ร้านรับออกแบบ โรงงานรับจ้างผลิต ผู้รับเหมา เอเจนซี และธุรกิจบริการอีกมากมีสัญญาณเหมือนกัน ทีมงานยุ่งตลอด ใบสั่งซื้อเข้าเรื่อย ๆ แต่สิ้นปีกำไรไม่เพิ่ม เจ้าของจึงตัดสินใจรับงานต่อไปเพราะกลัวว่างานจะขาดช่วง ทั้งที่งานบางประเภทเป็นตัวที่กินกำไรของงานอื่น
ราคาที่เสนอไปตอนแรกไม่ใช่กำไรของงาน กำไรจริงของงานคือสิ่งที่เหลือหลังหักแรงงานที่ใช้จริง งานแก้ งานนอกขอบเขตที่ไม่ได้เก็บเงิน ค่าปรับ ต้นทุนเงินที่จมรอลูกค้าจ่าย และงานที่ต้องปฏิเสธเพราะคนไม่ว่าง คู่มือนี้พาคำนวณกำไรเป็นรายงาน แล้วชี้ว่าข้อสัญญาข้อใดทำให้งานที่ดูดีกลายเป็นงานขาดทุน
คำตอบหลัก
ควรรับงานที่กำไรหลังต้นทุนซ่อนเร้นยังคุ้มกับเวลาของทีม และมีสัญญาที่ปิดความเสี่ยงสำคัญได้ งานที่ราคาดีแต่ขอบเขตลอย แก้ได้ไม่จำกัด จ่ายเงินช้า หรือมีเบี้ยปรับหนัก มักไม่คุ้มเมื่อคิดทั้งหมด ทางแก้ไม่ใช่การปฏิเสธทุกงานยาก แต่คือกำหนดขอบเขตและวิธีเปลี่ยนแปลงงานเป็นลายลักษณ์อักษร แล้วตั้งเกณฑ์ตัดสินใจล่วงหน้า
หลักกฎหมาย สัญญาจ้างทำของตามประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์ มาตรา 587 คือสัญญาที่ผู้รับจ้างตกลงจะทำการงานสิ่งหนึ่งจนสำเร็จให้แก่ผู้ว่าจ้าง และผู้ว่าจ้างตกลงจะให้สินจ้างเพื่อผลสำเร็จของการนั้น ผู้รับจ้างรับผิดในความชำรุดบกพร่องของงานตามมาตรา 600 ภายในกำหนดเวลาที่กฎหมายวางไว้เว้นแต่สัญญาตกลงเป็นอย่างอื่น และอายุความฟ้องเรื่องนี้อยู่ในมาตรา 601 ส่วนเบี้ยปรับเป็นไปตามมาตรา 379 และศาลลดได้ตามมาตรา 383
มุมมองเชิงปฏิบัติของเรา งานจ้างทำของวัดที่ผลสำเร็จ หากสัญญาเขียนผลสำเร็จกว้างและไม่มีรอบแก้ไข ผู้รับจ้างจะถูกดึงให้ทำต่อไปเรื่อย ๆ จึงควรเขียนผลสำเร็จให้ตรวจวัดได้ ตกลงจำนวนรอบการแก้ไข และกำหนดว่างานที่เกินจากนั้นต้องมีใบสั่งเปลี่ยนแปลงงาน
1. กำไรรายงาน: คำนวณอะไรบ้าง
ให้เลือกงานที่ปิดไปแล้วห้าถึงสิบงาน แล้วทำตารางเปรียบเทียบด้วยข้อมูลจริง ไม่ใช่ราคาที่เสนอ
| รายการ | ถามอะไร |
|---|---|
| รายได้ที่เก็บได้จริง | เก็บได้ครบเท่าที่เสนอหรือไม่ ถูกหักค่าปรับหรือส่วนลดหรือไม่ |
| ชั่วโมงทำงานจริง | ใช้เวลาจริงเท่าใด รวมการประชุม รอข้อมูล และแก้งาน |
| งานแก้ไข | แก้กี่รอบ และกี่รอบเกิดจากความต้องการเปลี่ยนของลูกค้า |
| งานนอกขอบเขต | ทำให้โดยไม่ได้เก็บเงินกี่รายการ |
| ต้นทุนวัสดุและผู้รับเหมาช่วง | เกินที่ประมาณไว้หรือไม่ ใครรับภาระส่วนเกิน |
| ความล่าช้า | งานส่งช้าหรือไม่ มีค่าปรับหรือค่าเสียหายหรือไม่ |
| เวลาที่เงินจมรอเก็บ | เก็บเงินได้หลังงานจบนานเท่าใด |
| งานที่ต้องปฏิเสธ | กำลังคนที่งานนี้ใช้ ทำให้ต้องปฏิเสธงานอื่นหรือไม่ |
จากตารางนี้ท่านจะเห็นแบบแผนบ่อย ๆ ว่ากำไรหายไปที่ลูกค้าประเภทใด งานประเภทใด หรือขั้นตอนใด จากนั้นจึงตัดสินใจว่าจะแก้ราคา แก้สัญญา หรือเลิกรับงานประเภทนั้น
ข้อควรระวังคือไม่ควรใช้กำไรขั้นต้นจากใบเสนอราคาเป็นเกณฑ์ เพราะไม่ได้รวมแรงงานที่ถูกใช้ไปกับงานแก้และงานนอกขอบเขต ผู้ทำบัญชีช่วยจัดต้นทุนต่อโครงการให้ได้หากมีการลงเวลาและเก็บเอกสารเป็นระบบ แต่การตีความตัวเลขเพื่อตัดสินใจทางธุรกิจเป็นของเจ้าของ
2. ต้นทุนซ่อนเร้นที่มักทำให้งานขาดทุน
2.1 ขอบเขตงานลอย
คำสั่งซื้อที่เขียนว่า "ออกแบบเว็บไซต์" "ติดตั้งระบบ" หรือ "ผลิตตามตัวอย่าง" ไม่บอกว่ารวมอะไร ไม่รวมอะไร ลูกค้ามักตีความกว้าง ทีมงานตีความแคบ และข้อพิพาทเริ่มเมื่อถึงงวดเก็บเงิน ใบเสนอราคาที่ดีต้องมีสามอย่าง คือ สิ่งที่รวม สิ่งที่ไม่รวม และสิ่งที่ลูกค้าต้องเตรียมให้
2.2 งานแก้ที่ไม่มีเพดาน
หากสัญญาให้ลูกค้าขอแก้ "จนกว่าจะพอใจ" ผู้รับจ้างไม่มีเกณฑ์ให้ถือว่างานเสร็จ ควรระบุจำนวนรอบการแก้ไขที่รวมในราคา และคิดค่าแก้เพิ่มเมื่อเกิน รวมถึงแยกข้อบกพร่องของงานที่ผิดจากข้อกำหนด ซึ่งผู้รับจ้างต้องแก้ฟรี ออกจากการเปลี่ยนความต้องการของลูกค้า ซึ่งเป็นงานใหม่
2.3 เงินประกันผลงานและงวดสุดท้าย
เงินส่วนสุดท้ายที่ผูกกับ "การตรวจรับขั้นสุดท้าย" หรือ "การรับประกัน" อาจค้างนานเกินคาด ควรกำหนดเงื่อนไขคืนที่ชัด วันที่คืน และสิ่งที่ถือว่ารับมอบ ดูเงินประกันผลงานที่ไม่ได้รับคืน
2.4 เบี้ยปรับและค่าเสียหาย
เบี้ยปรับล่าช้าแบบรายวันเกี่ยวข้องโดยตรงกับกำไร เพราะอาจกินกำไรของงานทั้งหมดได้เมื่อล่าช้าเพียงเล็กน้อย รายละเอียดการต่อรองเรื่องเบี้ยปรับ การหักกลบลบหนี้ และเพดานความรับผิดอยู่ในคู่มือตรวจสัญญาลูกค้ารายใหญ่ คู่มือนี้จึงไม่ขยายซ้ำ ข้อเดียวที่ควรย้ำคือ ให้ถามว่าความล่าช้ามาจากฝ่ายใด หากมาจากลูกค้า เช่น ส่งข้อมูลช้าหรืออนุมัติช้า ท่านต้องได้ขยายเวลาและไม่ถูกปรับ
2.5 การจ่ายเงินช้า
ลูกค้าที่จ่ายช้าเป็นต้นทุนจริง เพราะเงินที่ควรหมุนถูกถือไว้ ดูกำไรแต่เงินไม่พอ สำหรับการจัดการวงจรเงินสด และใบแจ้งหนี้ค้างชำระ เมื่อลูกค้าไม่จ่าย
2.6 ต้นทุนของโอกาส
ทีมงานที่ถูกงานแย่ ๆ จองไว้ ไม่ว่างรับงานที่กำไรดีกว่า นี่คือต้นทุนที่ไม่ปรากฏในบัญชี แต่เป็นเหตุผลที่ควรมีเกณฑ์ปฏิเสธงาน
3. ข้อกฎหมายที่เกี่ยวกับการรับงานและส่งมอบ
3.1 สัญญาจ้างทำของ (มาตรา 587)
เมื่อท่านเป็นผู้รับจ้างทำของ ท่านตกลงทำงานให้สำเร็จ ซึ่งแตกต่างจากสัญญาจ้างแรงงานหรือสัญญาบริการที่คิดตามเวลา ผลคือหากงานไม่สำเร็จตามที่ตกลง ท่านอาจไม่มีสิทธิรับสินจ้างครบ และอาจถูกเรียกค่าเสียหาย ดังนั้นลักษณะของสัญญาที่เขียน ว่าเป็นงานที่ต้องได้ผลสำเร็จหรือเป็นบริการตามเวลา มีผลต่อความเสี่ยงของท่านโดยตรง การตั้งราคาแต่ละแบบ เหมา รายชั่วโมง หรือรายเดือน ดูตั้งราคางานบริการ
3.2 ความรับผิดต่อความชำรุดบกพร่อง (มาตรา 600 และ 601)
ผู้รับจ้างต้องรับผิดต่อความชำรุดบกพร่องของงานที่ปรากฏภายในช่วงเวลาที่กฎหมายกำหนดนับแต่วันส่งมอบ ซึ่งสำหรับสิ่งปลูกสร้างบางประเภทยาวกว่างานทั่วไป เว้นแต่สัญญากำหนดเป็นอย่างอื่น หรือหากผู้รับจ้างปกปิดความชำรุดบกพร่อง การรับผิดอาจไม่ถูกจำกัดด้วยกำหนดเวลานั้น ส่วนมาตรา 601 กำหนดห้ามฟ้องเมื่อพ้นหนึ่งปีนับแต่ความชำรุดบกพร่องปรากฏ รายละเอียดการนับระยะเวลาและเงื่อนไขขึ้นอยู่กับข้อเท็จจริงและแนวคำพิพากษา ควรให้ทนายความตรวจก่อนอ้างอิงในกรณีจริง
ในทางปฏิบัติ สัญญาของลูกค้าใหญ่มักกำหนดการรับประกันเอง ซึ่งอาจนานกว่ากฎหมายและนับจากวันที่ลูกค้าควบคุม จึงควรกำหนดวันเริ่มนับที่ตรวจสอบได้ ระบุวิธีแก้ที่ผู้รับจ้างเลือกได้ เช่น ซ่อมหรือเปลี่ยน และยกเว้นความชำรุดที่เกิดจากการใช้ผิดวิธีหรือการดัดแปลงโดยผู้อื่น
3.3 การตรวจรับ
ผู้ว่าจ้างต้องตรวจรับงานตามสัญญา การรับมอบโดยไม่โต้แย้งมีผลต่อสิทธิเรียกร้องภายหลัง ผู้รับจ้างจึงควรกำหนดกระบวนการตรวจรับเป็นลายลักษณ์อักษร มีหลักเกณฑ์ที่ตรวจวัดได้ เวลาที่ลูกค้าต้องตอบ และข้อกำหนดว่าถือว่ารับมอบหากไม่คัดค้านภายในเวลา ในทางกลับกัน ผู้รับจ้างควรมีหลักฐานการส่งมอบทุกครั้ง
3.4 เบี้ยปรับ (มาตรา 379 และ 383)
คู่สัญญาตกลงเบี้ยปรับได้ และศาลลดได้หากสูงเกินส่วน แต่การลดต้องผ่านการต่อสู้คดี ผู้รับจ้างจึงควรเจรจาเพดานและเงื่อนไขยกเว้นก่อนเซ็น
3.5 ภาษีและการออกเอกสาร
การออกใบกำกับภาษีก่อนรับชำระในธุรกิจบริการอาจทำให้ต้องนำส่งภาษีมูลค่าเพิ่มก่อนเงินเข้า ตามที่อธิบายไว้ในกำไรแต่เงินไม่พอ ผู้ทำบัญชีควรช่วยตรวจเมื่อสัญญาแบ่งงวดหรือมีมัดจำ
4. ใบสั่งเปลี่ยนแปลงงาน (Variation Order)
ใบสั่งเปลี่ยนแปลงงานคือเอกสารสั้น ๆ ที่ตกลงว่าจะเพิ่ม ลด หรือเปลี่ยนงานอย่างไร ส่งผลต่อราคาและกำหนดส่งเท่าใด เป็นเครื่องมือที่ป้องกันการทำงานฟรีได้ดีที่สุด
ข้อสัญญาที่ควรมี
- งานที่เกินขอบเขตเดิมทุกรายการต้องมีใบสั่งเปลี่ยนแปลงงานที่ลูกค้าอนุมัติเป็นหนังสือก่อนเริ่ม
- ระบุผู้มีอำนาจของลูกค้าที่อนุมัติได้ ไม่ใช่ใครก็ได้ที่ส่งอีเมลมา
- ระบุว่าใบสั่งต้องแสดงรายการงาน ราคา หรือวิธีคำนวณ และผลต่อกำหนดส่ง
- ระบุว่าหากลูกค้าสั่งให้ทำก่อนอนุมัติเพื่อเร่งงาน ลูกค้ายอมรับว่าจะจ่ายตามอัตราที่ตกลง
ตัวอย่างข้อสัญญา (เป็นตัวอย่างประกอบ ต้องปรับให้เข้ากับงานจริง)
ข้อ ... การเปลี่ยนแปลงงาน
(1) งานใดที่อยู่นอกขอบเขตตามเอกสารแนบ ก. ถือเป็นงานเพิ่ม
ผู้รับจ้างไม่มีหน้าที่ต้องเริ่มงานเพิ่มจนกว่าผู้ว่าจ้างจะลงนามหรือยืนยัน
ทางอีเมลโดยผู้มีอำนาจตามข้อ ... ในใบสั่งเปลี่ยนแปลงงาน
(2) ใบสั่งเปลี่ยนแปลงงานต้องระบุรายการงาน ค่าตอบแทน และผลต่อกำหนดส่งมอบ
(3) หากผู้ว่าจ้างขอให้เริ่มงานก่อนลงนาม ผู้ว่าจ้างตกลงชำระค่างานเพิ่มตามอัตราที่ระบุในเอกสารแนบ ข.
(4) กำหนดส่งมอบขยายออกไปเท่าระยะเวลาที่ผู้ว่าจ้างล่าช้าในการส่งข้อมูล
หรืออนุมัติตามที่ตกลง
ข้อเสนอแนะ วิธีนี้ใช้ได้กับลูกค้ารายเล็กที่ใช้ไลน์เป็นหลักด้วย ให้เปลี่ยนเป็นข้อความสรุปที่ลูกค้ากด "ตกลง" และเก็บภาพหน้าจอ แต่ผู้มีอำนาจอนุมัติต้องเป็นบุคคลที่ผูกพันบริษัทลูกค้าได้ ดูใครผูกพันบริษัทได้
5. เช็กลิสต์ตัดสินใจรับหรือปฏิเสธงาน
ก่อนตอบรับ ให้ตอบคำถามเหล่านี้ด้วยข้อมูลจริง
ด้านเงิน
- ราคาครอบคลุมต้นทุนเต็มรวมงานแก้และเวลาที่ใช้จริงหรือไม่
- เงื่อนไขการจ่ายเป็นอย่างไร มีมัดจำหรือแบ่งงวดหรือไม่ ลูกค้ามีประวัติจ่ายตรงเวลาหรือไม่
- มีการหักเงินจากใบแจ้งหนี้หรือเงินประกันผลงานที่ค้างนานหรือไม่
ด้านขอบเขตและความเสี่ยง
- ขอบเขตเขียนชัดพอที่จะบอกได้ว่างานเสร็จเมื่อไรหรือไม่
- มีเพดานรอบแก้ไขและขั้นตอนใบสั่งเปลี่ยนแปลงงานหรือไม่
- เบี้ยปรับมีเพดานและยกเว้นเมื่อลูกค้าเป็นต้นเหตุหรือไม่
- ความรับผิดของท่านมีเพดานหรือไม่
ด้านกำลังคนและยุทธศาสตร์
- งานนี้ทำให้ต้องปฏิเสธงานที่ดีกว่าหรือไม่
- ทีมมีความชำนาญพอ หรือต้องเรียนรู้ใหม่ซึ่งทำให้ต้นทุนสูงกว่าที่คิด
- งานนี้เปิดโอกาสให้ได้ลูกค้าที่ดีกว่า หรือเพียงเพิ่มภาระ
- งานนี้ทำให้พึ่งลูกค้ารายเดียวมากเกินไปหรือไม่ ดูพึ่งลูกค้ารายใหญ่รายเดียว
เกณฑ์ตัดสิน
ให้กำหนดล่วงหน้าเป็นลายลักษณ์อักษรว่า ถ้าคำตอบด้านเงินไม่ผ่านข้อใดข้อหนึ่ง ต้องปรับราคาหรือเงื่อนไข ถ้าด้านความเสี่ยงไม่ผ่านสองข้อขึ้นไป ต้องเจรจาแก้ก่อนรับ และถ้าลูกค้าไม่ยอมแก้ ให้ปฏิเสธ ตัวเลขเกณฑ์เหล่านี้เป็นของแต่ละธุรกิจ การกำหนดไว้ก่อนช่วยให้ตัดสินได้เมื่อมีแรงกดดันจากลูกค้า
6. วิธีปฏิเสธหรือเสนอเงื่อนไขใหม่โดยไม่เสียลูกค้า
- เสนอทางเลือกที่ลดขอบเขต แทนการตอบว่าทำไม่ได้ เช่น ทำเฟสแรกก่อน
- เสนอราคาสองระดับ ระดับพื้นฐานที่ไม่รวมแก้ไขไม่จำกัด และระดับที่มีการรับประกันและแก้ไขเพิ่ม
- ขอมัดจำหรืองวดแรก เป็นเงื่อนไขของการจองกำลังคน
- บอกเหตุผลเชิงธุรกิจ เช่น กำลังคนเต็ม หรือเงื่อนไขนี้ทำให้รับประกันคุณภาพไม่ได้
- ปิดท้ายด้วยเงื่อนไขที่รับได้ ลูกค้าจำนวนมากยอมเมื่อเห็นว่าข้อเสนอสมเหตุสมผล
7. ปรับสัญญาและกระบวนการภายในให้ปกป้องกำไร
ข้อสัญญามาตรฐานที่ควรมีในแบบของท่านเอง
- ขอบเขตงานและสิ่งที่ไม่รวม
- หน้าที่ของลูกค้า เช่น ส่งข้อมูล วัสดุ และการเข้าพื้นที่ภายในกำหนด
- จำนวนรอบการแก้ไขที่รวมในราคา
- ใบสั่งเปลี่ยนแปลงงาน
- การตรวจรับและข้อถือว่ารับมอบ
- กำหนดจ่ายและผลของการจ่ายล่าช้า
- การรับประกันและเงื่อนไขเริ่มนับ
- เพดานความรับผิดและการตัดความเสียหายทางอ้อม
- การยกเลิกโดยลูกค้าและการจ่ายค่างานที่ทำไปแล้ว
- ความเป็นเจ้าของงานเมื่อชำระครบ
ภายในองค์กร ควรให้มีขั้นตอนอนุมัติสัญญาก่อนเซ็น ดูการตรวจและอนุมัติสัญญาเมื่อไม่มีฝ่ายกฎหมาย และบันทึกชั่วโมงทำงานจริงของแต่ละงาน เพื่อให้การประเมินกำไรรอบต่อไปแม่นขึ้น
8. สร้างธุรกิจที่เงินเข้าสม่ำเสมอแทนงานครั้งเดียว
หากการวิเคราะห์ชี้ว่างานโครงการครั้งเดียวผันผวนและกินกำลังคนมาก ให้พิจารณาโมเดลที่รายได้คาดการณ์ได้มากขึ้น เช่น สัญญารายเดือนหรือสัญญาบำรุงรักษา ดูจากงานครั้งเดียวเป็นรายได้รายเดือน และภาพรวมของโมเดลธุรกิจกับผลทางกฎหมายในคู่มือโมเดลธุรกิจสำหรับ SME
9. เช็กลิสต์สรุป
- เลือกงานที่ปิดแล้วห้าถึงสิบงานมาคำนวณกำไรจริงรวมงานแก้และงานนอกขอบเขต
- รู้ว่าลูกค้าหรืองานประเภทใดกินกำไรมากที่สุด
- ใบเสนอราคามีสิ่งที่รวม สิ่งที่ไม่รวม และสิ่งที่ลูกค้าต้องเตรียม
- กำหนดจำนวนรอบแก้ไขที่รวมในราคาและค่าแก้เพิ่ม
- มีแบบใบสั่งเปลี่ยนแปลงงานและใช้ทุกครั้งก่อนทำงานเพิ่ม
- เบี้ยปรับมีเพดาน ยกเว้นเมื่อลูกค้าเป็นต้นเหตุ และเป็นการเยียวยาเดียวสำหรับความล่าช้านั้น
- ระยะรับประกันเริ่มนับจากวันที่ตรวจสอบได้ ไม่ใช่วันที่ลูกค้าควบคุม
- มีมัดจำหรือแบ่งงวด และเงื่อนไขจ่ายที่ผูกกับเหตุการณ์ที่พิสูจน์ได้
- มีเกณฑ์รับหรือปฏิเสธงานที่เขียนไว้ล่วงหน้า
- บันทึกชั่วโมงและต้นทุนต่อโครงการเพื่อทบทวนทุกไตรมาส
อ่านเพิ่มเติม
- ตรวจสัญญาลูกค้ารายใหญ่ก่อนเซ็น เบี้ยปรับ การหักเงิน เพดานความรับผิด และการตรวจรับ
- เงินประกันผลงานที่ไม่ได้รับคืน เมื่อเงินงวดสุดท้ายค้าง
- กำไรแต่เงินไม่พอ วงจรเงินสดและข้อสัญญาที่ย่นระยะเก็บเงิน
- ตั้งราคางานบริการ เหมา รายชั่วโมง หรือรายเดือน วิธีตั้งราคาที่ต้องสะท้อนในสัญญา
- สร้างบ้านหรือจ้างรับเหมาแล้วงานไม่เสร็จ ข้อพิพาทจ้างรับเหมาจากมุมผู้ว่าจ้าง
- สัญญา MSA และ SLA ขอบเขตบริการและเงื่อนไขการเปลี่ยนแปลงสำหรับงานรายเดือน
ก่อนตอบรับงาน ให้คำนวณกำไรหลังงานแก้ ค่าปรับ และเงินที่จมรอเก็บ แล้วเขียนขอบเขต รอบแก้ไข และใบสั่งเปลี่ยนแปลงงานไว้ในสัญญา งานที่ราคาดีแต่ขอบเขตลอยมักไม่คุ้ม
เราช่วย SME ร่างและตรวจสัญญารับงาน ขอบเขตงาน ใบสั่งเปลี่ยนแปลงงาน และเงื่อนไขการจ่ายเงิน ปรึกษาเบื้องต้น โทร 092-254-2045 หรือ ส่งรายละเอียดให้เรา ดูเพิ่มเติมที่ สัญญาและเอกสาร และ ที่ปรึกษากฎหมายรายเดือน
คู่มือนี้เผยแพร่โดย สำนักงานกฎหมายสุวรรณวรา ลอว์เฟิร์ม — สำนักงานกฎหมายในจังหวัดขอนแก่น ก่อตั้งเมื่อปี 1986 เป็นข้อมูลทั่วไปเท่านั้น ไม่ใช่คำแนะนำทางกฎหมายสำหรับเรื่องใดเรื่องหนึ่งโดยเฉพาะ
