许多董事把自己的房产或仓库租给自己经营的公司，或者从自己的工厂、门店向公司供应材料。公司需要场地或库存时，最简单的回答是“向我们租就行”：彼此信任，谈判也快。但从法律上看，董事同时坐在谈判桌的两边。如果公司无法证明自己是在掌握充分信息的情况下作出判断，也没有承担不利条件，即使出于善意的交易，之后也可能遭到股东、税务人员或审计人员的质疑。
本指南按批准人、利益披露、价格证据、合同、决议和税务的顺序，说明非上市有限公司应当准备什么。内容承接小股东的权利和家族企业的角色与报酬，因为与董事的交易往往是分歧最先暴露的地方。
核心答案
董事把房产租给公司或向公司供货，在具备三个条件时是可行的：公司通过没有利益关系的人或股东表示同意；董事向公司披露利益并记录在案；有证据表明价格和条件达到公司与第三方也会接受的水平。之后再按通常条件订立书面合同，并将决议和附件存入公司档案。
法律框架 《民商法典》第1167条规定，除另有约定外，董事与公司及第三方的关系适用代理规则。第805条确立了代理人未经本人同意不得代表本人与自己订立法律行为的原则。第1168条规定董事的注意义务，并禁止董事未经股东会同意经营与公司同类且构成竞争的业务。期限超过3年的不动产租赁适用第538条。税务方面涉及《税法典》第65条之二第(4)项以及第71条之二、第71条之三。
我们的实务看法 与董事的交易并非被禁止。在家族企业和中小企业中，已经拥有房产或存货的董事，往往确实能为公司提供最好的条件。问题出在没有人记录谁批准、价格从何而来、合同内容是什么。只要记录齐备，同一笔交易向股东和税务机关解释起来要容易得多。最常见的错误是没有决议，董事在同一天两边都签字。
本指南全篇使用一个假设案例：孔敬府一家加工糯米和米饼的公司，称为“卡奥洪公司”。公司有三名董事，颂猜先生既是董事，又持有40%的股份，并拥有一间空置仓库和一家销售袋子与纸箱的包装店。卡奥洪公司打算租用这间仓库，并从这家店购买包装材料。
1. 为什么与董事的交易比与第三方的交易更需要谨慎
原因有三。
- 利益冲突 董事本应维护公司利益，而在这笔交易中价格越高对本人越有利，激励方向相反。
- 代理原理 公司通过董事表达意思。依第1167条，董事被视同公司的代理人；依第805条，代理人代表本人与自己订立合同须经本人同意。
- 受影响的人 公司支付或收取的价格，小股东、债权人和税务机关都有利害关系。
没有经过同意，并不一定使合同自动无效，这取决于事实、章程以及公司之后是否追认等情况。但公司可以对其约束力提出异议；价格不当时董事可能要对公司的损失承担责任；股东可以以此为由对账目提出异议，这些都是现实的风险。最终仍取决于实际文件和法院的判断。
2. 谁可以代表公司表示同意
依第805条，同意须来自本人，也就是本案中的公司。问题在于在这件事上谁有权代表公司表示意思，这取决于章程、股东协议和交易规模。
| 情形 | 应表示同意的主体 | 备注 |
|---|---|---|
| 有多名董事且交易不大 | 董事会。章程允许时，有利益关系的董事就该议题回避，且不计入法定人数 | 取决于没有利益关系的董事的判断 |
| 交易金额大、持续发生或章程要求 | 股东会 | 兼任董事的股东应披露，并根据章程或协议考虑回避 |
| 只有一名董事，或所有董事均有利益关系 | 股东会 | 仅由一名董事在两边签字是不够的 |
| 公司只有一名股东 | 该股东 | 即使与董事是同一人，也应形成书面决议 |
| 交易可能与公司业务构成竞争 | 依第1168条的股东会 | 见第3节 |
需要注意的是，《民商法典》并未明确规定，非上市有限公司中有利益关系的董事必须退席或没有表决权。章程可能另有规定。若没有规定，较好的做法是该董事回避，由没有利益关系的人投票形成决议，这对公司和董事本人的保护最充分。
在卡奥洪公司的例子中，颂猜先生披露了自己拥有仓库和包装店并回避，其余两名董事审阅了方案和价格证据。因年租金金额较大，两人还把该议题提交股东会，作为第二道确认。如何召开线上会议，请参见线上股东会、董事会指南。
3. 利益披露与第1168条的竞业限制
披露 《民商法典》没有为非上市有限公司规定固定的披露格式，但为公司作决定的人首先要知道事实。因此董事应以书面或会议记录说明：本人、亲属或本人的业务有何利益、交易是什么、价格多少。对持续性交易，一次披露不够，例如每次批准年度账目时都应每年复查。
注意义务与竞业 第1168条要求董事以同类职位的人应有的注意经营公司事务，并禁止董事未经股东会同意经营与公司同类且构成竞争的业务。向公司供应材料的董事，其业务并不总是竞争。但如果董事的业务向同一批客户出售与公司同类的商品，就也要核查这一点。员工兼职与竞业指南从员工一侧说明了同样的思路。
简而言之，与董事的买卖或租赁须通过第805条；若董事经营与公司竞争的业务，须通过第1168条。两种情形可能同时出现。
4. 市场价格：应留存哪些证据
最好的防御，是能够证明公司支付或收取的价格接近第三方愿意接受的价格。法律没有规定证据的种类，但实务中请在下表中至少备齐一两项。
| 证据 | 适用情形 | 注意点 |
|---|---|---|
| 独立评估师的租金或房产评估报告 | 租赁建筑或土地、长期租赁 | 选择与董事无关的评估师 |
| 其他出租人、供应商的报价 | 采购商品、材料、服务 | 在数量、交付、赊销条件等相同条件下比较 |
| 同一地区的可比案例 | 不使用评估师的租赁 | 保留带日期的广告或样本合同 |
| 该董事向其他客户收取的价格 | 向董事的业务采购商品 | 数量和条件应相近 |
| 商业理由备忘录 | 所有情形 | 位置、与工厂的距离、交付速度等 |
在假设案例中，颂猜先生的仓库报价为每月40,000泰铢。卡奥洪公司取得了附近两间仓库的报价，确认面积相近的仓库每月约为38,000至45,000泰铢，并保存了比较备忘录。从颂猜先生的店里每年购买约600,000泰铢的包装材料，则向两家外部供应商询了价，价格相近，且颂猜先生的店交货更快。
如果价格略高于市场，但有可解释的理由，请把理由写入决议。如果明显高于市场，就不要批准，或先请董事调整价格。
5. 按通常条件订立的书面租赁与供货合同
不要因为对方是董事就依赖口头约定。合同应像与第三方订立的合同那样书写。
- 租赁合同 约定标的不动产、用途、租金及支付日、押金、期限、续约、维修责任方、水电费、解约和返还。
- 买卖、供货合同 约定商品、价格、数量、交付期、验收、质保、赊销条件和调价。
- 租赁期限 第538条规定，期限超过3年的不动产租赁应订立书面合同并向主管官员登记，否则只能在3年内强制执行。如果公司打算对该建筑作长期投入，请办理租赁登记，或使期限符合这一规则。公司一侧的签字人应是其他董事或经决议授权的人，而不是有利益关系的董事。授权文件见授权矩阵指南。
还应约定与第三方合同不同的事项，例如董事退任或转让股份后合同是否继续，公司何时可以终止。这也与董事离任交接有关。
6. 需要了解的税务问题
与董事的交易在税务上会产生双向影响。数字和标准会随公告变化，这里只谈一般原则。
- 无正当理由低于市场价格 《税法典》第65条之二第(4)项规定，无正当理由以低于市场价格转让财产或提供服务的，评估官可将价格调整至接近市场价格。例如公司把商品以过低价格卖给董事，或让董事廉价使用公司资产。
- 高于市场价格 租金或采购价格超过一般经营者支付的水平，可能被质疑是否属于为公司创造收益而发生的费用。《税法典》第65条之三列举了不得扣除的支出，应一并核对。
- 关联方转让定价 第71条之二和第71条之三规定了转让定价以及关联交易信息披露的规则。符合标准的公司须提交税务厅规定的披露表格，标准视收入和现行公告而定。提交财务报表之前，请向税务厅或负责账务的人员核实。
- 相关税种 租金和销售可能涉及增值税、预扣税，以及作为出租人或销售方的董事本人的所得税。请根据出租人、销售方的类型和所开具的单据核对，例如董事是否为增值税登记人，是否开具税务发票。
有税务规则并不意味着不能与董事交易。第4节的市场价格证据有两个用处：在股东面前保护董事，也能向评估官解释价格。
7. 小股东与其他类型的公司
小股东 不参与经营的股东尤其关注与董事的交易，因为支付给董事的钱会减少可分配的利润。小股东的查阅与追究权利，参见小股东的权利指南。为减少纠纷，请不要等到被问时才说明，而是一开始就向全体股东通报交易及价格证据。
未经批准的交易 公司之后也可能追认，但须由没有利益关系的人对全部理由进行记录和审查，且不应成为惯常做法。
公众公司与上市公司 本指南以非上市有限公司为主。公众有限公司适用《公众有限公司法》（佛历2535年），上市公司适用《证券交易法》以及证券交易委员会和证券交易所的公告，在披露和批准两方面都有更严格的关联交易规则。如果贵公司属于这一类，请在交易之前核对现行公告。防止向关联方不当付款的内部控制，请参见反贿赂内部控制。
8. 董事会决议范本
以下是可作为起点的格式，请根据章程和事实调整。
卡奥洪有限公司董事会会议纪要 第____/____次
日期 ____ 时间 ____ 地点/方式 ____
出席：董事 ____（主席）、____ ；回避、不参与本议题：颂猜先生 ____
议题：审议向董事的业务租用仓库及购买包装材料
1) 颂猜先生向会议说明，其拥有仓库（编号 ____）及销售包装材料的店铺 ____，存在利益关系，并就本议题回避。
2) 会议审阅了附件：租金评估报告/其他出租人、供应商 ____ 家的报价，以及价格比较备忘录。
3) 会议认为每月租金 ____ 泰铢及报价单编号 ____ 的商品价格接近市场价格，且基于 ____ 的理由对公司有利。
决议：依据《民商法典》第805条，同意公司订立期限 ____ 年的租赁合同，并按附件草案订立买卖合同。
授权董事 ____ 代表公司签署合同。
[如章程或金额要求] 将本事项提交股东会，请求批准。
表决结果：同意 ____ 反对 ____ 弃权 ____
签名 ____（主席） ____（记录人）
附件：1) 合同草案 2) 评估报告/报价单 3) 价格比较备忘录 4) 董事利益关系通知书
如果该事项还涉及需向登记官申报的变更，例如更换董事，请核对公司注册后的变更指南中的程序。
9. 附件文件清单
决定之前
- 董事以书面通知利益关系，说明其业务及关系
- 核对章程中谁可以批准，是否需要股东会
- 确认交易不属于第1168条所指的与公司业务竞争
价格证据与理由
- 租金评估报告，或至少两三家的报价
- 带日期的价格、条件比较备忘录
- 选择该董事业务的商业理由备忘录
批准
- 记载有利益关系的董事已回避的会议纪要
- 载明价格、期限和签字授权人的同意决议
- 章程或金额要求时的股东会决议
合同与法律文件
- 按通常条件订立的书面租赁合同或买卖合同
- 期限超过3年时办理租赁登记（第538条）
- 公司一侧由其他董事或获授权的人签字
税务与会计
- 就增值税、预扣税、关联方披露咨询负责账务的人员
- 保存税务发票、收据和付款证明
- 每年复查一次持续性交易和利益披露
延伸阅读
- 小股东的权利 —— 其他股东对与董事的交易提出疑问时
- 家族企业的角色与报酬 —— 亲属既是股东又是董事时的决策规则
- 线上股东会、董事会 —— 召开会议并整理决议
- 授权矩阵 —— 明确批准权限
- 反贿赂内部控制 —— 控制向关联方的付款
- 员工兼职与竞业 —— 员工一侧的利益冲突
- 董事离任交接清单 —— 离任后与董事的合同
与董事的交易，在没有利益关系的人代表公司批准、董事披露利益、价格有证据支持，并保存了合同和决议的情况下，是可以进行的。
我们可以协助审阅和起草决议、利益关系通知书、租赁与供货合同草案，核对章程中谁可以批准，并准备股东会所需的文件。如需首次咨询，请致电 +66 92 254 2045 或发送详情给我们。也可参见公司秘书事务和家族企业。
本指南由苏婉瓦拉律师事务所发布 —— 该律师事务所位于孔敬府，成立于 1986 年。本文仅为一般性信息，不构成针对任何特定事项的法律建议。
