많은 중소기업의 소유주나 경영진에게 "월례 회의"가 있지만, 그 시간은 무엇을 했는지 보고하는 데 쓰입니다. 지난달과 비교할 숫자가 없고, 무엇을 결정했는지 적어 두는 사람이 없으며, 법률, 계약, 세금 문제는 고객이 오래 지급하지 않거나 인허가가 곧 만료되거나 세금 신고 기한이 지나는 것처럼 문제가 터진 뒤에야 나타납니다.
이 가이드는 중소기업에 쓸 수 있는 회의 틀을 제안합니다. 볼 숫자, 올려야 할 법률 안건, 결정 사항의 기록, 그리고 경영진 회의와 회사법이 정한 이사회와 주주총회의 차이를 다룹니다.
핵심 답변
좋은 월례 경영진 회의는 오래 걸리지 않고, 보고서를 미리 받고, 생존을 가르는 숫자 몇 개만 봅니다. 현금, 연령별 미수금, 일이나 상품별 이익, 수주 잔량, 직원입니다. 이어서 법률과 지배구조 안건을 짧게 다루고, 결정 사항과 담당자, 기한을 적어 마칩니다.
법 규칙(태국법). 내부 경영진 회의에는 정해진 형식이 없습니다. 그러나 유한회사의 주주총회는 등기일부터 6개월 안에, 그 후에는 적어도 12개월에 한 번 열어야 합니다(민상법전 제1171조). 이사는 주주총회와 이사회의 회의록과 결의를 적게 하고 등기된 사무소에 보관해야 합니다(제1207조). 회계 장부와 재무제표는 회계법 B.E. 2543에 따릅니다.
저희의 실무적 견해. 월례 회의를 법이 정한 회의와 섞지 마십시오. 월례 회의는 경영 도구이고, 이사회와 주주총회는 법적 효력이 있는 지배구조 도구입니다. 다만 월례 보고서의 정보는 법적 회의의 내용을 충실하게 하고 준비를 훨씬 쉽게 해 줍니다.
1. 경영진 회의와 이사회, 주주총회는 어떻게 다른가
| 항목 | 월례 경영진 회의 | 이사회 | 주주총회 |
|---|---|---|---|
| 목적 | 일상 업무를 운영하고 결과를 추적 | 정관에 따라 회사의 중요한 사항을 결정 | 재무제표 승인, 배당, 이사 선임 같은 주주의 권한을 행사 |
| 법적 강제 | 정해진 형식 없음 | 회사 정관에 따름 | 민상법전에 따름(예: 제1171조의 정기총회) |
| 참석자 | 경영진과 부서장 | 이사 | 주주 또는 대리인 |
| 기록 | 내부 기록 | 제1207조에 따른 회의록 | 제1207조에 따른 회의록 |
| 법적 효과 | 내부 증거 | 결의가 회사를 구속하는 행위의 근거가 될 수 있음 | 결의가 법과 정관에 따라 효력이 있음 |
월례 회의에서 이사들이 대출, 담보 제공, 장기 계약 서명 같은 회사의 중요한 사항을 결정한다면, 정관에 따라 이사회나 주주의 결의를 따로 작성하십시오. 내부 기록만을 그런 사항의 증거로 삼지 마십시오. 이사나 주주가 해외에 있을 때 온라인으로 회의하는 방법은 온라인 회사 회의를 법에 맞게 여는 방법을, 연간 회의와 서류 제출 일정은 법인 연간 일정표를 보십시오.
2. 매달 봐야 할 숫자
모든 지표를 볼 필요는 없습니다. 결정을 바꾸는 지표를 고르십시오.
현금과 현금흐름
- 현재 현금과 예금 잔액을 다음 달에 내야 할 비용과 비교
- 앞으로 예상되는 수입과 지출
- 다음 달에 내야 할 세금과 분담금, 예를 들어 부가가치세, 원천징수세, 사회보험
연령별 미수금(receivables ageing)
- 미수금을 밀린 기간에 따라 구분, 예를 들어 기한 전, 짧게 밀림, 오래 밀림
- 오래 밀린 고객의 명단과 독촉 상황
- 가장 큰 채무자가 전체에서 차지하는 비중, 한 고객에 대한 의존 위험을 보기 위해
- 인도했지만 아직 청구서를 발행하지 않은 일
오래 밀린 미수금에는 법적 조치가 필요합니다. 소멸시효와 채권 추심은 상품과 용역 대금을 내지 않는 고객을 보십시오.
외상매입금과 재고
- 만기가 다가오는 외상매입금과 지급 조건
- 재고, 오래 쌓인 재고, 유통기한이 가까운 물건(있다면)
일이나 상품별 이익
- 제품, 서비스, 계약별 매출총이익, 회사 전체로만 보지 않습니다.
- 비용이 불어났거나 위약금이 붙은 일
수주 잔량과 영업(pipeline)
- 보낸 견적서와 성사 가능성
- 곧 갱신되거나 만료되는 계약
직원
- 직원 수, 입사와 퇴사, 빈 자리
- 진행 중인 진정이나 해고
모든 숫자는 최신 장부에서 나와야 합니다. 숫자가 늦거나 맞지 않는다면 먼저 회계 처리를 바로잡아야 한다는 신호입니다. 보고서의 형식을 가장 정확히 잡아 줄 수 있는 사람은 회계 담당자나 감사인입니다.
3. 매달 두어야 할 법률과 지배구조 안건
변호사, 회계 담당자, 회사 서류 관리자가 한 쪽짜리 점검 목록을 준비하고, 10분에서 20분 정도 짧게 다룹니다.
- 곧 만료되거나 갱신되는 계약 자동 갱신 계약과 사전 통지가 필요한 계약을 포함
- 서명을 기다리는 새 계약 승인 체계에 따른 검토 결과, 법무팀이 없을 때 서명 전 계약 검토 체계 만들기를 보십시오.
- 분쟁과 미결 사안 독촉장, 청구, 소송과 그 상태
- 인허가와 등록 인허가 만료일, 등기, 상표
- 세금과 제출 서류 다음 달에 닥칠 세금 신고 기한과 서식, 지난달 신고 상태
- 직원 관련 업무 근로 규칙, 근로계약, 노동법에 따라 고쳐야 할 사항
- 개인정보 고객이나 직원의 정보에 관한 사건, 권리 행사 요청, 개인정보보호법 B.E. 2562에 따른 서류
- 등기해야 하는 변경 이사, 주소, 자본, 목적, 등기 후 변경 사항을 보십시오.
월 단위로 법률 자문가를 두고 있다면 이런 짧은 보고서는 받아야 할 업무의 일부입니다. 월 법률 자문가의 성과를 측정하는 방법을 보십시오.
4. 한 시간 회의의 안건 구성
| 단계 | 주제 | 대략의 시간 |
|---|---|---|
| 회의 전 | 숫자 보고서와 법률 안건의 상태를 미리 보냄 | 적어도 영업일 하루 전 |
| 1 | 지난달의 결정과 밀린 업무 점검 | 약 10분 |
| 2 | 현금, 미수금, 외상매입금 | 약 15분 |
| 3 | 일별 이익, 수주 잔량, 위험 | 약 15분 |
| 4 | 법률, 세금, 인허가, 직원 안건 | 약 10분 |
| 5 | 결정, 업무 배분, 기한 설정 | 약 10분 |
보고서가 미리 오지 않으면 회의를 미루거나 짧게 하십시오. 회의실에서 숫자를 읽는 것은 결정에 써야 할 시간을 잃는 일입니다.
5. 결정 기록(decision log)과 회의록
내부 회의에는 긴 회의록이 필요 없습니다. 매번 적는 짧은 표를 쓰십시오.
| 날짜 | 안건 | 결정 | 간단한 이유 | 담당자 | 완료 기한 | 상태 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 예시 | 고객 갑에 대한 외상 한도 확대 | 기존 대금을 낼 때까지 확대하지 않음 | 기존 대금이 오래 밀림 | 영업부 | 정한 대로 | 결과 대기 |
이 표의 이점은 나중에 이사나 주주가 왜 그렇게 결정했느냐고 묻거나, 직원이 허락을 받았다고 주장하는 것과 같은 다툼이 생겼을 때 시기와 이유에 관한 증거가 있다는 것입니다.
회사법이 정한 회의는 제1207조에 따라 회의록과 결의를 장부에 적고 등기된 사무소에 보관하십시오. 재무제표 승인과 배당 같은 총회의 결의는 매번 빠짐없이 갖추는 것이 좋습니다. 주주에게는 법이 정한 열람권이 있으므로 기록이 빠지거나 출처 없이 소급해서 쓰이게 두어서는 안 됩니다.
6. 재무제표와 정기총회와의 연결
- 법인은 회계법 B.E. 2543에 따라 장부와 재무제표를 작성할 의무가 있고, 정기총회가 재무제표를 승인하는 절차가 있습니다. 상무부 사업개발국의 최신 기준과 회사의 연간 일정표로 기한을 확인하십시오.
- 좋은 월례 보고서는 결산 숫자가 놀라움이 되지 않게 해 줍니다. 예를 들어 일부 미수금에 대손충당금을 설정해야 하거나 재고 일부를 폐기해야 한다는 것을 알게 됩니다. 매달 금액을 정리하면 회계 담당자와 감사인이 더 빨리 일할 수 있습니다.
- 장부나 세금 신고가 밀린 것을 발견하면 이어지는 안건으로 고치십시오. 신고나 재무제표가 빠진 것을 발견했을 때 회계 담당자 바꾸기를 보십시오.
7. 흔한 실수
- 결정이 아니라 보고를 하려고 회의함
- 숫자가 여러 파일에서 와서 장부와 맞지 않음
- 법률 안건이 없어서 분쟁이나 계약 갱신 기한이 지나가 버림
- 결론만 적고 담당자와 기한을 적지 않음
- 주주나 이사의 결의가 필요한 일을 내부 회의에서만 결정함
- 회의 참석자 모두가 결정할 사안에 이해관계가 있는데 아무도 기록하지 않음, 이사와 이해관계는 가족 기업: 역할, 보수, 결정 규칙을 보십시오.
- 매달 모든 부서를 초대해 회의가 길어지고 아무도 준비하지 않음
8. 월례 경영진 회의 체크리스트
- 매달 고정된 날짜와 시간을 정하고 보고서 작성자를 정했다
- 숫자 보고서를 회의 영업일 하루 전까지 보낸다
- 보고서가 현금, 연령별 미수금, 외상매입금, 일별 이익, 수주 잔량, 직원을 다룬다
- 계약, 분쟁, 인허가, 세금, 개인정보에 관한 한 쪽짜리 법률 안건이 있다
- 이사회나 주주의 결의가 필요한 사항은 법이 정한 절차로 따로 처리한다
- 결정, 담당자, 기한을 적는다
- 지난달의 밀린 업무를 매번 점검한다
- 이사회와 주주총회의 회의록을 등기된 사무소에 보관한다
- 연간 일정표, 정기총회, 재무제표, 서류 제출을 점검한다
함께 읽기
- 법인 연간 일정표 — 결산, 주주총회, 연간 서류 제출의 순서
- 온라인 회사 회의를 법에 맞게 여는 방법 — 이사나 주주가 해외에 있을 때
- 월 법률 자문가의 성과를 측정하는 방법 — 경영진용 법률 보고서의 예
- 상품과 용역 대금을 내지 않는 고객 — 미수금이 오래 밀렸을 때
- 법무팀이 없을 때 서명 전 계약 검토 체계 만들기 — 회의에서 다룰 계약 안건
좋은 월례 회의는 미리 받은 보고서로 시작해, 결정을 바꾸는 숫자를 보고, 짧은 법률 안건을 두고, 누가 무엇을 언제까지 하는지를 적어 마치며, 법이 정한 이사회와 주주총회와 분명히 구분하는 회의입니다.
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이 가이드는 수완와라 법률사무소가 발행했습니다 — 1986년에 설립된 콘깬(Khon Kaen) 주의 법률사무소입니다. 본 내용은 일반적인 정보일 뿐이며, 특정 사안에 대한 법률 자문이 아닙니다.
