고객이 위약금이나 손해배상금을 대금에서 마음대로 공제할 때: 금액에 합의하기 전에 확인할 것

청구서의 지급 기일이 되어 전액이 입금될 줄 알았는데, 계좌에 들어온 금액은 적고 "납기 지연 위약금 및 손해배상금 공제"라는 짧은 메모만 붙어 있습니다. 고객이 서명하라며 대사표를 보내오기도 합니다. 사업주가 지나치게 빨리 결정하기 쉬운 순간입니다. 자금이 급해서 서둘러 받아들이거나, 고객에게 어떤 권리가 있는지 살펴보지도 않고 전부 거부하기도 합니다.

이 가이드는 금액 이야기를 하기 전에 문제를 세 부분으로 나누는 방법을 설명합니다. 계약 위반 주장 서면에 대한 답변 준비의 후속입니다. 잔액 전체가 미지급이라면 기업 고객의 미지급 청구서를, 고객이 유보금을 붙잡고 있다면 도급업자의 유보금이 반환되지 않을 때를 보십시오.

핵심 답변

어떤 금액에도 합의하기 전에 (a) 고객이 귀사가 무엇을 어느 조항에 위반했다고 주장하는지, (b) 고객에게 실제로 얼마의 손해가 생겼고 어떤 증거가 있는지, (c) 계약이 이런 공제나 청구를 허용하는지, 허용한다면 어떤 조건, 상한, 통지를 전제로 하는지를 구분하십시오. 그런 다음 신속하게 서면으로 답하고 권리를 유보합니다. 모두 확인하기 전에는 지급이 완료되었다거나 청구권을 포기한다는 내용의 서류에 서명하지 마십시오.

법적 근거 민상법전 제341조와 제342조는 서로 같은 종류의 이행기가 도래한 채무를 지고 있는 당사자에게 상대방에 대한 의사표시로 하는 상계를 허용합니다. 제344조는 아직 항변할 수 있는 채권의 상계를 금지합니다. 위약금은 제379조부터 제383조까지에 있으며, 여기에는 이행을 수령할 때의 권리 유보에 관한 제381조 제3항과, 지나치게 높은 위약금의 법원 감액에 관한 제383조가 포함됩니다. 실제 손해배상은 제222조, 고객 자신의 손해 기여는 제223조입니다.

저희의 실무적 시각 공제된 금액을 하나의 덩어리로 보지 마십시오. 항목별로 나누십시오. 실제 근거가 있는 항목, 증거가 없는 항목, 과도한 항목이 섞여 있을 수 있기 때문입니다. 근거가 있는 부분만 인정하고 나머지는 서면으로 다투는 편이, 일을 끝내려고 전부 받아들이거나 전부 거부해 관계를 해치는 것보다 대체로 유리합니다. 최종 결과는 계약, 서류, 법원의 재량에 달려 있습니다.

이 가이드 전체에서 쓰는 가상 사례는 로이엣에 있는 소규모 정미·포장 업체입니다. 나콘랏차시마의 대형 식품 유통업체에 월별 발주서에 따라 포장 쌀을 공급합니다. 최근 청구서는 480,000바트입니다. 고객은 432,000바트를 송금하고 48,000바트를 공제했다고 통지했습니다. 내역은 납기 지연 위약금 30,000바트와 포대 파손에 따른 손해배상 18,000바트입니다. 정미업체를 "정미소", 유통업체를 "고객"이라고 부르겠습니다.

1. 고객이 대금에서 마음대로 공제할 수 있나요

요약하면, 계약이 그 권리를 주었거나 상계 법리가 뒷받침할 수는 있지만, 고객이 "공제했다"고 적었다고 해서 그 공제가 적법해지는 것은 아닙니다.

활용할 지점은 제344조입니다. 귀사가 부인하는 주장을 이유로 위약금을 공제한 고객은 권리 범위를 넘어 공제했을 수 있습니다. 다만 처음부터 그 청구에 실제로 다툼이 있음이 분명하도록 서면으로 다퉈야 합니다. 대금을 받은 뒤에야 이의를 제기한 것으로는 부족합니다. 어떤 항변이 이에 충분한지는 사실관계와 법원의 판단에 달려 있으므로, 이 조문을 인용했다는 것만으로 이길 것이라고 기대해서는 안 됩니다.

법률과 별개로, 계약서와 발주서에 고객이 위약금을 대금에서 공제할 수 있다는 조항이 있는지 확인하십시오. 있다면 귀사를 구속할 수 있지만, 그 사안이 조항의 조건, 예컨대 사전 통지나 상한에 해당하는지는 따로 확인해야 합니다. 고객의 발주서와 귀사의 견적서처럼 서류가 서로 충돌하면 조건이 충돌하는 견적서와 발주서를 보십시오.

2. 세 가지를 구분하십시오: 주장, 손해의 증거, 계약 조건

고객이 숫자를 보내오면 공제된 항목마다 한 줄씩 표를 만들고 세 가지 질문에 답하십시오.

유용한 기준은 고객의 서류에서 세 가지가 모두 확인되는지입니다. 세 가지가 갖춰진 항목은 대체로 진지한 협상이 필요합니다. 하나라도 빠진 항목은 다툴 수 있습니다. 예를 들어 고객이 납기 지연을 주장하지만 수령이 늦어진 것은 고객의 창고 때문이었거나, 쌀이 파손되었다고 하면서 사진도 검사 보고서도 없는 경우입니다.

아울러 누가 납품을 확인했는지, 납품서에 수령인의 서명이 있는지, 고객이 계약에서 정한 기간 안에 하자를 통지했는지도 확인하십시오. 수령 서류가 없다면 고객이 검수 확인서에 서명하지 않아 청구서를 발행할 수 없을 때를 보십시오. 서비스 수준이 있는 월별 서비스 계약이라면 MSA와 SLA 월별 서비스 계약도 참고하십시오. 서비스 크레딧의 계산 방식을 정한 계약이 있기 때문입니다.

3. 위약금과 손해배상은 무엇이 다른가요

위약금은 채무자가 이행하지 않거나 불완전하게 이행하면 지급하기로 당사자가 미리 합의한 금액입니다(제379조). 채권자에게 유리한 점은 그 금액의 손해를 증명할 필요가 없다는 것입니다. 손해배상은 주장된 위반으로 생긴 실제 손해로서 증명해야 합니다.

• 제380조와 제381조 채권자는 이행을 대신하여 위약금을 청구할 수 있고, 위약금이 불완전하거나 부적절한 이행에 대해 정해진 것이라면 이행과 위약금을 모두 청구할 수 있습니다.
• 제381조 제3항 채권자가 이행을 수령한 경우에는 수령할 때 권리를 유보한 때에만 위약금을 청구할 수 있습니다. 많은 고객이 놓치는 부분입니다. 고객이 물품을 수령하면서 위약금에 대해 아무것도 유보하지 않았다면 귀사에게 주장할 여지가 있습니다. 수령 당시의 서류를 확인하십시오.
• 제383조 위약금이 지나치게 높으면 법원은 채권자의 재산상 이익뿐 아니라 모든 적법한 이익을 고려하여 상당한 금액으로 감액할 수 있습니다. 감액은 확실하지 않으며, 법원이 감액해 줄 것을 전제로 계획해서는 안 됩니다.

위약금 조항이 없으면 고객은 손해배상으로 청구해야 합니다. 제222조는 불이행에서 통상 생기는 손해의 배상을 인정하고, 특별한 사정에서 생긴 손해는 책임지는 쪽이 이를 예견했거나 예견할 수 있었던 경우에 인정합니다. 제223조에 따라 고객이 손해 발생에 기여한 경우, 예컨대 쌀을 부적절하게 보관했거나 문제를 일찍 알리지 않았다면 법원은 배상 여부와 정도를 판단할 수 있습니다.

정미소 사례에서 30,000바트의 위약금은 위약금 조항에 근거해야 합니다. 파손된 쌀에 대한 18,000바트는 포대 수와 원인을 보여 주는 증거가 필요하며, 고객이 어림잡은 숫자로는 부족합니다. 따라서 두 항목에 서로 다르게 답할 수 있습니다.

4. 금액에 합의하기 전에 어떻게 서면으로 답하나요

전화로 협상을 계속하더라도 신속하게 서면으로 답하십시오. 좋은 서면에는 다음 요소가 있습니다.

1. 실제로 받은 금액을 확인한다: 날짜와 금액을 적습니다.
2. 고객이 주장하는 바를 인지했음을 적는다: 다만 그 주장을 인정하지는 않습니다.
3. 공제를 다툰다: 문제가 여전히 분쟁 중이며 유효한 상계로 보지 않는다고 명시합니다.
4. 서류를 항목별로 요구한다: 근거 조항, 손해의 증거, 계산 방법입니다.
5. 권리를 유보한다: 대금의 미지급 부분, 이자, 그 밖의 권리입니다.
6. 기한을 정한다: 고객이 답하거나 지급해야 할 기한입니다.

답변서 예시(사실관계에 맞게 고쳐 쓰십시오)

제목: 청구서 번호 ____ 공제에 관한 상세 내역 요청 및 이의

____ 귀중
청구서 번호 ____(____ 자, 480,000바트)와 관련하여, 당사는 ____ 에 귀사로부터 432,000바트를 수령했습니다.
귀사가 납기 지연 위약금과 물품 파손에 따른 손해배상금으로 48,000바트를 공제하신 것으로 이해합니다.

1) 당사는 귀사가 주장하는 계약 위반이 있었다고 인정하지 않으며, 공제된 금액을 다툼이 있는 금액으로 봅니다.
   이를 유효한 상계로 인정하지도 않습니다.
2) ____ 일 이내에 다음 서류를 보내 주십시오. 귀사가 근거로 삼는 조항, 귀사가 적용하는 납기,
   수령 증거, 검사 보고서, 사진, 계산 방법.
3) 432,000바트의 수령은 일부 변제이며 전액 변제가 아닙니다. 당사는 잔액 48,000바트,
   지연 이자, 그 밖의 권리(제381조에 따른 유보 포함)를 청구할 권리를 유보합니다.
4) 당사는 제2항의 서류를 검토하기 전에는 어떤 대사표나 영수증에도 서명하지 않습니다.

____ 일 이내에 면담할 준비가 되어 있습니다.

일부 항목이 사실이라고 인정한다면 항목별로 그렇게 적으십시오. 예를 들어 실제 기록에 따른 2일의 지연은 인정하되 위약금 금액과 나머지 주장은 다투는 식입니다. 증거에 기반한 부분적 인정은 협상에서 귀사의 신뢰도를 높여 줍니다.

5. 대사표와 '전액 수령' 영수증: 주의할 점

사업주가 서명을 요구받는 서류는 보통 채무 대사표, "전액 수령"이라고 적힌 영수증, 합의서의 세 가지 중 하나입니다. 어느 것이든 나중에 귀사가 공제 후 금액을 받아들였고 잔액을 청구할 권리를 잃었다는 증거로 인용될 수 있습니다.

• 바로 서명하지 마십시오 모든 줄, 특히 "전액 수령", "다른 청구 없음", "포기" 같은 문구를 읽으십시오.
• 일부 수령 형태로 고치십시오 고객의 회계 시스템이 처리하도록 서명해야 한다면 "일부 입금 수령, 다툼이 있는 공제액 제외, 모든 권리 유보"라고 덧붙이십시오.
• 위약금 권리를 유보하십시오 귀사가 고객에게 위약금 청구권을 갖고 있다면, 예컨대 지급 지연에 대해서라면, 제381조 제3항에 따라 수령할 때 유보해야 합니다.
• 모든 경로에서 같은 문구를 쓰십시오 채팅으로 "OK"라고 답하지 마십시오. 승낙으로 해석될 수 있습니다. 전자적 증거에 대해서는 회사 계약의 전자서명을 보십시오.

고객이 전액 수령 서류에 서명해야 나머지를 지급하겠다고 한다면, 더 빨리 받는 현금과 잃게 되는 권리를 저울질하고, 먼저 문구를 협상하십시오. 급하다는 이유만으로 결정해서는 안 됩니다.

6. 금액이 공제된 경우의 세무와 서류

여기서는 일반적인 개요만 설명합니다. 세부 사항은 소득의 종류, 귀사의 부가가치세 상태, 거래를 기장하는 방식에 따라 다릅니다. 서류를 발행하기 전에 회계사나 세무 자문가에게 확인하십시오.

• 대변전표 부가가치세 등록 사업자는 가격이 인하되었거나 물품 또는 서비스에 오류가 있을 때 세법전이 정한 사유에 따라 대변전표를 발행할 수 있습니다. 고객이 귀사가 여전히 다투는 위약금이나 손해배상금을 공제했다고 해서 반드시 가격이 인하된 것은 아닙니다. 고객이 송금한 금액에 숫자를 맞추려고만 대변전표를 발행하지 마십시오. 그 서류가 귀사가 가격 인하에 동의했다는 증거가 되기 때문입니다.
• 원천징수세 법인 고객은 보통 지급액에서 세금을 원천징수하고 증명서를 줍니다. 증명서가 고객이 실제로 지급한 금액, 그리고 귀사가 아직 받을 돈이라고 보는 금액과 일치하는지 확인하십시오. 숫자가 다르면 이유를 기록해 두십시오.
• 기장 공제되었지만 다투는 금액은 합의에 이를 때까지 대손 처리하거나 수령한 것으로 처리하지 말고 분쟁 중인 채권으로 기록하십시오.
• 청구서와 증빙 기록 원래의 청구서, 입금 내역, 귀사의 이의 서면, 고객의 답변을 함께 보관하십시오. 최종 금액에 합의하면 그 합의에 맞추는 데 필요한 조정 서류를 발행합니다.

7. 협상과, 합의에 이르지 못할 때의 대응

흔히 쓰는 경로는 가벼운 것부터 무거운 것 순으로 다음과 같습니다.

1. 서류를 갖고 면담한다 제2장의 표를 가져가 항목별로 검토합니다. 결과로 양측이 확인하는 회의록을 남깁니다.
2. 일부 합의를 제안한다 예컨대 몇 개 항목은 양보하고 고객이 나머지를 즉시 지급하게 합니다. 어떤 쟁점이 해결되었고 어떤 쟁점이 남았는지 명시한 합의서로 작성합니다.
3. 변호사 명의의 독촉장 고객이 침묵하거나 합리적 근거가 없을 때입니다. 독촉장과 통지서를 보십시오.
4. 조정 또는 중재 계약에 정함이 있다면 그 절차를 따르십시오. 대체적 분쟁 해결을 보십시오.
5. 소송과 집행 다른 방법이 통하지 않을 때입니다. 채권 회수와 강제집행을 보십시오. 결과는 증거와 법원의 재량에 달려 있으므로 전액을 회수할 수 있다고 단정하지 마십시오.

그동안 소멸시효와 계약상 기한, 예컨대 하자 통지 기간이나 권리가 소멸하기 전에 제소해야 하는 기간도 살펴보십시오.

8. 고객이 대금에서 공제했을 때의 체크리스트

주장

• 고객이 무엇을 이유로 어느 조항이나 발주서에 근거하여 귀사의 위반을 주장하는지 설명할 수 있다
• 납품서와 운송 기록으로 기한과 실제 납품일을 확인했다
• 고객이 계약에서 정한 기간 안에 하자를 통지했는지 확인했다

손해의 증거

• 손해 명세서, 사진, 검사 보고서, 계산 방법을 서면으로 요구했다
• 손해의 원인이 귀사에게 있는지 고객에게 있는지 확인했다(제223조)
• 그 금액이 통상 손해인지 귀사가 예견할 수 있었던 특별한 사정인지 확인했다(제222조)

계약 조건

• 위약금 조항, 상한, 통지 절차, 공제 권리를 읽었다
• 발주서와 견적서처럼 서류가 충돌하지 않는지 확인했다
• 수령 당시 위약금 권리가 유보되었는지 확인했다(제381조 제3항)

답변과 서명

• 이의와 권리 유보를 서면으로 보냈다
• 문구를 확인하기 전에 대사표, 전액 수령 영수증, 합의서에 서명하지 않았다
• 일부 입금의 증거를 날짜와 금액과 함께 보관했다

세무와 회계

• 대변전표를 발행하기 전에 회계사와 상의했다
• 원천징수세 증명서를 실제 지급액과 대조했다
• 공제된 금액을 분쟁 중인 채권으로 기록했다

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• 조건이 충돌하는 견적서와 발주서 — 양측 서류가 충돌할 때 어느 조건이 적용되는지
• 고객이 검수 확인서에 서명하지 않아 청구서를 발행할 수 없을 때 — 납품과 검수의 증거
• 채권 회수와 강제집행 — 협상이 결렬되었을 때

고객이 대금에서 공제했다고 해서 받아들여야 하는 것은 아니지만, 가만히 있어서도 안 됩니다. 주장, 증거, 계약 조건을 구분하고, 어떤 금액에도 합의하기 전에 권리를 유보한 서면으로 답하십시오.

첫 상담을 원하시면 +66 92 254 2045로 전화하시거나 상세 내용을 보내 주십시오. 저희는 위약금 조항 검토, 공제에 이의를 제기하고 권리를 유보하는 서면 작성, 서명 전 대사표 문구 확인, 합의에 이르지 못할 때의 협상과 후속 절차를 도와 드립니다. 독촉장과 통지서와 대체적 분쟁 해결도 함께 보십시오.

이 가이드는 수완와라 법률사무소가 발행했습니다 — 1986년에 설립된 콘깬(Khon Kaen) 주의 법률사무소입니다. 본 내용은 일반적인 정보일 뿐이며, 특정 사안에 대한 법률 자문이 아닙니다.