บริษัทรับทำเว็บไซต์ ออกแบบ ติดตั้งระบบ หรือรับงานซ่อมบำรุงมักเจอวงจรเดิม ๆ คือปิดโครงการหนึ่งแล้วต้องหาโครงการใหม่ เดือนที่งานเข้ารายได้ดี เดือนที่งานขาดเงินไม่พอจ่ายเงินเดือน เจ้าของจึงอยากทำให้รายได้สม่ำเสมอขึ้น ด้วยการเสนอแพ็กเกจดูแลรายเดือน ค่าบริการที่ปรึกษาประจำ หรือสมาชิกใช้บริการต่อเนื่อง
ปัญหาคือรายได้ประจำไม่ได้เกิดจากการเปลี่ยนชื่อใบเสนอราคา ลูกค้าต้องเห็นคุณค่าที่ได้ทุกเดือน ผู้ให้บริการต้องรู้ว่าตนต้องส่งมอบอะไรในแต่ละงวด และสัญญาต้องตอบให้ได้ว่าเมื่อลูกค้าหยุดจ่าย อยากเลิก หรืออยากเพิ่มงานกลางทาง จะเกิดอะไรขึ้น คู่มือนี้พูดถึงการเปลี่ยนจากงานครั้งเดียวเป็นรายได้ประจำ และจุดที่กฎหมาย สัญญา และภาษีมีผลต่อการตัดสินใจ
คำตอบหลัก
รายได้รายเดือนที่ยั่งยืนต้องมีสามอย่างพร้อมกัน ได้แก่ บริการที่ลูกค้าใช้ซ้ำได้จริง ขอบเขตงานต่อเดือนที่ชัดเจน และสัญญาที่กำหนดการต่ออายุ การเลิก และการเปลี่ยนแปลงไว้ล่วงหน้า หากขาดอย่างใดอย่างหนึ่ง ลูกค้าจะมองว่าเป็นค่าใช้จ่ายที่ตัดได้ทันที หรือผู้ให้บริการจะถูกดึงให้ทำงานเพิ่มโดยไม่ได้รับค่าตอบแทน
หลักกฎหมาย สัญญาบริการรายเดือนส่วนใหญ่เป็นสัญญาจ้างทำของหรือสัญญาจ้างบริการที่ไม่มีบทบัญญัติเฉพาะ จึงอยู่กับสิ่งที่คู่สัญญาตกลงกัน ภายใต้ข้อจำกัดทั่วไป หากสัญญาเป็นแบบสำเร็จรูปที่ฝ่ายหนึ่งร่างไว้ล่วงหน้า พ.ร.บ. ว่าด้วยข้อสัญญาที่ไม่เป็นธรรม พ.ศ. 2540 มาตรา 4 ให้ข้อตกลงที่ทำให้ผู้กำหนดสัญญาได้เปรียบเกินสมควรมีผลเพียงเท่าที่เป็นธรรม และถ้าลูกค้าเป็นผู้บริโภคจะมี พ.ร.บ. คุ้มครองผู้บริโภค พ.ศ. 2522 เพิ่มเข้ามา ด้านภาษี ประมวลรัษฎากร มาตรา 78/1 กำหนดว่าการให้บริการเกิดความรับผิดในการเสียภาษีมูลค่าเพิ่มเมื่อได้รับชำระค่าบริการ
มุมมองเชิงปฏิบัติของเรา อย่าเริ่มจากการเขียนสัญญา ให้เริ่มจากการเขียนว่า "แต่ละเดือนลูกค้าได้อะไรแน่" เป็นรายการสั้น ๆ แล้วจึงเขียนสัญญาจากรายการนั้น ทุกครั้งที่ลูกค้าขอเกินรายการ ให้มีทางเลือกที่ตกลงกันไว้แล้ว คือคิดเพิ่มหรือเข้าคิวเดือนถัดไป ไม่ใช่รับไว้เงียบ ๆ เรื่องสัญญาบริการรายเดือนแบบละเอียด ดูMSA และ SLA สำหรับสัญญาบริการรายเดือน คู่มือนี้เน้นการเปลี่ยนโมเดลมากกว่ารายละเอียดข้อสัญญา
1. แยกให้ได้ว่างานใดควรเป็นรายเดือน
ไม่ใช่ทุกงานที่เหมาะกับรายเดือน งานที่เหมาะมักมีลักษณะดังนี้
- งานที่ต้องทำซ้ำตามรอบ เช่น ทำบัญชี ดูแลเว็บไซต์ ดูแลโฆษณา ตรวจเช็กเครื่องจักร ทำความสะอาด หรือจัดส่งวัตถุดิบประจำ
- งานที่ลูกค้าต้องการความพร้อม เช่น ระบบที่ต้องมีคนแก้ปัญหาได้เมื่อเกิดเหตุ ลูกค้าจ่ายเพื่อให้มีคนพร้อมรับสาย
- งานที่ความรู้สะสมเพิ่มคุณค่า ผู้ให้บริการที่รู้จักธุรกิจของลูกค้าดีขึ้นทุกเดือนมีเหตุผลให้ลูกค้าอยู่ต่อ
- งานที่ลูกค้าเปลี่ยนผู้ให้บริการแล้วเสียต้นทุน เช่น ข้อมูลและขั้นตอนทำงานอยู่ในระบบของผู้ให้บริการ (ข้อนี้ต้องระวัง ดูหัวข้อสัญญาเรื่องข้อมูลด้านล่าง)
งานที่ไม่เหมาะ คือโครงการที่จบเมื่อส่งมอบและไม่มีงานต่อเนื่องจริง การตั้งค่าบริการรายเดือนกับงานแบบนี้ ลูกค้าจะยกเลิกในไม่กี่เดือนหรือโต้แย้งว่าไม่ได้รับอะไร
2. รูปแบบรายได้ประจำและสิ่งที่สัญญาต้องตอบ
| รูปแบบ | ลูกค้าจ่ายเพื่ออะไร | จุดที่สัญญาต้องชัด |
|---|---|---|
| ค่าสงวนความพร้อม (retainer) | ให้ผู้ให้บริการพร้อมทำงานตามขอบเขต | ชั่วโมงหรือรายการที่รวมอยู่ เวลาตอบสนอง เมื่อไม่ใช้จะสะสมหรือหมด |
| แพ็กเกจดูแลรักษา | ดูแลระบบหรือทรัพย์สินที่ส่งมอบไปแล้ว | สิ่งที่ครอบคลุมและไม่ครอบคลุม เหตุที่เกิดจากลูกค้า การแก้ไขนอกแพ็กเกจ |
| สมาชิกใช้บริการ | สิทธิใช้บริการหรือสิทธิประโยชน์ตลอดช่วงเวลา | สิทธิที่ได้ การเปลี่ยนแพ็กเกจ การระงับสิทธิ |
| ค่าบริการตามผลงานประจำเดือน | ผลลัพธ์ที่ตกลง เช่น รายงานหรือสิ่งส่งมอบรายเดือน | เกณฑ์ว่าถือว่าส่งมอบแล้ว การตรวจรับ |
| ค่าบริการผสม (ฐาน + ตามการใช้) | ค่าคงที่ส่วนหนึ่ง และส่วนที่เกินตามจริง | วิธีวัดการใช้ การออกรายงานการใช้ การโต้แย้งตัวเลข |
เลือกให้ตรงกับสิ่งที่ผู้ให้บริการควบคุมได้ ไม่ควรสัญญาผลลัพธ์ที่ขึ้นกับตลาดหรือกับสิ่งที่ลูกค้าทำเอง เช่น ยอดขายที่เพิ่มขึ้น ถ้าไม่มีวิธีกำหนดความรับผิดไว้ชัด
3. ขอบเขตงานต่อรอบเดือน: จุดที่กำไรหายไปเงียบ ๆ
ปัญหาที่พบบ่อยที่สุดของบริการรายเดือนคือ "ขอบเขตค่อย ๆ ขยาย" ลูกค้าจ่ายเท่าเดิมแต่ขอเพิ่มทุกเดือน ผู้ให้บริการเกรงใจจึงรับ สุดท้ายต้นทุนต่อลูกค้าสูงกว่ารายได้
แนวทางเขียน
- ระบุรายการที่รวมอยู่ (in scope) เป็นข้อ ๆ และรายการที่ไม่รวม (out of scope) ตรง ๆ
- ระบุช่องทางและเวลารับคำขอ และเวลาตอบสนอง ไม่ใช่เวลาแก้ปัญหา เว้นแต่ควบคุมได้
- ระบุวิธีขอเพิ่มงาน เช่น ให้ผู้ให้บริการเสนอเป็นลายลักษณ์อักษรก่อน และเริ่มทำเมื่อลูกค้าอนุมัติ
- ระบุว่างานที่ไม่ได้ใช้ในเดือนหนึ่งจะสะสมหรือไม่ ถ้าไม่ระบุ จะมีข้อโต้แย้งเมื่อลูกค้าบอกว่าเสียสิทธิ
ตัวอย่างถ้อยคำ (เพื่อประกอบความเข้าใจ ปรับให้ตรงกับธุรกิจก่อนใช้)
ผู้ให้บริการจะให้บริการตามรายการในเอกสารแนบ 1 ในแต่ละรอบเดือนปฏิทิน
งานที่อยู่นอกรายการ ผู้ให้บริการจะเสนอขอบเขตและค่าบริการเป็นหนังสือ
และจะเริ่มทำเมื่อผู้รับบริการอนุมัติเป็นหนังสือเท่านั้น
รายการบริการที่ไม่ได้ใช้ในรอบเดือนใด ไม่สะสมไปรอบถัดไป
4. การเรียกเก็บเงินและรอบชำระ
- เรียกเก็บล่วงหน้าหรือหลังสิ้นเดือน การเรียกล่วงหน้าช่วยกระแสเงินสดและลดความเสี่ยงลูกค้าค้างจ่าย แต่ถ้าบริการยังไม่ได้ทำ ลูกค้ามักคาดหวังสิทธิขอคืนเมื่อเลิก จึงต้องเขียนเรื่องการคืนเงินให้ชัด
- วันครบกำหนดชำระ ระบุวันที่แน่นอน ไม่ผูกกับการอนุมัติของลูกค้า
- ผลของการจ่ายล่าช้า ระบุสิทธิระงับบริการเมื่อค้างชำระ และต้องแจ้งก่อนระงับ เพื่อไม่ให้ถูกกล่าวหาว่าผิดสัญญาจากการหยุดบริการ
- การปรับค่าบริการ ถ้าอยากปรับในรอบต่ออายุ ให้เขียนวิธีแจ้งล่วงหน้าและให้ลูกค้ามีสิทธิไม่ต่อ
- ลูกค้าที่ผู้ให้บริการยังไม่ได้ทำงานแต่ได้รับเงินแล้ว เป็นหนี้ที่ต้องส่งมอบบริการหรือคืนเงิน อย่าใช้เงินล่วงหน้าโดยลืมภาระนี้
เรื่องเงินค้างชำระที่เกิดขึ้นแล้ว ดูใบแจ้งหนี้ค้างชำระจากลูกค้าธุรกิจ
5. ภาษีมูลค่าเพิ่มและภาษีหัก ณ ที่จ่าย: ผลต่อกระแสเงินสด
เมื่อเปลี่ยนเป็นรายเดือน ลักษณะการรับเงินเปลี่ยน ทำให้ภาษีเปลี่ยนจังหวะตามไปด้วย
- ภาษีมูลค่าเพิ่ม สำหรับผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม การให้บริการเกิดความรับผิดเมื่อรับชำระค่าบริการ (ประมวลรัษฎากร มาตรา 78/1) เมื่อเก็บเงินล่วงหน้า จึงควรเข้าใจว่าต้องออกใบกำกับภาษีและยื่นนำส่งในเดือนที่รับเงิน แม้บริการจะทำไปในเดือนถัด ๆ ไป และสัญญาควรบอกชัดว่าค่าบริการที่ตกลงรวมหรือไม่รวมภาษี
- ภาษีหัก ณ ที่จ่าย ลูกค้านิติบุคคลมักหักภาษีตามอัตราที่กฎหมายกำหนดเมื่อจ่ายค่าบริการ ผู้ให้บริการต้องรับหนังสือรับรองการหักภาษีและเก็บไว้เป็นหลักฐาน สัญญาควรระบุว่าฝ่ายใดรับภาระ และให้ลูกค้าส่งหนังสือรับรองภายในเวลาที่กำหนด
- ลูกค้าต่างประเทศ บริการที่ให้แก่ลูกค้าต่างประเทศบางกรณีอาจใช้อัตราภาษีมูลค่าเพิ่มศูนย์ตามเงื่อนไข ดูให้บริการลูกค้าต่างประเทศ ใช้ VAT อัตราศูนย์ได้เมื่อไร
ส่วนการรับรู้รายได้ทางบัญชีและภาษีเงินได้นิติบุคคลของรายได้ที่รับล่วงหน้า ควรปรึกษานักบัญชีหรือผู้สอบบัญชีของกิจการ เพราะขึ้นอยู่กับมาตรฐานที่กิจการใช้และข้อเท็จจริง
6. ต่ออายุอัตโนมัติและการบอกเลิก
สัญญารายเดือนที่ดีต้องตอบสองคำถามให้ได้ คือ "จะจบเมื่อไร" และ "ใครเลิกได้อย่างไร"
ทางเลือกด้านระยะเวลา
- ระยะเวลาขั้นต่ำที่ผูกมัด เช่น ผูกพันครบรอบที่ตกลง หลังจากนั้นเป็นรายเดือนและบอกเลิกได้ ผู้ให้บริการได้ความแน่นอนช่วงต้น ซึ่งชอบธรรมหากมีต้นทุนเริ่มต้น เช่น การตั้งระบบ
- ต่ออายุอัตโนมัติ ต่อรอบเท่าเดิมเว้นแต่ฝ่ายใดบอกเลิกล่วงหน้า ข้อนี้ทำให้รายได้นิ่ง แต่เป็นข้อที่ลูกค้าและผู้บริโภคมักโต้แย้ง หากลูกค้าไม่ได้ตั้งใจต่ออายุ
- ไม่มีกำหนดเวลา แต่เลิกได้ด้วยหนังสือบอกกล่าวล่วงหน้า ยืดหยุ่นที่สุด
ข้อที่ควรมีเมื่อใช้ต่ออายุอัตโนมัติ
- เขียนข้อต่ออายุอัตโนมัติด้วยตัวอักษรที่อ่านเห็นได้ชัด ไม่ซ่อนในหน้าท้ายของสัญญา
- ส่งแจ้งเตือนลูกค้าก่อนวันครบรอบต่ออายุในเวลาที่เหมาะสม และเก็บหลักฐานการส่ง
- ให้ช่องทางบอกเลิกที่ทำได้จริง เช่น อีเมลหรือฟอร์ม ไม่ใช่ต้องส่งหนังสือลงทะเบียนมาที่สำนักงานใหญ่เท่านั้น
- กำหนดผลของการบอกเลิกกลางรอบ เช่น ไม่คืนค่าบริการที่ใช้ไปแล้วของรอบนั้น หรือคืนตามสัดส่วน
เพราะสัญญาแบบนี้มักเป็นสัญญาสำเร็จรูป พ.ร.บ. ว่าด้วยข้อสัญญาที่ไม่เป็นธรรม พ.ศ. 2540 มาตรา 4 จึงเป็นความเสี่ยงของผู้ร่าง ข้อต่ออายุที่ซ่อนเร้นหรือบอกเลิกยากเกินสมควรอาจถูกตีความให้เป็นคุณแก่ลูกค้า และหากเป็นสัญญากับผู้บริโภค ควรตรวจประกาศของคณะกรรมการว่าด้วยสัญญาฉบับล่าสุดที่เกี่ยวกับธุรกิจประเภทนั้นด้วย เพราะบางธุรกิจถูกกำหนดให้เป็นธุรกิจที่ควบคุมสัญญาตาม พ.ร.บ. คุ้มครองผู้บริโภค
7. การยอมรับสัญญาออนไลน์และการเก็บหลักฐาน
บริการรายเดือนมักขายผ่านเว็บไซต์หรือแอป ลูกค้าติ๊กยอมรับเงื่อนไข หรือเซ็นสัญญาทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ร.บ. ว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2544 รับรองว่าข้อความจะไม่ถูกปฏิเสธความมีผลทางกฎหมายเพียงเพราะอยู่ในรูปของข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ แต่ผู้ให้บริการยังต้องพิสูจน์ได้ว่าลูกค้ายอมรับเงื่อนไขฉบับใด เมื่อใด
- เก็บบันทึกว่าลูกค้ารายใดยอมรับเงื่อนไขเวอร์ชันใด พร้อมวันเวลา
- เมื่อเปลี่ยนเงื่อนไข ให้แจ้งล่วงหน้าและให้ลูกค้ายอมรับใหม่ ไม่ใช้วิธีแก้เงื่อนไขหน้าเว็บแล้วถือว่าผูกพันเลย
- สำหรับสัญญาสำคัญที่มีมูลค่าสูงหรือผูกพันนาน ควรใช้การลงนามที่มีหลักฐานชัดเจน ดูเซ็นสัญญาบริษัทออนไลน์ ต้องมีหลักฐานอะไรบ้าง
8. ข้อมูลของลูกค้า สิทธิในงาน และการส่งมอบเมื่อเลิก
บริการรายเดือนมักเกี่ยวข้องกับข้อมูลและงานที่สร้างต่อเนื่อง ต้องตกลงไว้ก่อนว่า
- ข้อมูลเป็นของใคร ข้อมูลที่ลูกค้าให้และข้อมูลที่เกิดจากการให้บริการ
- งานที่สร้างระหว่างสัญญาเป็นของใคร เช่น เนื้อหา ไฟล์ออกแบบ สคริปต์ ถ้าไม่เขียน อาจมีข้อโต้แย้งเมื่อเลิกสัญญา
- การส่งมอบเมื่อสิ้นสุด ผู้ให้บริการส่งมอบอะไรให้ภายในกี่วัน ในรูปแบบใด และต้องลบข้อมูลของลูกค้าเมื่อใด
- PDPA หากผู้ให้บริการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลแทนลูกค้า ผู้ให้บริการมักมีสถานะเป็นผู้ประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคล ต้องมีข้อตกลงตามมาตรา 40 แห่ง พ.ร.บ. คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล พ.ศ. 2562 ดูเช็กลิสต์ PDPA สำหรับธุรกิจ
การไม่ยอมส่งมอบข้อมูลเพื่อกักลูกค้าไว้ไม่ใช่กลยุทธ์ที่ปลอดภัย ลูกค้ารายใหญ่มักตรวจเรื่องนี้ก่อนเซ็นสัญญา และอาจเป็นเหตุให้เกิดข้อพิพาทได้
9. เมื่อลูกค้าหนึ่งรายหลายบริการ และผลต่อสัญญาเดิม
ถ้าลูกค้าเดิมมีสัญญาโครงการอยู่ก่อน อย่าซ้อนสัญญาใหม่โดยไม่ตรวจความสัมพันธ์ ควรกำหนดว่า
- บริการรายเดือนเริ่มเมื่อไรหลังการส่งมอบโครงการ และระยะรับประกันของโครงการหมดเมื่อไร จะได้ไม่ซ้อนกัน
- ถ้าเกิดความขัดแย้งระหว่างสัญญาโครงการกับสัญญารายเดือน ฉบับไหนมาก่อน
- ถ้าโครงการขยายเพิ่ม จะเข้าสัญญาโครงการ หรือเป็นงานเสริมของสัญญารายเดือน
ถ้ามีลูกค้ารายเดือนจำนวนมากพึ่งทีมเดียวกัน ควรประเมินความเสี่ยงว่าทีมรับงานได้จริงหรือไม่ก่อนขายเพิ่ม เพราะการผิดเวลาตอบสนองตาม SLA อาจเป็นการผิดสัญญา
10. เช็กลิสต์ก่อนเปลี่ยนเป็นรายเดือน
- เขียนรายการสิ่งที่ลูกค้าได้ในแต่ละเดือนเป็นข้อ ๆ ทั้งสิ่งที่รวมและไม่รวม
- กำหนดวิธีรับงานเสริมและวิธีอนุมัติเป็นลายลักษณ์อักษร
- เลือกรูปแบบระยะเวลา (ผูกพันขั้นต่ำ ต่ออายุอัตโนมัติ หรือบอกเลิกล่วงหน้า) และเขียนสิทธิบอกเลิกของทั้งสองฝ่าย
- ถ้าใช้ต่ออายุอัตโนมัติ ตั้งระบบแจ้งเตือนก่อนวันต่ออายุและช่องทางบอกเลิกที่ทำได้จริง
- ระบุวันครบกำหนดชำระ ผลของการค้างชำระ และสิทธิระงับบริการ
- ปรึกษานักบัญชีเรื่องใบกำกับภาษีเมื่อรับเงินล่วงหน้า และภาษีหัก ณ ที่จ่าย
- ตกลงเรื่องข้อมูล สิทธิในงานที่สร้าง และการส่งมอบเมื่อเลิกสัญญา
- หากประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลแทนลูกค้า จัดทำข้อตกลงผู้ประมวลผลข้อมูล
- เก็บหลักฐานการยอมรับเงื่อนไขและเวอร์ชันของเงื่อนไข
- ทดลองกับลูกค้ากลุ่มเล็กก่อนปรับใช้ทั้งหมด (ดูทดลองเปลี่ยนโมเดลธุรกิจแบบนำร่อง)
อ่านเพิ่มเติม
- MSA และ SLA สำหรับสัญญาบริการรายเดือน — รายละเอียดข้อสัญญาบริการรายเดือนและระดับการให้บริการ
- ตั้งราคางานบริการ: เหมา รายชั่วโมง หรือรายเดือน — เลือกวิธีคิดราคาก่อนเขียนสัญญา
- ตั้งราคา SaaS และสัญญาแบบสมาชิก — เมื่อบริการรายเดือนเป็นซอฟต์แวร์
- โมเดลธุรกิจและผลทางกฎหมาย — ภาพรวมว่าการเลือกโมเดลเปลี่ยนสัญญา ภาษี และแรงงานอย่างไร
- ใบแจ้งหนี้ค้างชำระจากลูกค้าธุรกิจ — เมื่อลูกค้ารายเดือนเริ่มจ่ายช้า
- ให้บริการลูกค้าต่างประเทศ ใช้ VAT อัตราศูนย์ได้เมื่อไร — สำหรับลูกค้าต่างประเทศ
รายได้รายเดือนเริ่มจากการเขียนให้ชัดว่าลูกค้าได้อะไรในแต่ละเดือน แล้วให้สัญญา ภาษี และการเก็บเงินสอดคล้องกับสิ่งนั้น ไม่ใช่เริ่มจากการเปลี่ยนชื่อใบเสนอราคา
เราช่วยร่างและตรวจสัญญาบริการรายเดือนและสัญญาสมาชิกให้ตรงกับรูปแบบธุรกิจของคุณ ปรึกษาเบื้องต้น โทร 092-254-2045 หรือ ส่งรายละเอียดให้เรา ดูเพิ่มเติมที่ สัญญาและเอกสาร และ ที่ปรึกษากฎหมายรายเดือน
คู่มือนี้เผยแพร่โดย สำนักงานกฎหมายสุวรรณวรา ลอว์เฟิร์ม — สำนักงานกฎหมายในจังหวัดขอนแก่น ก่อตั้งเมื่อปี 1986 เป็นข้อมูลทั่วไปเท่านั้น ไม่ใช่คำแนะนำทางกฎหมายสำหรับเรื่องใดเรื่องหนึ่งโดยเฉพาะ

