พนักงานทุจริตหรือยักยอกเงินบริษัท: สอบสวนภายในอย่างไรให้ใช้ดำเนินการต่อได้

คำตอบหลัก

เมื่อสงสัยว่าพนักงานทุจริตหรือยักยอก ให้ทำตามลำดับ คือเก็บหลักฐานอย่างเงียบ ๆ ตั้งผู้รับผิดชอบเพียงคนเดียว รวบรวมข้อเท็จจริงเป็นลายลักษณ์อักษร และให้พนักงานได้ชี้แจง แล้วจึงตัดสินใจเรื่องสั่งพักงาน เลิกจ้าง การทวงคืนเงิน และการแจ้งความ หลายกรณีพลาดตั้งแต่ต้น เพราะเผชิญหน้าพนักงานก่อนที่เอกสารจะปลอดภัย หรือปล่อยให้แฟ้มกระจายอยู่ที่ HR ฝ่ายบัญชี และเจ้าของกิจการ

หลักกฎหมาย (พ.ร.บ.คุ้มครองแรงงาน และประมวลกฎหมายอาญา) นายจ้างสั่งพักงานลูกจ้างระหว่างสอบสวนได้เฉพาะเมื่อข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงานหรือข้อตกลงเกี่ยวกับสภาพการจ้างให้อำนาจไว้ ต้องทำเป็นหนังสือ และพักได้ไม่เกินเจ็ดวัน (มาตรา 116) การเลิกจ้างโดยไม่ต้องจ่ายค่าชดเชยทำได้เมื่อทุจริตต่อหน้าที่หรือกระทำความผิดอาญาโดยเจตนาแก่นายจ้าง (มาตรา 119(1)) แต่ต้องระบุเหตุไว้ในหนังสือเลิกจ้างหรือแจ้งลูกจ้างขณะเลิกจ้าง ส่วนยักยอกคือมาตรา 352 แห่งประมวลกฎหมายอาญา เป็นความผิดอันยอมความได้ (มาตรา 356) และต้องร้องทุกข์ภายในสามเดือนนับแต่รู้เรื่องความผิดและรู้ตัวผู้กระทำ (มาตรา 96)

มุมมองเชิงปฏิบัติของเรา กำหนดสามเดือนคือจุดที่เจ้าของกิจการมักมองข้าม ควรตัดสินใจภายในไม่กี่วันว่าการแจ้งความเป็นทางเลือกจริงหรือไม่ จดบันทึกวันที่ฝ่ายบริหารรู้ข้อเท็จจริง และดำเนินการสอบสวนภายในให้เป็นผลดีต่อการตัดสินใจนั้น ไม่ใช่ทำให้ล่าช้า

1. 48 ชั่วโมงแรกควรทำอะไร

• เก็บหลักฐานก่อนเผชิญหน้า สำเนาหรือล็อกไฟล์บัญชี รายการเดินบัญชี ใบแจ้งหนี้ บันทึกการอนุมัติ บันทึกการใช้ระบบ และอีเมลของบริษัท จดว่าใครทำและทำเมื่อใด
• จำกัดสิทธิ์อย่างเงียบ ๆ ถอนอำนาจจ่ายเงิน สิทธิ์ผู้ดูแลระบบ และอำนาจลงนาม ให้ดูเหมือนการปรับตามปกติ และเปลี่ยนรหัสผ่านที่ใช้ร่วมกัน
• อย่ากล่าวหาต่อหน้าผู้อื่น บอกเฉพาะคนที่จำเป็นต้องรู้ การพูดกับเพื่อนร่วมงาน ลูกค้า หรือโพสต์ในสื่อสังคมอาจทำให้บริษัทถูกฟ้องหมิ่นประมาทได้
• อย่าค้นทรัพย์สินส่วนตัวโดยไม่มีฐาน การเปิดดูโทรศัพท์ อีเมล หรือบัญชีส่วนตัวของพนักงานเสี่ยงต่อ PDPA และกฎหมายอาญา อุปกรณ์และบัญชีของบริษัทต่างออกไป แต่ขึ้นกับนโยบายการใช้งานที่พนักงานรับทราบ ควรปรึกษาก่อนอาศัยข้อนี้ ดูแนวทางเรื่อง ข้อมูลส่วนบุคคลของพนักงานและ PDPA
• จดวันที่ บันทึกว่าฝ่ายบริหารรู้ปัญหาเมื่อใดและอย่างไร วันนี้จะใช้นับกำหนดร้องทุกข์ในข้อ 5

2. ใครควรเป็นผู้สอบสวน

ตั้งคณะหาข้อเท็จจริงขนาดเล็ก สองถึงสามคน หรือใช้บุคคลภายนอกที่เป็นอิสระ ไม่ควรใช้ผู้ที่เคยอนุมัติรายการ ผู้ที่เป็นเพื่อนหรือญาติของพนักงาน หรือผู้ที่อาจเป็นพยาน หากเจ้าของกิจการเกี่ยวข้องกับเหตุการณ์เอง ควรให้บุคคลภายนอกทำ

คณะต้องมีหนังสือมอบอำนาจที่ระบุข้อกล่าวหา สิ่งที่ตรวจได้ ผู้ที่เห็นรายงานได้ และกำหนดเวลา และควรมีเจ้าของแฟ้มคนเดียว เพราะ HR ฝ่ายบัญชี และทนายความต่างถือข้อมูลคนละส่วน จึงควรตั้งผู้ประสานงานหนึ่งคนถือแฟ้มหลัก บริการสอบสวนพนักงาน ของเราสามารถทำหน้าที่หาข้อเท็จจริงในฐานะผู้ที่เป็นอิสระได้

3. สอบสวนอย่างไร

ให้ถือการสัมภาษณ์เป็นการหาข้อเท็จจริง ไม่ใช่การพิจารณาคดี อย่าข่มขู่ กักตัว หรือยึดโทรศัพท์หรือสิ่งของส่วนตัว การกดดันเพื่อให้ลงชื่ออาจทำให้ข้อตกลงที่ได้มาภายหลังถูกโต้แย้ง และอาจก่อความรับผิดอีกทางหนึ่ง

4. สั่งพักงานระหว่างสอบสวนได้หรือไม่

โดยหลักไม่ได้ มาตรา 116 ห้ามพักงานระหว่างสอบสวน เว้นแต่ข้อบังคับเกี่ยวกับการทำงานหรือข้อตกลงเกี่ยวกับสภาพการจ้างให้อำนาจไว้ หากมีอำนาจ คำสั่งต้องเป็นหนังสือ ระบุความผิด พักได้ไม่เกินเจ็ดวัน และแจ้งลูกจ้างก่อนพักงาน ค่าจ้างระหว่างพักเป็นไปตามอัตราที่ข้อบังคับหรือข้อตกลงกำหนด ซึ่งกฎหมายมีขั้นต่ำไว้ ควรตรวจตัวบทก่อนกำหนด เราไม่ระบุไว้ในที่นี้

หากสอบสวนเสร็จแล้วปรากฏว่าลูกจ้างไม่มีความผิด มาตรา 117 ให้นายจ้างจ่ายค่าจ้างสำหรับช่วงที่พักงานเสมือนลูกจ้างทำงาน โดยนับเงินที่จ่ายแล้วตามมาตรา 116 รวมเข้าไป พร้อมดอกเบี้ยตามที่กฎหมายกำหนด การพักงานจึงไม่ไร้ต้นทุน หากเจ็ดวันไม่พอ ให้พิจารณาจำกัดสิทธิ์เข้าถึงหรือย้ายไปทำหน้าที่อื่นแทน และปรึกษาเราก่อนตัดสินใจ หลักทั่วไปดูได้ที่ข้อ 5 ของคู่มือ เมื่อใดที่ HR ควรให้ทนายตรวจ

5. ร้องทุกข์คดีอาญาได้หรือไม่ และภายในเมื่อใด

มาตรา 352 แห่งประมวลกฎหมายอาญา คือผู้ที่ครอบครองทรัพย์ของผู้อื่น (หรือทรัพย์ที่ผู้อื่นเป็นเจ้าของรวมอยู่ด้วย) แล้วเบียดบังเอาทรัพย์นั้นเป็นของตนหรือของบุคคลที่สามโดยทุจริต ส่วนมาตรา 353 คือผู้ที่ได้รับมอบหมายให้จัดการทรัพย์สินของผู้อื่นแล้วกระทำผิดหน้าที่โดยทุจริตจนเกิดความเสียหายต่อประโยชน์ในทางทรัพย์สิน ลักทรัพย์เป็นความผิดคนละฐาน ว่าข้อเท็จจริงเข้าฐานใดขึ้นกับรายละเอียด เช่น พนักงานได้รับมอบเงินไว้ในความครอบครองหรือไม่

มาตรา 356 ทำให้ความผิดหมวดยักยอกเป็นความผิดอันยอมความได้ และตามมาตรา 96 ในความผิดอันยอมความได้ ผู้เสียหายต้องร้องทุกข์ภายในสามเดือนนับแต่วันที่รู้เรื่องความผิดและรู้ตัวผู้กระทำ มิฉะนั้นเป็นอันขาดอายุความ การนับว่าเริ่มเมื่อใดในแต่ละคดีอาจเป็นข้อโต้แย้งได้ จึงไม่ควรเผื่อไปถึงวันสุดท้าย ควรตัดสินใจแต่เนิ่น ๆ

การร้องทุกข์ คือการนำข้อเท็จจริงและเอกสารไปแจ้งต่อพนักงานสอบสวน เป็นการเริ่มกระบวนการ ไม่ได้รับรองว่าจะมีการสั่งฟ้อง ลงโทษ หรือได้เงินคืน ควรเตรียมลำดับเหตุการณ์ฉบับสั้น ดัชนีหลักฐาน และสรุปความเสียหาย เนื่องจากเป็นความผิดอันยอมความได้ การตกลงกันอาจทำให้คดีจบ จึงควรกำหนดท่าทีต่อข้อเสนอชดใช้ไว้ก่อนร้องทุกข์

6. เลิกจ้างโดยไม่จ่ายเงินชดเชยได้หรือไม่

มาตรา 119(1) ให้นายจ้างไม่ต้องจ่ายค่าชดเชยเมื่อลูกจ้างทุจริตต่อหน้าที่หรือกระทำความผิดอาญาโดยเจตนาแก่นายจ้าง และมาตรา 119 วรรคสองมีเรื่องการเขียนหนังสือ คือหากหนังสือเลิกจ้างไม่ระบุข้อเท็จจริงอันเป็นเหตุ และนายจ้างไม่ได้แจ้งเหตุให้ลูกจ้างทราบขณะเลิกจ้าง นายจ้างจะยกเหตุนั้นขึ้นอ้างภายหลังไม่ได้

ดังนั้นหนังสือควรบอกว่าพนักงานทำอะไร เมื่อใด และเข้ามาตรา 119 ข้อใด อย่าส่งก่อนที่แฟ้มหลักฐานจะครบ กฎหมายเลิกจ้างโดยทั่วไปดูได้ที่ สิทธิของลูกจ้างเมื่อถูกเลิกจ้าง และ การต่อสู้คดีแรงงานในฐานะนายจ้าง ส่วนหนังสือเตือนมีความสำคัญเมื่อเหตุคือการฝ่าฝืนข้อบังคับ (มาตรา 119(4)) ดูบทความเรื่องหนังสือเตือน

7. ทวงเงินคืนได้อย่างไร

หนังสือรับสภาพหนี้ควรระบุข้อเท็จจริง จำนวนที่ได้จากการกระทบยอด กำหนดการชำระ และผลเมื่อผิดนัด ลายมือชื่อที่ได้มาจากการข่มขู่หรือกดดันเสี่ยงถูกโต้แย้ง ควรให้ตรวจเอกสารก่อนพนักงานลงชื่อ

8. เรื่องการรักษาความลับและหมิ่นประมาท

จำกัดแฟ้มไว้เฉพาะคณะสอบสวน หากต้องแจ้งพนักงานอื่น ให้บอกเพียงว่า "กำลังมีการตรวจสอบ" อย่าระบุชื่อพนักงานในกลุ่มแชต อีเมลถึงลูกค้า หรือโพสต์ในสื่อสังคม หากต้องแจ้งลูกค้าหรือธนาคาร ให้แจ้งเฉพาะข้อเท็จจริง เป็นลายลักษณ์อักษร และหลังได้รับคำปรึกษา

9. รายการตรวจสอบ

• สำรองและล็อกหลักฐานแล้ว จำกัดสิทธิ์อย่างเงียบ ๆ
• มีบันทึกวันที่ฝ่ายบริหารรู้ข้อเท็จจริง
• มีผู้ประสานงานคนเดียว และหนังสือมอบอำนาจให้ผู้สอบสวน
• กำหนดข้อกล่าวหาเป็นลายลักษณ์อักษร
• กระทบยอดบัญชีโดยผู้ที่ไม่เกี่ยวกับรายการ
• จดบันทึกการสัมภาษณ์ และบันทึกคำชี้แจงของพนักงาน
• สั่งพักงานเฉพาะเมื่อข้อบังคับให้อำนาจ ทำเป็นหนังสือ ไม่เกินเจ็ดวัน
• ตัดสินใจเรื่องร้องทุกข์ภายในสามเดือน
• หนังสือเลิกจ้างระบุข้อเท็จจริงและเหตุ แฟ้มหลักฐานครบ
• เลือกวิธีทวงเงินคืน และให้ตรวจหนังสือรับสภาพหนี้
• แก้จุดอ่อนของระบบควบคุม เช่น อนุมัติสองชั้น สลับหน้าที่ กระทบยอดสม่ำเสมอ

หลังจบเรื่อง ควรปิดช่องโหว่ที่ทำให้เกิดเหตุ ดูแนวทางป้องกันที่ การควบคุมภายใน

อ่านเพิ่มเติม

• เมื่อใดที่ HR ควรให้ทนายตรวจ
• สิทธิของลูกจ้างเมื่อถูกเลิกจ้าง
• การต่อสู้คดีแรงงานในฐานะนายจ้าง
• การควบคุมภายในและการต่อต้านการให้สินบน
• หนังสือเตือนพนักงาน

เก็บหลักฐานอย่างเงียบ ๆ ทำแฟ้มเดียวที่มีวันที่กำกับ และตัดสินใจแต่เนิ่น ๆ เรื่องการร้องทุกข์ภายในสามเดือน เพราะการสอบสวนควรช่วยให้ทางเลือกของคุณยังอยู่ ไม่ใช่ทำให้หมดไป

เราช่วยเจ้าของกิจการและฝ่าย HR เรื่องการสอบสวนภายใน เอกสารด้านการจ้างงาน และการเตรียมร้องทุกข์ ปรึกษาเบื้องต้น โทร 092-254-2045 หรือ ส่งรายละเอียดให้เรา ดูเพิ่มเติมที่ สอบสวนพนักงาน, เอกสารด้าน HR, การปฏิบัติตามกฎหมายแรงงาน, คดีอาญา และ คดีแรงงาน

คู่มือนี้เผยแพร่โดย สำนักงานกฎหมายสุวรรณวรา ลอว์เฟิร์ม — สำนักงานกฎหมายในจังหวัดขอนแก่น ก่อตั้งเมื่อปี 1986 เป็นข้อมูลทั่วไปเท่านั้น ไม่ใช่คำแนะนำทางกฎหมายสำหรับเรื่องใดเรื่องหนึ่งโดยเฉพาะ