在必要範圍內保存得比最低期限更久，留痕刪除，一旦預見到爭議就立即停止刪除。
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本指南由蘇婉瓦拉律師事務所發布 —— 該律師事務所位於孔敬府，成立於 1986 年。本文僅為一般性資訊，不構成針對任何特定事項的法律建議。
