เจ้าของธุรกิจหลายรายทำงบประมาณครั้งแรกด้วยการเปิดไฟล์ตัวเลขปีก่อน บวกยอดขายสัก 10 เปอร์เซ็นต์ ลดค่าใช้จ่ายสักนิด แล้วได้กำไรสวย ๆ ออกมา ปลายปีกลับพบว่ายอดขายไม่เป็นไปตามนั้น ค่าใช้จ่ายบางก้อนไม่อยู่ในแผน และบัญชีธนาคารตึงทั้งที่บัญชีกำไรขาดทุนยังเป็นบวก
คู่มือนี้เสนอวิธีทำงบประมาณครั้งแรกเป็นขั้นตอนเจ็ดขั้น ตั้งแต่ไล่ยอดขายจากลูกค้าจริง จนถึงการเทียบจริงกับงบทุกเดือน มีตัวอย่างสมมติของธุรกิจบริการ ตัวอย่างการนำตัวเลขไปตัดสินใจ และข้อควรระวังเรื่องสัญญาที่ผูกค่าใช้จ่ายไว้ล่วงหน้า
คำตอบหลัก
งบประมาณที่ใช้ได้เริ่มจากสิ่งที่นับได้ ได้แก่ รายชื่อลูกค้า ปริมาณงานที่ทำได้จริง ราคา และสัญญาที่ผูกมัดอยู่ ไม่ได้เริ่มจากเปอร์เซ็นต์การเติบโตที่อยากได้ จากนั้นแยกต้นทุนผันแปร ค่าใช้จ่ายคงที่ และรายจ่ายลงทุนออกจากกัน แล้วทำงบเงินสดอีกชุดหนึ่ง เพราะลูกค้าจ่ายช้ากว่าวันขาย และภาษีมีรอบของมันเอง สุดท้ายกำหนดเจ้าของงบแต่ละรายการ วงเงินอนุมัติ และเทียบตัวเลขจริงกับงบทุกเดือนพร้อมเกณฑ์ว่าส่วนต่างเท่าไรต้องอธิบาย
หลักกฎหมาย ไม่พบว่ากฎหมายบังคับให้ SME ทั่วไปทำงบประมาณประจำปีเป็นเอกสารเฉพาะ สิ่งที่ต้องมีคือบัญชีและงบการเงินจริงตามรอบบัญชี งบประมาณจึงเป็นเครื่องมือบริหาร แต่หลายส่วนของมันไปชนกฎหมายโดยตรง คือสัญญาเช่า สัญญาซื้อขั้นต่ำ สัญญาสมัครใช้บริการ และเงื่อนไขชำระเงินกับลูกค้า ซึ่งล็อกตัวเลขในงบไว้ก่อนที่ปีจะเริ่ม
มุมมองเชิงปฏิบัติของเรา งบประมาณที่ดีคือเอกสารที่ทำให้เจ้าของตัดสินใจได้เร็วขึ้นในเดือนที่ตัวเลขเริ่มเพี้ยน ไม่ใช่เอกสารที่ทำเสร็จแล้วเก็บเข้าลิ้นชัก ถ้าต้องเลือก ให้ทำให้เรียบง่ายแต่เทียบทุกเดือน ดีกว่าทำละเอียดแต่เปิดดูปีละครั้ง
1. ทำไมงบแบบ "ปีก่อนบวก 10 เปอร์เซ็นต์" จึงใช้ไม่ได้
วิธีนี้ตอบไม่ได้ว่ายอดที่เพิ่มมาจากใคร ถ้าลูกค้ารายใหญ่หนึ่งรายซึ่งให้ยอดหนึ่งในสี่ของบริษัทเลิกซื้อ ตัวเลข 10 เปอร์เซ็นต์ก็ไม่ช่วยอะไร และไม่ได้ถามว่ามีคนหรือเครื่องจักรพอทำงานที่เพิ่มหรือไม่ ค่าใช้จ่ายก็มักถูกบวกด้วยอัตราเดียวกันทั้งที่บางรายการเป็นภาระผูกพันที่ขึ้นตามสัญญา บางรายการเลือกได้
วิธีที่ดีกว่าคือประกอบงบจากข้างล่างขึ้นบน เริ่มจากรายชื่อ ปริมาณ และราคา แล้วค่อยรวมเป็นยอดรวม เปอร์เซ็นต์การเติบโตให้ออกมาเป็นผลลัพธ์ที่ตรวจสอบได้ ไม่ใช่ข้อสมมติตั้งต้น
2. ขั้นที่ 1 ประมาณยอดขายจากลูกค้าและกำลังคน
- ไล่รายชื่อลูกค้าหรือกลุ่มลูกค้า แยกลูกค้าประจำที่มีสัญญา ลูกค้างานโครงการ และลูกค้าจรหรือรายชั่วโมง เพราะแต่ละกลุ่มมีความแน่นอนต่างกัน
- คูณปริมาณกับราคา เช่น จำนวนรายที่ต่อสัญญา คูณค่าบริการต่อเดือน หรือจำนวนงานคูณมูลค่างานเฉลี่ย ใช้ตัวเลขจากปีที่ผ่านมาเท่าที่มี ไม่มีให้ใช้ใบเสนอราคาที่ยื่นไว้และอัตราที่ปิดได้จริง ไม่ใช่อัตราที่หวัง
- แยกระดับความมั่นใจ ลูกค้าที่มีสัญญาแล้วใส่เต็มจำนวน งานที่เสนอราคาไว้ใส่ตามอัตราที่เคยปิดได้ ส่วนที่ยังไม่มีผู้ซื้อรองรับให้แยกเป็นเป้าหมายเสริม
- ตรวจกำลังคนหรือกำลังผลิต เอาชั่วโมงงานที่ยอดขายต้องใช้ ไปเทียบกับชั่วโมงที่ขายได้จริง ซึ่งไม่ใช่ชั่วโมงทำงานทั้งหมด เพราะต้องหักประชุม ลา ฝึกอบรม และงานภายใน ถ้ายอดเกินกำลัง งบนั้นต้องมีค่าใช้จ่ายสำหรับเพิ่มคนหรือจ้างช่วง หรือต้องลดยอดลง
3. ขั้นที่ 2 ต้นทุนผันแปร
ต้นทุนผันแปรคือต้นทุนที่ขึ้นลงตามยอดขายหรือปริมาณงาน เช่น ค่าสินค้าที่ซื้อมาขาย วัตถุดิบ ค่าขนส่ง ค่าคอมมิชชัน ค่าธรรมเนียมรับชำระเงิน หรือค่าจ้างช่วงต่อรายงาน ให้ตั้งเป็นอัตราต่อหน่วยหรือเปอร์เซ็นต์ของยอดขายตามที่เคยเกิดจริง
ส่วนต่างระหว่างยอดขายกับต้นทุนผันแปรเรียกว่ากำไรส่วนเกิน (contribution) ตัวเลขนี้คือเงินที่เหลือไว้จ่ายค่าใช้จ่ายคงที่ และเป็นตัวเลขที่ใช้คิดจุดคุ้มทุนในขั้นถัดไป
4. ขั้นที่ 3 ค่าใช้จ่ายคงที่
ค่าใช้จ่ายคงที่คือรายจ่ายที่ยังเกิดแม้ยอดขายลดลง เช่น เงินเดือนประจำและส่วนที่นายจ้างต้องจ่ายเพิ่ม ค่าเช่า ค่าสาธารณูปโภคพื้นฐาน ค่าสมัครใช้โปรแกรม ค่าทำบัญชีและสอบบัญชี ค่าประกัน ค่าการตลาดประจำ จัดเป็นสามกลุ่มเพื่อให้ตัดสินใจง่ายขึ้น
| กลุ่ม | ตัวอย่าง | ลดได้เร็วแค่ไหน |
|---|---|---|
| ผูกมัดตามสัญญา | ค่าเช่า สัญญาสมัครใช้บริการรายปี ค่างวดผ่อนชำระ | ลดไม่ได้จนกว่าสัญญาจะถึงจุดเลิก ต้องดูเงื่อนไขในสัญญา |
| ผูกมัดตามคน | เงินเดือน ค่าจ้างประจำ | ลดได้ช้าและมีต้นทุนทางกฎหมายถ้าเลิกจ้าง |
| ตัดสินใจเองได้ | การตลาด ฝึกอบรม ค่ารับรอง ของใช้สำนักงานนอกแผน | ชะลอหรือตัดได้ในเดือนถัดไป |
ถ้ามีเงินเดือนของเจ้าของหรือผู้ถือหุ้นที่ทำงานในบริษัท ให้ใส่เป็นค่าใช้จ่ายด้วยอัตราที่ตั้งใจจ่ายจริง ไม่ปล่อยให้เป็นศูนย์แล้วไปดึงเป็นเงินปันผลทีหลัง เพราะจะทำให้กำไรในงบดูดีเกินจริง และเงินที่เจ้าของเบิกใช้ควรแยกจากเงินของบริษัทอย่างถูกต้อง ดู เงินเดือน เงินปันผล เงินยืมผู้ถือหุ้น
5. ขั้นที่ 4 รายจ่ายลงทุนและค่าเสื่อมราคา
รายจ่ายลงทุน คือเงินที่จ่ายซื้อทรัพย์สินที่ใช้ประโยชน์ข้ามปี เช่น คอมพิวเตอร์ เครื่องมือ เครื่องจักร ยานพาหนะ งานตกแต่ง ให้แยกออกเป็นตารางต่างหากด้วยเหตุผลสองข้อ
- ในงบกำไรขาดทุน ทรัพย์สินเหล่านี้ไม่เข้าเป็นค่าใช้จ่ายทั้งก้อนในปีที่ซื้อ แต่ทยอยตัดเป็น ค่าเสื่อมราคา ตามอายุการใช้งาน
- ในงบเงินสด เงินออกไปทั้งก้อนวันที่จ่าย ถ้าซื้อเงินสด เงินในบัญชีลดทันที
ถ้ารวมรายจ่ายลงทุนไว้ในค่าใช้จ่ายปกติ กำไรจะดูต่ำเกินจริงและตัดสินใจผิด ถ้าไม่ใส่รายจ่ายลงทุนไว้ที่ใดเลย เงินสดจะหายไปโดยไม่มีใครเห็นล่วงหน้า วิธีรับรู้ค่าเสื่อมและอัตราที่ใช้ทางภาษีให้ปรึกษาผู้ทำบัญชีหรือที่ปรึกษาภาษี ในงบตัวอย่างด้านล่างใช้วิธีตัดเท่ากันทุกปีตามอายุที่สมมติ
6. ขั้นที่ 5 มองเงินสดแยกจากกำไร
กำไรในบัญชีนับตอนขายหรือให้บริการ แต่เงินเข้าตอนลูกค้าจ่าย ถ้าให้เครดิตสามสิบวัน รายได้เดือนมกราคมจะเป็นเงินสดเดือนกุมภาพันธ์ ยิ่งธุรกิจโตเร็ว เงินที่ติดอยู่ในลูกหนี้ยิ่งมาก เรื่องนี้เป็นสาเหตุหลักของบริษัทที่มีกำไรแต่เงินขาดมือ ดูต่อใน กำไรดีแต่เงินสดขาด
การทำงบเงินสดอย่างง่ายให้เรียงรายเดือนดังนี้
- เงินสดต้นเดือน
- บวกเงินที่คาดว่าจะรับ คิดจากวันครบกำหนดชำระของใบแจ้งหนี้ ไม่ใช่วันขาย
- หักเงินจ่ายค่าใช้จ่ายและเจ้าหนี้ตามเครดิตที่ซัพพลายเออร์ให้จริง
- หักรายจ่ายลงทุนในเดือนที่จ่าย
- หักภาษีและเงินนำส่งตามรอบ ได้แก่ ภาษีมูลค่าเพิ่มที่ต้องนำส่งสุทธิ ภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่ายที่หักไว้ นำส่งประกันสังคม และภาษีเงินได้นิติบุคคลเมื่อถึงรอบ
- เงินสดปลายเดือน เทียบกับเงินสดขั้นต่ำที่ตั้งไว้
หมายเหตุเรื่องภาษี ภาษีมูลค่าเพิ่มที่เรียกเก็บจากลูกค้าไม่ใช่รายได้ของบริษัท ในงบประมาณให้ใช้ตัวเลขก่อนภาษีมูลค่าเพิ่ม แล้วใส่เงินนำส่งสุทธิในงบเงินสด ส่วนกำหนดวันยื่นและอัตราของแต่ละภาษีให้ตรวจกับกรมสรรพากรหรือผู้ทำบัญชีทุกครั้ง เพราะอาจเปลี่ยนตามประกาศ ในคู่มือนี้ไม่ได้ระบุวันที่ตายตัว
7. ขั้นที่ 6 เจ้าของงบและวงเงินอนุมัติ
งบที่ไม่มีเจ้าของคืองบที่ไม่มีใครรับผิดชอบเมื่อเกินไป ให้กำหนดดังนี้
- แต่ละรายการหรือหมวดมี เจ้าของงบ หนึ่งคน เช่น ผู้จัดการฝ่ายขายเป็นเจ้าของยอดขายและค่าคอมมิชชัน ผู้จัดการปฏิบัติการเป็นเจ้าของต้นทุนผันแปรและค่าจ้างช่วง ฝ่ายบริหารเป็นเจ้าของค่าเช่าและสัญญาประจำ
- ตั้ง วงเงินอนุมัติ ว่าใครจ่ายได้เองภายในงบ ใครต้องขออนุมัติเมื่อเกินงบหรือเกินจำนวนที่ตกลง และรายการใดเจ้าของบริษัทต้องอนุมัติเสมอ เช่น สัญญาผูกมัดหลายเดือน และรายจ่ายลงทุน
- ผูกกับตารางอำนาจอนุมัติของบริษัท ดูแนวทางใน เจ้าของอนุมัติทุกเรื่อง ตารางอำนาจอนุมัติ
8. ขั้นที่ 7 เทียบจริงกับงบทุกเดือนและเกณฑ์ส่วนต่าง
ทุกต้นเดือนหลังปิดบัญชีเดือนก่อน ให้ทำตารางเดียวต่อหมวด คือ งบ จริง ส่วนต่าง และเหตุผล เกณฑ์ที่เสนอสำหรับ SME ให้ปรับตามขนาดธุรกิจ
| รายการ | เกณฑ์ที่ต้องอธิบาย (ตัวอย่างสมมติ) |
|---|---|
| ยอดขายรวม | ต่ำกว่างบเกินร้อยละ 5 สองเดือนติดกัน |
| แต่ละหมวดรายจ่าย | ส่วนต่างเกินร้อยละ 10 และเกิน 10,000 บาท |
| รายจ่ายลงทุน | ทุกรายการที่ไม่อยู่ในแผน ต้องขออนุมัติก่อนจ่าย |
| เงินสดปลายเดือน | ต่ำกว่าเงินสดขั้นต่ำที่ตั้งไว้ |
| ลูกหนี้เกินกำหนด | เกินสัดส่วนที่ตกลง เช่น หนึ่งในห้าของลูกหนี้ทั้งหมด |
เมื่อเจอส่วนต่าง ให้ถามสามข้อตามลำดับ ปริมาณต่างไปหรือไม่ ราคาต่างไปหรือไม่ และเป็นเรื่องจังหวะเวลาหรือไม่ เพราะคำตอบแต่ละข้อนำไปสู่การตัดสินใจคนละแบบ นำผลเข้าวาระประชุมรายเดือน ดู ประชุมผู้บริหารประจำเดือน
9. ตัวอย่างสมมติ ธุรกิจบริการดูแลระบบไอทีให้ SME
ตัวเลขทั้งหมดในหัวข้อนี้เป็น ตัวอย่างสมมติ เพื่ออธิบายวิธีคิด ไม่ใช่ข้อมูลของบริษัทใดและไม่ใช่มาตรฐานของอุตสาหกรรม ตัวเลขเป็นบาท ไม่รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม
ขั้นที่ 1 ยอดขายจากลูกค้า (ตัวอย่างสมมติ)
| กลุ่มลูกค้า | ปริมาณ | ราคา | ยอดต่อปี |
|---|---|---|---|
| สัญญาดูแลระบบรายเดือน | 12 ราย x 12 เดือน | 15,000 ต่อรายต่อเดือน | 2,160,000 |
| งานโครงการติดตั้ง | 10 งาน | 80,000 ต่องาน | 800,000 |
| งานรายชั่วโมง | 300 ชั่วโมง | 1,000 ต่อชั่วโมง | 300,000 |
| รวม | 3,260,000 |
ตรวจกำลังคน (ตัวอย่างสมมติ) ช่างเทคนิค 3 คน ชั่วโมงทำงานคนละ 160 ชั่วโมงต่อเดือน รวมปีละ 5,760 ชั่วโมง ตั้งเพดานชั่วโมงที่ขายได้ร้อยละ 60 ได้ 3,456 ชั่วโมง งานที่ต้องใช้คือ งานดูแลรายเดือน 8 ชั่วโมงต่อรายต่อเดือน (1,152) งานโครงการ 100 ชั่วโมงต่องาน (1,000) และงานรายชั่วโมง (300) รวม 2,452 ชั่วโมง หรือประมาณร้อยละ 71 ของเพดาน จึงรับได้ แต่เหลือที่ว่างไม่มาก
ขั้นที่ 2 ถึง 4 ต้นทุนและรายจ่าย (ตัวอย่างสมมติ)
| รายการ | คิดอย่างไร | ต่อปี |
|---|---|---|
| ต้นทุนผันแปร ค่าลิขสิทธิ์และคลาวด์ที่ขายต่อ | ร้อยละ 10 ของยอดขาย | 326,000 |
| กำไรส่วนเกิน | 3,260,000 หัก 326,000 | 2,934,000 |
| เงินเดือนช่างเทคนิค 3 คน | 28,000 x 3 x 12 | 1,008,000 |
| เงินเดือนธุรการและขาย 1 คน | 22,000 x 12 | 264,000 |
| เงินเดือนเจ้าของที่ทำงานประจำ | 40,000 x 12 | 480,000 |
| ส่วนที่นายจ้างจ่ายเพิ่มและสวัสดิการ | สมมติร้อยละ 5 ของเงินเดือน | 87,600 |
| ค่าเช่าสำนักงาน | 18,000 x 12 | 216,000 |
| โปรแกรมที่สมัครใช้ | 6,000 x 12 | 72,000 |
| อินเทอร์เน็ตและโทรศัพท์ | 4,000 x 12 | 48,000 |
| ทำบัญชีและสอบบัญชี | 5,000 x 12 | 60,000 |
| การตลาด | 5,000 x 12 | 60,000 |
| ประกันและเบ็ดเตล็ด | 2,000 x 12 | 24,000 |
| รวมค่าใช้จ่ายคงที่ | 2,319,600 | |
| ค่าเสื่อมราคา | อุปกรณ์ 300,000 ตัดเท่ากัน 5 ปี | 60,000 |
| กำไรจากการดำเนินงานก่อนภาษี | 2,934,000 หัก 2,319,600 หัก 60,000 | 554,400 |
กำไรจากการดำเนินงานประมาณร้อยละ 17 ของยอดขาย จุดคุ้มทุน คือ (2,319,600 บวก 60,000) หารด้วย 0.90 ซึ่งเท่ากับยอดขายประมาณ 2,644,000 บาท ยอดขายตามแผนสูงกว่าจุดนี้ประมาณร้อยละ 19 จึงรับยอดตกได้ในระดับหนึ่ง
ขั้นที่ 5 มองเงินสดปีแรก (ตัวอย่างสมมติ) สมมติบริษัทเริ่มปีโดยไม่มีลูกหนี้ค้าง ซื้ออุปกรณ์ 300,000 บาทเป็นเงินสดช่วงต้นปี และเครดิตลูกค้าเฉลี่ย 35 วัน ลูกหนี้ปลายปีจึงประมาณ 3,260,000 หาร 365 คูณ 35 หรือราว 313,000 บาท
| รายการ | จำนวน |
|---|---|
| กำไรจากการดำเนินงานก่อนภาษี | 554,400 |
| บวกกลับค่าเสื่อมราคา (ไม่ใช่เงินสดจ่าย) | 60,000 |
| หักลูกหนี้ที่เพิ่มขึ้น | (313,000) |
| หักซื้ออุปกรณ์ | (300,000) |
| เงินสดเหลือก่อนภาษีเงินได้ เงินปันผล และเงินกู้ | 1,400 |
ตัวอย่างนี้แสดงว่ากำไรในกระดาษ 554,400 บาท แต่เงินสดเหลือแทบไม่มี ถ้าเจ้าของคิดจะจ่ายเงินปันผลหรือบริษัทต้องจ่ายภาษีเงินได้ ต้องมีเงินสำรองหรือวงเงินสินเชื่อรองรับ เกณฑ์เงินสดขั้นต่ำของตัวอย่างนี้ตั้งไว้ราว 1.5 เท่าของต้นทุนคงที่รายเดือน (2,319,600 หาร 12 เป็นราว 193,300) หรือประมาณ 290,000 บาท
ขั้นที่ 6 และ 7 เจ้าของงบและเกณฑ์ (ตัวอย่างสมมติ) ผู้จัดการขายดูแลยอดขายและลูกหนี้ ผู้จัดการปฏิบัติการดูแลต้นทุนผันแปรและชั่วโมงงาน เจ้าของอนุมัติรายจ่ายลงทุนและสัญญาที่ผูกเกินหกเดือน เกณฑ์ส่วนต่างใช้ตามตารางในหัวข้อก่อนหน้า
10. งบประมาณนำไปตัดสินใจอะไรได้บ้าง
ใช้ตัวอย่างสมมติข้างต้นต่อ ทุกตัวเลขยังเป็นตัวอย่างสมมติ
| การตัดสินใจ | เกณฑ์ที่งบบอก | ตัวอย่างสมมติ |
|---|---|---|
| จ้างคนเพิ่ม | ชั่วโมงงานจริงเกินร้อยละ 85 ของเพดานติดต่อกันสองเดือน และมีงานรองรับ | ช่างคนที่ 4 ต้นทุนราว 28,000 x 12 x 1.05 เท่ากับ 352,800 ต่อปี ต้องมียอดเพิ่มประมาณ 352,800 หาร 0.90 เท่ากับ 392,000 จึงคุ้มทุน |
| ปรับราคา | กำไรส่วนเกินต่อชั่วโมงต่ำเมื่อเทียบกับต้นทุนคน | ขึ้นค่าดูแลรายเดือนจาก 15,000 เป็น 16,500 ได้เพิ่ม 216,000 ต่อปีถ้าลูกค้าอยู่ครบ ถ้าเสียไปหนึ่งราย ยอดรวมยังสูงกว่าเดิมราว 18,000 เพราะ 11 ราย x 16,500 x 12 เท่ากับ 2,178,000 ต่อ 2,160,000 เดิม (ยังไม่หักต้นทุนผันแปรของลูกค้าที่หายไป) |
| ลดค่าใช้จ่าย | เงินสดลงต่ำกว่าเกณฑ์ขั้นต่ำสองเดือนติดกัน | เริ่มจากกลุ่มที่ตัดสินใจเองได้ เช่น การตลาด 60,000 ต่อปี ไม่เริ่มจากสัญญาที่ยังผูกมัด |
| เลื่อนรายจ่ายลงทุน | เงินสดไม่พอก่อนภาษีหรือต้นปีที่ลูกหนี้กำลังพอก | เลื่อนซื้ออุปกรณ์ทดสอบ 100,000 ไปไตรมาสสามได้ ลดแรงกดเงินสดต้นปี |
หลักคือผูกการตัดสินใจกับเกณฑ์ที่เขียนไว้ล่วงหน้า ไม่ใช่ตัดสินใจตอนเงินหมดแล้ว
11. สัญญาที่ล็อกค่าใช้จ่ายไว้แล้ว มุมกฎหมายที่ต้องดูก่อนเซ็น
ค่าใช้จ่ายคงที่หลายรายการมาจากสัญญา ก่อนเซ็นควรนำภาระรวมตลอดอายุสัญญาเข้าในงบ ไม่ดูแค่ยอดรายเดือน
- สัญญาเช่าสำนักงานหรือพื้นที่ ตรวจอายุสัญญา อัตราเพิ่มค่าเช่า เงินประกัน การต่ออายุ และค่าปรับเมื่อเลิกก่อนกำหนด ตามประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ มาตรา 538 สัญญาเช่าอสังหาริมทรัพย์ที่มีกำหนดเกินสามปีต้องทำเป็นหนังสือและจดทะเบียนต่อพนักงานเจ้าหน้าที่ ไม่เช่นนั้นฟ้องบังคับได้เพียงสามปี ผู้เช่าที่ลงทุนตกแต่งมากควรให้ความสำคัญกับการจดทะเบียนหรือเจรจาค่าตอบแทนเมื่อสัญญาสิ้นสุด ดูตัวอย่างเงื่อนไขที่ต้องอ่านใน เช่าโรงงานสำเร็จรูป
- สัญญาซื้อขั้นต่ำ (minimum purchase) ผู้ขายอาจกำหนดว่าต้องซื้อไม่ต่ำกว่าจำนวนหนึ่งต่อปี หรือจ่ายส่วนต่าง งบต้องรองรับตัวเลขขั้นต่ำนี้แม้ยอดขายตก
- สัญญาสมัครใช้บริการ (subscription) มักต่ออายุอัตโนมัติและมีเงื่อนไขแจ้งยกเลิกล่วงหน้า จดวันที่ต้องแจ้งไว้ในปฏิทิน ดู ซอฟต์แวร์แบบสมัครใช้บริการ
- เงื่อนไขชำระเงินของลูกค้า กำหนดเครดิตและขั้นตอนทวงถามให้ชัดในสัญญาและใบเสนอราคา เพราะกระทบงบเงินสดโดยตรง ดู ลูกค้าค้างชำระ
- สัญญากับบุคคลที่เกี่ยวข้อง เช่น เช่าอสังหาริมทรัพย์ของกรรมการ ควรกำหนดเงื่อนไขและการอนุมัติให้ชัด ดู การอนุมัติสัญญาเช่าหรือซื้อกับกรรมการ
ข้อสังเกต ประเด็นข้างต้นขึ้นกับถ้อยคำของสัญญาแต่ละฉบับ ควรให้ผู้รู้กฎหมายอ่านก่อนเซ็นเมื่อภาระรวมมีนัยสำคัญต่อบริษัท
12. ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย
- ทำงบเป็น "ปีก่อนบวกเปอร์เซ็นต์" ไม่มีที่มาของยอดขาย ไม่ได้ตรวจกำลังคน
- ปนรายจ่ายลงทุนกับค่าใช้จ่ายปกติ กำไรบิดเบี้ยว หรือเงินสดหายโดยไม่มีใครเห็นล่วงหน้า
- ไม่มีมุมมองเงินสด ดูแต่กำไร ลืมว่าลูกค้าจ่ายช้าและภาษีมีรอบ
- ตั้งยอดขายด้วยความหวัง ใส่ลูกค้าที่ยังไม่มีสัญญาเต็มจำนวน
- ลืมสัญญาที่ผูกไว้ เช่น ต่ออายุอัตโนมัติ ซื้อขั้นต่ำ ค่าเช่าที่ขึ้นตามปี
- ไม่มีเจ้าของงบ ส่วนต่างจึงไม่มีใครอธิบาย
- ทำแล้วไม่เทียบ งบกลายเป็นเอกสารที่เปิดครั้งเดียว
- เจ้าของไม่ใส่เงินเดือนตัวเอง กำไรดูดีเกินจริงและตัดสินใจจ่ายปันผลผิด
13. รายการตรวจสอบ
- รายชื่อลูกค้าและกลุ่มลูกค้าพร้อมปริมาณ ราคา และระดับความมั่นใจ
- ตรวจกำลังคนหรือกำลังผลิตเทียบกับยอดขายที่ตั้ง
- แยกต้นทุนผันแปร ค่าใช้จ่ายคงที่ และรายจ่ายลงทุนเป็นตารางต่างหาก
- คำนวณค่าเสื่อมราคาและจุดคุ้มทุน
- ทำงบเงินสดรายเดือน คิดตามวันครบกำหนดรับและจ่าย รวมรอบภาษี
- ตั้งเงินสดขั้นต่ำที่ยอมรับได้
- กำหนดเจ้าของงบทุกหมวดและวงเงินอนุมัติ
- ตั้งเกณฑ์ส่วนต่างที่ต้องอธิบายและวันประชุมเทียบจริงกับงบ
- รวบรวมสัญญาที่ผูกค่าใช้จ่าย พร้อมวันต่ออายุและวันแจ้งยกเลิก
- ให้ผู้ทำบัญชีตรวจวิธีรับรู้ค่าเสื่อมและภาษีก่อนใช้ตัวเลขตัดสินใจ
อ่านเพิ่มเติม
- กำไรดีแต่เงินสดขาด — เมื่อกำไรกับเงินสดไม่ไปทางเดียวกัน
- เจ้าของอนุมัติทุกเรื่อง ตารางอำนาจอนุมัติ — วางวงเงินอนุมัติของเจ้าของงบ
- ประชุมผู้บริหารประจำเดือน — ที่นำตารางเทียบจริงกับงบเข้าวาระ
- ลูกค้าค้างชำระ — เมื่อเงินเข้าช้ากว่าที่ตั้งไว้
- บัญชีบริษัทปีแรก — สิ่งที่ผู้ทำบัญชีต้องใช้จากเจ้าของ
- จากงานครั้งเดียวสู่รายได้ประจำรายเดือน — เพิ่มความแน่นอนของยอดขาย
งบประมาณที่ใช้ได้คืองบที่ประกอบจากลูกค้าและกำลังคนจริง แยกรายจ่ายลงทุนออกจากค่าใช้จ่าย ดูเงินสดแยกจากกำไร และเทียบกับตัวเลขจริงทุกเดือนโดยมีเจ้าของงบและเกณฑ์ที่ตกลงไว้ล่วงหน้า
เราช่วยตรวจสัญญาเช่า สัญญาซื้อขั้นต่ำ และสัญญาสมัครใช้บริการที่ผูกค่าใช้จ่ายของบริษัท จัดทำเงื่อนไขชำระเงินกับลูกค้า และวางอำนาจอนุมัติให้สอดคล้องกับงบ ปรึกษาเบื้องต้น โทร 092-254-2045 หรือ ส่งรายละเอียดให้เรา ดูเพิ่มเติมที่ แผนธุรกิจ และ บัญชีและภาษี
คู่มือนี้เผยแพร่โดย สำนักงานกฎหมายสุวรรณวรา ลอว์เฟิร์ม — สำนักงานกฎหมายในจังหวัดขอนแก่น ก่อตั้งเมื่อปี 1986 เป็นข้อมูลทั่วไปเท่านั้น ไม่ใช่คำแนะนำทางกฎหมายสำหรับเรื่องใดเรื่องหนึ่งโดยเฉพาะ
