เจ้าของบริษัทจะรับเงินจากบริษัทอย่างไร: เงินเดือน เงินปันผล เงินทดรอง และเงินกู้ต่างกันอย่างไร

ในบริษัทขนาดเล็ก เจ้าของมักใช้บัญชีบริษัทเหมือนกระเป๋าเงินอีกใบ เติมเงินเข้าเมื่อบริษัทขาด ถอนออกเมื่อต้องใช้ จ่ายค่าบ้าน ค่ารถ หรือค่าเรียนลูกจากบัญชีเดียวกัน เพราะคิดว่า "บริษัทก็เป็นของเรา" ปัญหาจะปรากฏตอนปิดงบ เมื่อผู้สอบบัญชีพบยอด "ลูกหนี้กรรมการ" ก้อนใหญ่ ตอนสรรพากรถามที่มาของรายการ หรือตอนมีผู้ถือหุ้นอีกคนที่ไม่เห็นด้วย

คู่มือนี้เขียนสำหรับเจ้าของบริษัทไทยที่ต้องจัดการเงินในชีวิตประจำวัน ถ้าคุณเป็นบริษัทแม่ต่างชาติที่ต้องการนำกำไรออกจากบริษัทลูกในไทย ดูคู่มือโครงสร้างบริษัทลูกในไทยและการนำกำไรกลับ แทน

คำตอบหลัก

บริษัทจำกัดเป็นนิติบุคคลแยกจากผู้ถือหุ้น เงินในบัญชีบริษัทเป็นของบริษัท แม้บริษัทจะมีเจ้าของตัวจริงเพียงคนเดียวก็ตาม เจ้าของรับเงินจากบริษัทได้สี่ทางหลัก แต่ละทางมีเหตุผล เอกสาร และผู้อนุมัติต่างกัน

หลักที่ต้องจำ คือเงินที่ออกจากบริษัทไปยังเจ้าของต้องตอบได้ว่าเป็นทางไหนในสี่ทางนี้ ถ้าตอบไม่ได้ ผู้สอบบัญชีมักบันทึกเป็นลูกหนี้กรรมการ และสรรพากรอาจมองเป็นเงินกู้ที่ต้องคิดดอกเบี้ยหรือรายจ่ายที่หักไม่ได้

1. ทำไมต้องแยกเงินบริษัทกับเงินผู้ถือหุ้น แม้เจ้าของจะเป็นคนเดียว

• บริษัทมีเจ้าหนี้ของตัวเอง ถ้าบริษัทมีปัญหาการเงิน เงินที่เจ้าของถอนออกไปโดยไม่มีเหตุตามกฎหมายอาจถูกเรียกคืน และการปนเงินทำให้ความแยกกันระหว่างบริษัทกับตัวเจ้าของอ่อนลงในสายตาเจ้าหนี้และศาล
• ภาษีคิดต่างกันตามประเภทเงิน เงินเดือนหักภาษีแบบหนึ่ง เงินปันผลหักอีกแบบ เงินกู้ไม่ใช่รายได้แต่ต้องคืน ถ้าไม่ระบุประเภท ภาระภาษีจะถูกกำหนดภายหลังโดยผู้อื่น
• ผู้ถือหุ้นรายอื่นมีสิทธิ แม้ถือเพียงไม่กี่หุ้น เช่น ญาติหรือหุ้นส่วนที่ร่วมตั้งบริษัท ดูสิทธิเหล่านี้ในคู่มือสิทธิผู้ถือหุ้นส่วนน้อย
• ธนาคารและผู้ลงทุนอ่านงบ ลูกหนี้กรรมการก้อนใหญ่ในงบทำให้การขอสินเชื่อหรือขายกิจการยากขึ้น

วิธีแยกในทางปฏิบัติ

• เปิดบัญชีธนาคารของบริษัทแยก และไม่จ่ายค่าใช้จ่ายส่วนตัวจากบัญชีนี้
• กำหนดเงินเดือนของเจ้าของเป็นยอดคงที่ทุกเดือน แทนการถอนตามต้องการ
• มีระเบียบเบิกค่าใช้จ่ายและเงินทดรองที่เจ้าของก็ต้องทำตาม
• ถ้าเจ้าของเติมเงินเข้าบริษัท ให้ระบุทันทีว่าเป็นเงินกู้หรือเงินเพิ่มทุน ดูความต่างในคู่มือทุนจดทะเบียนและเงินทุนหมุนเวียน

2. เงินเดือนและบำเหน็จกรรมการ: ใครอนุมัติ และต้องมีเอกสารอะไร

เจ้าของอาจรับเงินจากบริษัทได้สองฐานะ คือ ในฐานะผู้ทำงาน เช่น ผู้จัดการทั่วไป และในฐานะกรรมการ

• บำเหน็จกรรมการ ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ มาตรา 1150 กำหนดให้ที่ประชุมใหญ่เป็นผู้กำหนดบำเหน็จกรรมการ กรรมการจึงไม่ควรลงมติให้ค่าตอบแทนตัวเองโดยไม่มีมติผู้ถือหุ้นรองรับ
• เงินเดือนในฐานะผู้ทำงาน ควรมีสัญญาจ้างหรือหนังสือกำหนดตำแหน่ง หน้าที่ และอัตราเงินเดือน อนุมัติโดยผู้มีอำนาจตามที่บริษัทกำหนด และเข้าระบบเงินเดือนเหมือนพนักงานคนอื่น

เอกสารที่ควรมี

• มติที่ประชุมใหญ่เรื่องบำเหน็จกรรมการ หรือสัญญาจ้างสำหรับเงินเดือน
• รายการจ่ายเงินเดือน และหลักฐานการหักภาษี ณ ที่จ่ายและการยื่นแบบ
• ถ้ามีฐานะเป็นลูกจ้าง ตรวจเรื่องประกันสังคมด้วย

ข้อควรระวัง ค่าตอบแทนที่สูงเกินงานที่ทำจริง หรือจ่ายเป็นก้อนเมื่อบริษัทมีเงินเหลือโดยไม่มีหลักเกณฑ์ อาจถูกตั้งคำถามว่าเป็นรายจ่ายของบริษัทจริงหรือไม่ เงินเดือนที่สม่ำเสมอและมีเอกสารรองรับตรวจสอบได้ง่ายกว่า

3. เงินปันผล: ต้องตรวจอะไรก่อนจ่าย

เงินปันผลเป็นเรื่องกฎหมายบริษัทก่อนเป็นเรื่องภาษี บริษัทที่มีเงินสดเหลือไม่ได้แปลว่าจ่ายเงินปันผลได้ เงื่อนไขหลักอยู่ในประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ มาตรา 1201 ถึง 1205 และคู่มือบริษัทจำกัดของกรมบังคับคดี อธิบายไว้ในทำนองเดียวกัน

ด่านที่หนึ่ง มีกำไร และไม่มีขาดทุนสะสมค้าง มาตรา 1201 ให้จ่ายเงินปันผลได้แต่จากกำไร ถ้าบริษัทยังขาดทุนอยู่ ห้ามจ่ายจนกว่าจะแก้ไขให้หายขาดทุน ในทางปฏิบัติต้องดูทั้งกำไรของปีนี้และยอดกำไรหรือขาดทุนสะสมในงบแสดงฐานะการเงิน ปีนี้มีกำไรแต่ยังมีขาดทุนสะสมจากปีก่อน ต้องใช้กำไรชดเชยขาดทุนให้ครบก่อน

ด่านที่สอง กันทุนสำรอง มาตรา 1202 ให้บริษัทจัดสรรกำไรเป็นทุนสำรองอย่างน้อยหนึ่งในยี่สิบของกำไรทุกครั้งที่จ่ายเงินปันผล จนกว่าทุนสำรองจะถึงหนึ่งในสิบของทุนของบริษัท หรือมากกว่านั้นถ้าข้อบังคับกำหนด

ด่านที่สาม มีมติที่ถูกต้อง มาตรา 1201 กำหนดว่าห้ามประกาศจ่ายเงินปันผลเว้นแต่โดยมติที่ประชุมใหญ่ โดยทั่วไปคือที่ประชุมสามัญประจำปีที่อนุมัติงบการเงินด้วย ถ้าไม่มีมติ แม้บริษัทมีกำไรก็จ่ายไม่ได้ ส่วน เงินปันผลระหว่างกาล กรรมการจ่ายได้เมื่อเห็นว่าบริษัทมีกำไรพอสมควรที่จะทำเช่นนั้น ควรมีงบหรือตัวเลขระหว่างกาลรองรับในวันที่ลงมติ

ด่านที่สี่ แจ้งและจ่ายภายในเวลา มาตรา 1201 ให้จ่ายภายในหนึ่งเดือนนับแต่วันที่ที่ประชุมใหญ่หรือกรรมการลงมติ มาตรา 1204 ให้แจ้งการจ่ายเงินปันผลเป็นหนังสือถึงผู้ถือหุ้นทุกคนที่มีชื่อในทะเบียน และมาตรา 1205 ห้ามคิดดอกเบี้ยเอาแก่บริษัทสำหรับเงินปันผลที่ยังไม่จ่าย ทะเบียนผู้ถือหุ้นจึงต้องเป็นปัจจุบัน ดูปัญหาทะเบียนผู้ถือหุ้นในคู่มือหุ้นมรดกและการจ่ายเงินปันผล

ด่านที่ห้า เงินสดพอ และภาษี กำไรในงบไม่เท่ากับเงินในบัญชี บริษัทอาจมีกำไรแต่เงินจมในลูกหนี้หรือสินค้า ดูคู่มือกำไรแต่เงินสดไม่พอ ด้านภาษี บริษัทต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายและยื่นแบบตามที่กฎหมายภาษีกำหนด ผู้ถือหุ้นบุคคลธรรมดาอาจเลือกให้ภาษีที่ถูกหักเป็นภาษีสุดท้าย หรือนำไปรวมคำนวณและใช้สิทธิเครดิตภาษีเงินปันผลตามเงื่อนไข ควรถามผู้ทำบัญชีก่อนเลือก

ถ้าจ่ายฝ่าฝืน มาตรา 1203 ให้เจ้าหนี้ของบริษัทเรียกให้คืนเงินปันผลที่จ่ายฝ่าฝืนมาตรา 1201 หรือ 1202 เข้าบริษัทได้ แต่ผู้ถือหุ้นที่รับไว้โดยสุจริตไม่ต้องคืน เจ้าของที่เป็นทั้งกรรมการและผู้ถือหุ้นยากจะอ้างว่าไม่รู้สถานะการเงินของบริษัท

เอกสารชุดเงินปันผล งบการเงินที่ตรวจสอบแล้ว มติกรรมการเสนอจ่าย หนังสือเชิญประชุม รายงานการประชุมผู้ถือหุ้น หนังสือแจ้งผู้ถือหุ้น หลักฐานการโอนเงิน และหลักฐานการหักและนำส่งภาษี

4. เงินทดรองและเงินเบิกคืน: ต้องทำอย่างไรเมื่อเจ้าของจ่ายแทนบริษัท หรือบริษัทจ่ายล่วงหน้าให้เจ้าของ

เจ้าของจ่ายแทนบริษัทแล้วเบิกคืน

• ขอใบกำกับภาษีหรือใบเสร็จในชื่อบริษัท ไม่ใช่ชื่อเจ้าของ
• ทำใบเบิกค่าใช้จ่าย ระบุวัตถุประสงค์และงานที่เกี่ยวข้อง
• ให้ผู้มีอำนาจอนุมัติ ถ้าเจ้าของเป็นผู้อนุมัติเพียงคนเดียว ควรมีผู้ตรวจอีกคน เช่น ผู้ทำบัญชี ดูการแบ่งอำนาจอนุมัติในคู่มือตารางอำนาจอนุมัติ
• บริษัทโอนคืนเข้าบัญชีของเจ้าของตามยอดเอกสาร

บริษัทจ่ายเงินทดรองให้เจ้าของไปใช้ในงานบริษัท

• ทำใบขอเบิกเงินทดรอง ระบุงานและกำหนดเคลียร์
• เคลียร์ด้วยใบเสร็จภายในกำหนด และคืนเงินส่วนที่เหลือ
• เงินทดรองที่ไม่เคลียร์จะค้างเป็นลูกหนี้กรรมการ

ลูกหนี้กรรมการเกิดจากตรงนี้มากที่สุด คือถอนเงินออกไปโดยไม่มีเอกสาร หรือรับเงินทดรองแล้วไม่เคลียร์ ยอดนี้มีผลทางภาษีด้วย ประมวลรัษฎากร มาตรา 65 ทวิ (4) ให้เจ้าพนักงานประเมินกำหนดดอกเบี้ยตามราคาตลาดได้ เมื่อบริษัทให้กู้ยืมเงินโดยไม่มีดอกเบี้ยหรือดอกเบี้ยต่ำกว่าราคาตลาดโดยไม่มีเหตุอันสมควร

5. เงินกู้ระหว่างเจ้าของกับบริษัท: ต้องทำอย่างไรให้ถูกต้อง

เจ้าของให้บริษัทกู้ พบบ่อยในช่วงตั้งบริษัทหรือขาดสภาพคล่อง

• ทำสัญญากู้ ระบุจำนวน ดอกเบี้ย (ถ้ามี) และกำหนดชำระ ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ มาตรา 653 กำหนดว่าการกู้ยืมเงินเกินสองพันบาท ถ้าไม่มีหลักฐานเป็นหนังสือลงลายมือชื่อผู้ยืม จะฟ้องร้องบังคับคดีไม่ได้ และการนำสืบว่าใช้เงินคืนแล้วต้องมีหลักฐานเป็นหนังสือลงลายมือชื่อผู้ให้ยืม หรือได้เอกสารกู้คืนหรือแทงเพิกถอนแล้ว
• ดอกเบี้ยต้องไม่เกินที่กฎหมายกำหนด มาตรา 654 ห้ามคิดดอกเบี้ยเกินร้อยละสิบห้าต่อปี
• มีมติกรรมการอนุมัติการกู้ และบันทึกในบัญชีเป็นเงินกู้ยืมจากกรรมการ
• โอนเงินผ่านธนาคารทั้งขาเข้าและขาคืน เพื่อมีหลักฐานชัด

บริษัทให้เจ้าของกู้

• ต้องมีเหตุผลทางธุรกิจและอนุมัติตามอำนาจ เมื่อกรรมการเป็นผู้กู้เอง เป็นธุรกรรมที่มีประโยชน์ขัดกัน ดูวิธีอนุมัติในคู่มือธุรกรรมระหว่างบริษัทกับกรรมการ
• ทำสัญญากู้ คิดดอกเบี้ยตามราคาตลาด เพราะความเสี่ยงตามมาตรา 65 ทวิ (4) ที่กล่าวไว้ในหัวข้อ 4
• กำหนดตารางชำระคืนที่ทำได้จริง และชำระตามนั้น
• ถ้าบริษัทมีผู้ถือหุ้นรายอื่น ควรเปิดเผยและขอความเห็นชอบ

อย่าใช้เงินกู้แทนเงินปันผล การให้เจ้าของกู้ซ้ำทุกปีโดยไม่มีการคืน เป็นการเลี่ยงเงื่อนไขเงินปันผลในหัวข้อ 3 และเสี่ยงทั้งทางกฎหมายบริษัทและภาษี

6. ถ้าบัญชีบริษัทจ่ายค่าใช้จ่ายส่วนตัวไปแล้ว ต้องรวบรวมอะไรให้ทนายและนักบัญชี

เรื่องนี้แก้ได้ แต่ต้องแก้ด้วยข้อเท็จจริง ไม่ใช่ด้วยเอกสารที่ทำขึ้นย้อนหลัง

เอกสารที่ควรรวบรวม

• รายการเดินบัญชีธนาคารของบริษัทในช่วงที่เกี่ยวข้อง
• ตารางรายการจ่าย วันที่ จำนวน ผู้รับ และเหตุผลที่จ่าย โดยแยกเป็นสามกลุ่ม คือ ค่าใช้จ่ายบริษัทที่มีเอกสาร ค่าใช้จ่ายบริษัทที่เอกสารไม่ครบ และค่าใช้จ่ายส่วนตัว
• ใบเสร็จและใบกำกับภาษีที่มีอยู่ และใบกำกับภาษีซื้อที่บริษัทอาจนำไปใช้สิทธิแล้ว
• ทรัพย์สินที่ซื้อในชื่อบริษัทแต่ใช้ส่วนตัว เช่น รถยนต์ หรืออุปกรณ์
• รายงานการประชุม มติ และสัญญาที่มีอยู่จริง
• งบการเงินปีก่อนและยอดลูกหนี้กรรมการที่ผู้สอบบัญชีบันทึกไว้

ทางแก้ที่พบบ่อย ทนายและนักบัญชีจะช่วยเลือกตามข้อเท็จจริง เช่น

• เจ้าของคืนเงินส่วนที่เป็นค่าใช้จ่ายส่วนตัว
• ทำสัญญากู้ตามความเป็นจริงในวันที่ทำ พร้อมตารางชำระคืนและดอกเบี้ย
• ปรับเป็นค่าตอบแทนที่หักภาษีและยื่นแบบให้ถูกต้อง ถ้าข้อเท็จจริงรองรับ
• หักกลบกับเงินปันผลที่ประกาศจ่ายโดยชอบตามหัวข้อ 3 ในภายหลัง
• ไม่นำค่าใช้จ่ายส่วนตัวไปหักเป็นรายจ่ายของบริษัท และปรับภาษีซื้อที่ใช้สิทธิไม่ได้

สิ่งที่ไม่ควรทำ คือทำมติหรือสัญญาลงวันที่ย้อนหลังให้ดูเหมือนอนุมัติไว้ก่อน เอกสารที่ทำขึ้นใหม่ควรลงวันที่จริงและบันทึกว่ารับรองหรือแก้ไขรายการในอดีต ถ้าสรรพากรส่งหนังสือมาแล้ว ดูคู่มือรับมือหนังสือจากสรรพากร และถ้างานยื่นภาษีตกหล่นเพราะเปลี่ยนผู้ทำบัญชี ดูคู่มือเปลี่ยนผู้ทำบัญชี

7. เช็กลิสต์เงินของเจ้าของบริษัท

ตั้งระบบ

• บัญชีธนาคารบริษัทแยกจากบัญชีส่วนตัว ไม่จ่ายค่าใช้จ่ายส่วนตัวจากบัญชีบริษัท
• เงินเดือนเจ้าของเป็นยอดคงที่ มีสัญญาจ้างหรือมติรองรับ
• บำเหน็จกรรมการมีมติที่ประชุมใหญ่ (มาตรา 1150)
• ระเบียบเบิกค่าใช้จ่ายและเงินทดรอง ใช้กับเจ้าของด้วย
• เงินที่เจ้าของเติมเข้าบริษัท ระบุว่าเป็นเงินกู้หรือเพิ่มทุน และมีสัญญาหรือมติ

ก่อนจ่ายเงินปันผล

• งบการเงินแสดงกำไร และไม่มีขาดทุนสะสมค้าง
• กันทุนสำรองตามมาตรา 1202 และข้อบังคับ
• มีมติที่ประชุมใหญ่ หรือมติกรรมการสำหรับเงินปันผลระหว่างกาล
• เงินสดพอโดยไม่กระทบการจ่ายหนี้และเงินเดือน
• แจ้งผู้ถือหุ้นเป็นหนังสือ จ่ายภายในหนึ่งเดือน หักและนำส่งภาษี

ทุกสิ้นปี

• ตรวจยอดลูกหนี้กรรมการและเงินกู้ยืมกรรมการ และเคลียร์ก่อนปิดงบ
• เงินทดรองที่ค้าง เคลียร์ด้วยใบเสร็จหรือคืนเงิน
• สัญญากู้ทุกฉบับมีตารางชำระและบันทึกดอกเบี้ย

อ่านเพิ่มเติม

• บัญชีบริษัทปีแรก — ระบบเอกสารและการปิดงบ
• ทุนจดทะเบียนและเงินทุนหมุนเวียน — เงินกู้กรรมการหรือเพิ่มทุน
• กำไรแต่เงินสดไม่พอ — ก่อนตัดสินใจจ่ายเงินปันผล
• ธุรกรรมระหว่างบริษัทกับกรรมการ — เช่า ซื้อ หรือกู้กับกรรมการ
• หุ้นมรดก ทะเบียนผู้ถือหุ้น และเงินปันผล — เมื่อทะเบียนไม่ตรงความจริง
• สิทธิผู้ถือหุ้นส่วนน้อย — เมื่อมีผู้ถือหุ้นอื่นตรวจสอบ
• รับมือหนังสือจากสรรพากร — เมื่อถูกเรียกตรวจ
• บริการ: งานเลขานุการบริษัท · ที่ปรึกษากฎหมายประจำบริษัท

เงินที่ออกจากบริษัทไปยังเจ้าของต้องตอบได้ว่าเป็นเงินเดือน เงินปันผล เงินเบิกคืน หรือเงินกู้ และแต่ละทางต้องมีเหตุผล เอกสาร และผู้อนุมัติของตัวเอง

เราช่วยจัดทำมติ สัญญากู้ระหว่างบริษัทกับกรรมการ เอกสารประชุมผู้ถือหุ้นเพื่อจ่ายเงินปันผล และทำงานร่วมกับผู้ทำบัญชีเพื่อแก้ยอดลูกหนี้กรรมการที่ค้าง ปรึกษาเบื้องต้น โทร 092-254-2045 หรือ ส่งรายละเอียดให้เรา ดูเพิ่มเติมที่ ที่ปรึกษากฎหมายประจำบริษัท

คู่มือนี้เผยแพร่โดย สำนักงานกฎหมายสุวรรณวรา ลอว์เฟิร์ม — สำนักงานกฎหมายในจังหวัดขอนแก่น ก่อตั้งเมื่อปี 1986 เป็นข้อมูลทั่วไปเท่านั้น ไม่ใช่คำแนะนำทางกฎหมายสำหรับเรื่องใดเรื่องหนึ่งโดยเฉพาะ