核心答案
連鎖企業並不是因為分店太多而失去對檔案的掌控，而是因為每家分店都按自己的方式簽約、招聘和歸檔。解決辦法是一份簡短的規則清單：由公司決定哪些檔案採用標準版本、誰可以簽署什麼、原件和登記冊存放在哪裡。
規則（《民商法典》、《稅法典》、《勞動保護法》）。 租期超過三年的店鋪租約，必須訂立書面合同並辦理登記，否則僅在三年內可以強制執行（第538條）。已登記的增值稅經營者增設經營場所，須在開業前至少15日以 ภ.พ.09（增值稅登記變更通知表）通知稅務廳。員工合計達到十人或以上的僱主，必須制定泰文工作規則（《勞動保護法》第108條）。
我們的實務看法。 授予分店經理的許可權，應當是經營店鋪的許可權，而不是約束公司的許可權。總部應負責三件事：租約和供應商合同的模板、簽字許可權清單，以及一份合同和員工檔案的總登記冊。其餘事項都可以下放。
1. 哪些事項由總部掌控，哪些可以由分店決定？
可以分為三個層級。
| 層級 | 示例 | 由誰決定 |
|---|---|---|
| 分店 | 預算內的日常採購、換班、小額維修、使用標準表格的書面警告 | 分店經理 |
| 區域或總部 | 超過設定金額的新供應商、員工調薪、解僱、任何帶自動續約條款的合同 | 總部或區域經理 |
| 董事 | 租約、特許經營或管理協議、借款、任何超出模板的事項 | 登記在冊的董事，並經法律審查 |
請將各層級以書面形式固定下來，為每一層級設定泰銖金額上限，並由董事批准該清單。不是董事的分店經理，只能依公司授予的許可權約束公司。該許可權應以簽署的授權書或授權委託書的形式儲存。合同發出之前，請對照公司登記證明書核對誰有權代表公司簽字；關於何時應聘請律師，請參閱我們的如何選擇公司法律顧問指南。
2. 集中模板：包括哪些檔案，如何保持統一？
對在各分店重複使用的檔案實行標準化：
- 勞動合同及試用期條款
- 供應商及送貨條款
- 客戶條款、代金券及退款規則
- 員工保密承諾書
- 新分店開業檢查清單
只保留一個帶版本號和日期的主版本。各分店使用主版本，而不是另一家店去年的合同副本。分店如需修改，須向總部提出申請，並記錄修改。僅以口頭達成的合同同樣可能約束公司，因此請告知分店經理不要通過聊天或電話承諾條款；參見泰國的口頭合同。
3. 店鋪租約：三年這條線為什麼重要？
對於土地、店鋪和建築物的租賃，《民商法典》第538條要求訂立書面租約。租期超過三年，或以出租人或承租人的終身為期的，租約還必須向主管官員登記。未經登記的，僅在三年內可以強制執行，即使合同上寫的是九年。
對連鎖企業而言，這是經營風險，而不是技術細節。您可能基於一份十年租約投入四百萬泰銖裝修餐廳，而房東在第三年之後卻可以不再受其約束。簽約之前請核實：
- 租期是否超過三年，包括自動生效的續租選擇權？
- 登記費用由誰承擔，登記是否為租約中的條件？
- 房東是該物業的所有人，還是其本身也是承租人？轉租取決於主租約。
- 房東出售物業時，您是否有權繼續承租或獲得補償？
- 退租時，裝修和押金如何處理？
許多連鎖企業採用三年租期，到期後另籤新協議續租。這樣更簡單，但對裝修投入的保障較少。請審慎決定，並將選擇記錄在租約登記冊中。關於相關的商業租賃問題，參見標準廠房租賃；登記方面的要點相同。
4. 分店需要各自辦理增值稅登記嗎？
《稅法典》提到的是已登記的經營者及其經營場所（สถานประกอบการ），而不是分店本身。在一個公司把貨物存放在董事住宅的案件裁定中，稅務廳表示，經常用於存放貨物的場所本身就可以是經營場所，因此該公司須就該新增場所以 ภ.พ.09 辦理通知（第85/7條）。該裁定還指出，《稅法典》在增值稅方面並不使用“分店”一詞。
對連鎖企業而言，這意味著：
- 開設新店鋪或廚房：須在開業前至少15日以 ภ.พ.09 通知稅務廳，以便取得該場所的登記證（稅務廳增值稅第131號通告）。
- 場所的名稱、地址、經營型別或商品和服務發生變更：須在變更之日起15日內通知。
- 關閉場所：須在關閉之日起15日內交還其登記證。
- 中央倉庫或中央廚房也可能構成經營場所。在認定某個儲存場所無須登記之前，請先諮詢您的會計師。
ภ.พ.09 表格中還設有暫停營業超過30日的填報欄。未按規定通知的，《稅法典》規定了處罰；我們在此未列出金額。請在總部指定一名專人負責增值稅登記變更事宜，並將其納入新分店開業檢查清單。關於日常合規，參見會計與稅務合規。
5. 工作規則和員工檔案：是否按分店分別適用？
工作規則。 第108條要求員工“合計”（รวมกัน）達到十人或以上的僱主制定泰文工作規則。據勞動部介紹，僱主須在員工人數達到十人之日起15日內公佈工作規則，將副本存放在工作場所或總部，並在員工工作的地點公開張貼。工作規則須涵蓋工作日和工作時間、休息、假日、加班、發薪日和發薪地點、請假、紀律和申訴。修訂內容須在生效之日起七日內公佈（第110條）。勞動部的該頁面並未要求將修訂後的規則報送勞動保護與福利廳。
該條文計算的是僱主的員工人數，對公司而言即全公司的員工。不要想當然地認為十家小分店各自都低於門檻。請使用一套統一的工作規則，在每家分店張貼，並記錄張貼日期和拍照留存。如分店需要本地規則（例如營業時間），可作為附件加入。
員工檔案。 所有分店採用同一套檔案結構：
- 已簽署的勞動合同及任何修訂
- 身份證影印件；外籍員工另附工作許可證影印件
- 警告函，經簽署或有見證
- 請假、加班和薪酬記錄
- 培訓和執照記錄（診所：執業執照到期日）
- 辭職或解僱檔案
原件應在規定期限內送達總部，例如簽署後7日內。分店的掃描件僅作為工作副本。解僱和嚴重警告在發出之前，應由總部稽核。如需在分店之間調動員工，請參閱我們的調動員工工作地點指南。
6. 員工資料應如何依據PDPA處理？
無論由哪家分店持有檔案，員工都是資料主體。公司是資料控制者，各分店並不是獨立的控制者。實務規則如下：
- 在招聘時通過隱私通知告知員工，您收集哪些資料以及原因（身份證、銀行賬戶、健康、指紋或人臉掃描、監控錄影）。
- 限制訪問：分店經理可檢視排班和考勤；薪酬和個人檔案由人事部門保管。
- 將健康資料、生物識別資料和犯罪記錄核查視為較高風險，並決定是否確有必要收集。
- 不要通過分店的LINE群轉發身份證影印件或合同。
- 設定儲存期限，以及刪除離職員工檔案的規則。
我們的人事PDPA指南詳細說明了合法性基礎，以及監控錄影和指紋方面的問題。
7. 合同和員工的統一登記冊：應記錄什麼？
起步階段用電子表格就夠了。請記錄：
| 欄位 | 原因 |
|---|---|
| 分店、相對方、型別 | 誰以及在哪裡 |
| 簽署人及審批層級 | 表明已核查許可權 |
| 開始日期、結束日期、續約及通知日期 | 防止悄然自動續約 |
| 金額、押金、擔保 | 現金風險敞口 |
| 是否已登記？（超過3年的租約） | 第538條 |
| 已簽署原件的存放位置 | 發生爭議時需要 |
請每月複核登記冊，並在每個通知日期之前90日設定提醒。
8. 分店何時應上報顧問？
下列事項請在簽署或行動之前交給您的律師或法律顧問：
- 任何租約、特許經營、管理或合資協議
- 任何超出模板的合同，或帶有無限責任的合同
- 解僱、涉及盜竊或不當行為指控的紀律案件，或勞動局傳票
- 房東的退租通知、政府檢查，或顧客受傷索賠
- 以外文書寫或適用外國法律的合同
一份簡短的清單可以讓分店不必自行猜測，並把法律費用留給真正有風險的事項。
清單：下一家分店開業之前
- 董事會批准簽字許可權清單和泰銖金額上限。
- 已審查租約；超過三年的，已安排登記。
- 在開業前至少15日提交 ภ.พ.09。
- 新分店已張貼工作規則（員工按全公司合計計算）。
- 勞動合同已按主模板簽署；原件已送交總部。
- 已向新員工發放隱私通知；已設定訪問許可權。
- 新分店已加入合同登記冊和員工登記冊。
- 已向分店經理提供上報事項清單。
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管控連鎖企業靠三件事：一份簽字許可權清單、一份已登記的長期租約，以及各分店統一的一套工作規則和檔案。
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本指南由蘇婉瓦拉律師事務所釋出 —— 該律師事務所位於孔敬府，成立於 1986 年。本文僅為一般性資訊，不構成針對任何特定事項的法律建議。
