견적서와 발주서(PO)가 서로 다를 때 어느 조건을 따라야 하는가

판매자가 견적서를 보냈고 고객이 발주서(PO)로 회신했습니다. 그런데 숫자가 맞지 않습니다. 가격은 더 낮고, 납기는 제안보다 빠르며, 견적서에 없던 위약금 조항이 있고, PO 뒷면에는 구매 일반 약관이 한 장 인쇄되어 있습니다. 공장은 이미 자재를 주문했습니다. 납기가 되자 고객은 자기 서류를 내밉니다. 도대체 어느 문서로 계약이 성립한 것일까요.

기업 간 거래에서 매우 흔한 일입니다. 각자 자기 양식을 쓰고, 아무도 비교하기 전에 작업이 시작되기 때문입니다. 이 가이드는 민상법전에 따라 어느 문서로 계약이 성립하는지, 가격·납기·위약금·뒷면 약관이 어떻게 다루어지는지, 착수 전에 어떻게 점검할지 설명합니다. 대형 고객이 계약서 자체를 보내온 경우에는 대형 고객이 보낸 계약서를 중소기업이 서명 전에 검토하는 방법을 보십시오. 채팅이나 구두로 거래했다면 구두 계약은 효력이 있는가가 도움이 됩니다.

핵심 답변

어느 한 문서가 자동으로 이기지 않습니다. 계약은 청약과 승낙이 모든 중요 사항에서 일치할 때 성립합니다. 견적서는 보통 "청약"이고 PO는 "승낙"이지만, PO가 중요한 사항을 바꾸었다면 그것은 승낙이 아니라 판매자가 승낙해야 하는 새로운 청약입니다. 판매자가 말이나 행위로 승낙하기 전까지 PO의 조건은 판매자를 완전히 구속하지 않으며, 견적서에 따른 계약도 아직 성립하지 않았습니다.

법적 근거 민상법전 제359조 제2항은 내용을 추가·제한·변경한 승낙을 거절인 동시에 새로운 청약으로 봅니다. 행위에 의한 승낙에 관한 제361조 제2항은 청약자의 의사나 통상의 관행상 승낙의 통지가 필요 없는 경우, 승낙으로 추정할 수 있는 행위가 있을 때 계약이 성립한다고 정합니다. 제366조는 당사자가 중요하다고 표시한 조항은 모두 합의될 때까지 계약이 성립하지 않는다고 다룹니다. 제368조는 계약을 신의성실에 따라 통상의 관행을 고려해 해석하도록 요구합니다. 제11조는 의문이 있으면 의무를 부담하게 될 쪽에 유리하게 해석하도록 하고, 제5조는 권리 행사와 채무 이행에 신의성실을 요구합니다. 위약금 조항은 제379조부터 제383조의 적용을 받습니다.

저희의 실무적 관점 나중에 온 문서를 단순한 행정 절차로 취급하지 마십시오. 견적서와 맞지 않는 PO는 그렇지 않다고 입증되기 전까지 새로운 청약으로 보고, 착수 전에 수락할지, 협상할지, 거절할지 결정하십시오. 흔한 실수는 충돌을 해소하기 전에 생산이나 출하를 시작하는 것입니다. 그 행위가 고객 조건의 승낙으로 해석될 수 있기 때문입니다. 두 문서가 충돌하면 먼저 멈추고 확인 메시지를 보내십시오.

가상 사례 콘깬의 작은 목재 가구 업체("목공방")가 호텔에 객실 가구 120세트를 제안했습니다. 견적서에는 세트당 1,850바트, 납기 45일 이내, 확인 시 절반, 납품 시 나머지 지급이라고 적혀 있습니다. 호텔의 PO에는 세트당 1,750바트, 납기 30일 이내, 지연 1일당 발주 금액의 0.1퍼센트 위약금이 적혀 있습니다. PO 뒷면에는 검수 후 90일 이내 지급과, 구매자가 지급액에서 위약금을 공제할 수 있다는 조건이 있습니다. 목공방은 이미 목재를 주문했고 PO에는 아직 회신하지 않았습니다.

1. 견적서는 청약인가, 청약의 유인에 불과한가

모든 견적서가 청약인 것은 아닙니다. 상품, 수량, 가격, 조건이 고객이 그대로 승낙할 수 있을 만큼 명확하고 유효기간이 있는 견적서는 보통 제안자를 구속하는 청약입니다. "예상 가격", "가격은 변경될 수 있음", "재고 확인 조건" 등으로 표시된 견적서는 고객이 스스로 청약하도록 유인하는 데 그칠 수 있습니다. 이 경우 PO가 청약이고 그에 대한 판매자의 회신이 승낙입니다.

그러므로 견적서에 "이 청약은 ____까지 유효합니다. 계약은 판매자가 서면으로 주문을 확인한 때 성립합니다"라고 적으십시오. 이런 문구가 있으면 판매자가 회신하기 전에 PO만으로 계약이 성립하는 것을 막을 수 있습니다.

2. 조건을 바꾼 PO는 승낙인가, 새로운 청약인가

이 문제의 핵심은 제359조 제2항입니다. 내용을 추가·제한·변경한 승낙은 거절인 동시에 새로운 청약으로 봅니다. 따라서 더 낮은 가격, 더 빠른 납기, 새로운 위약금 조항을 적은 PO는 판매자가 승낙하지 않는 한 견적서 조건으로도 PO 조건으로도 계약을 성립시키지 않습니다.

가상 사례에서 호텔의 PO는 가격, 납기, 위약금을 바꾸었으므로 새로운 청약입니다. 목공방은 회신하기 전까지 견적서나 PO에 구속되지 않습니다. 선택지는 세 가지입니다. PO를 그대로 수락하거나, 자기 조건으로 회신하거나(이것도 새로운 청약이 됩니다), 거절하는 것입니다. 침묵한 채 착수하면 판매자의 기대와 다른 결과가 나올 수 있으므로 신중히 선택해야 합니다(제5절).

사소한 점에 관한 유의 사항입니다. PO가 고객의 내부 문서 번호를 추가한 정도의 사소한 부분만 바꾸었다면 법원은 당사자의 의사와 사정을 보고 승낙으로 인정할 수 있습니다. 그러나 가격, 수량, 납기, 위약금은 거의 모든 매매에서 중요 사항이므로 사소하게 취급되기를 기대해서는 안 됩니다. 또한 제366조에 따라, 어느 조항이 중요하여 합의되어야 한다고 한쪽이 분명히 밝혔다면 그 점이 합의될 때까지 계약은 성립하지 않습니다. 물품이 움직이기 전에 양측이 중요 사항을 정리해야 하는 이유입니다.

3. 가격과 납기: 어느 숫자가 적용되는가

가격과 납기는 가장 중요한 두 조건입니다. 문서가 서로 다르면 자기에게 유리한 숫자를 일방적으로 고르면 안 됩니다. 다음 순서로 따져 보십시오.

1. 계약이 성립했는가 판매자가 숫자를 바꾼 PO를 승낙하지 않았다면 견적서 가격은 아직 합의된 것이 아니며, PO 가격도 아직 구속력이 없습니다.
2. 판매자가 어느 쪽 문서를 승낙했는가 판매자가 "PO 번호 ____대로 확인합니다"라고 회신하면 PO의 숫자가 적용됩니다. "견적서 번호 ____대로 확인합니다"라고 회신하면 고객이 승낙해야 하는 새로운 청약입니다.
3. 주변 자료 이메일, 채팅, 회의 기록, 이전 거래는 제368조(신의성실과 통상의 관행에 따른 해석)에 따라 의사를 해석하는 데 도움이 됩니다.
4. 남는 의문 제11조는 의문이 있으면 의무를 부담하는 쪽(예를 들어 대금을 지급해야 하는 구매자)에게 유리하게 해석합니다. 이는 최후의 수단이므로 계획의 전제로 삼아서는 안 됩니다.

납기는 날짜뿐 아니라 기산점도 확인하십시오. "PO 일자로부터 30일"과 "계약금과 승인된 도면 수령일로부터 45일"은 크게 다릅니다. 구매자가 설계를 변경하거나 정보 제공이 늦으면 기간도 그만큼 미뤄져야 하며, 이는 납품 시에 다툴 것이 아니라 사전에 적어 두어야 합니다. 납기 지연의 효과는 제4절에 있습니다.

기다리는 동안 자재비가 바뀌었다면 원자재 비용 상승과 가격 조정을 보십시오.

4. 위약금과 공제: 언제 구속력이 생기고 감액할 수 있는가

PO에는 있고 견적서에는 없는 위약금 조항은 가장 위험한 경우입니다. 구매자가 납기 지연 시 이를 근거로 대금에서 공제하는 경우가 많기 때문입니다. 다음 점을 나누어 생각하십시오.

• 위약금 조항이 계약의 일부인가 판매자가 PO를 승낙하지 않았다면 조항은 아직 구속력이 없습니다. 승낙했다면 제379조부터 제383조의 위약금입니다.
• 과도하지 않은가 제383조는 과도하게 높은 위약금을 법원이 적정한 금액으로 감액하는 것을 허용합니다. 실제 손해만이 아니라 채권자의 이익 전체를 고려합니다. 모든 경우에 감액된다고 단정해서는 안 되며, 사실관계와 법원의 재량에 달려 있습니다.
• 구매자가 물품 수령 시 청구를 유보했는가 제381조 제3항은 이행을 수령한 채권자가 위약금을 청구하려면 수령 시 권리를 유보해야 한다고 정합니다. 구매자가 이의나 유보 없이 납품을 받았는지 확인하십시오.
• 대금에서 공제할 수 있는가 대금 공제는 제341조·제342조의 상계 문제이며, 제344조는 항변이 남아 있는 채권의 상계를 허용하지 않습니다. 위약금 채무가 실제로 발생했고 다툼이 없는지 확인해야 합니다.

자세한 내용은 고객이 지급액에서 위약금이나 손해배상금을 공제하는 경우를 보십시오. 구매자가 아예 지급하지 않는다면 기업 고객의 미수 청구서가 도움이 됩니다.

가상 사례에서 목공방이 하루 0.1퍼센트 위약금이 있는 PO를 수락하고 10일 늦게 납품했더라도, 호텔의 계산과 공제는 확인해야 합니다. 금액이 무엇을 기준으로 하는지, 상한이 있는지, 지연이 누구 책임인지(예를 들어 호텔이 중간에 설계를 바꾼 경우)입니다.

5. 뒷면 약관과 승낙으로 보이는 행위

PO나 견적서 뒷면의 작은 글씨("구매 일반 조건", "판매 일반 조건")가 문제가 되는 이유는 양측이 각자 약관을 갖고 있고 그것이 충돌하기 때문입니다. 예를 들어 한쪽은 자기 소재지 법원을 관할로 정하고 다른 쪽은 책임을 제한합니다. 원칙은 약관이 인쇄되어 있다는 이유만으로가 아니라 상대방이 실제로 동의했을 때 구속력이 생긴다는 것입니다.

승낙으로 볼 수 있는 행위 제361조 제2항은 승낙의 통지가 필요 없는 경우 승낙으로 추정할 수 있는 행위가 있을 때 계약이 성립한다고 합니다. 자주 원용되는 행위는 다음과 같습니다.

• PO를 받은 뒤 해당 주문 전용 자재를 주문하거나 생산을 시작함
• PO의 주소와 기일에 맞춰 납품함
• PO 번호를 기재한 계약금이나 첫 지급금을 받음
• PO 번호를 기재해 고객 계정을 열거나 청구서를 발행함

유보 없이 이런 행위를 한 판매자는 상대방으로부터 위약금과 뒷면 약관을 포함한 PO 전체를 승낙했다는 주장을 들을 위험이 있습니다. 그렇다고 법원이 항상 그렇게 해석하는 것은 아닙니다. 당사자가 주고받은 서면, 평소의 거래 방식, 판매자가 어느 조항에 이의를 제기했는지가 고려됩니다.

위험을 줄이는 방법 착수 전에 판매자가 받아들이는 조건과 받아들이지 않는 조건을 분명히 적은 회신을 보내고 고객에게 확인을 요청하십시오. 예시는 제6절에 있습니다.

양측의 문서가 전면적으로 충돌하는 경우 양측이 서로 다른 뒷면 약관이 붙은 문서를 보내고 둘 다 착수해 버리기도 합니다. 정해진 답은 없습니다. 당사자의 의사와 사정, 일치하는 점, 상품과 가격 같은 중요 사항, 제368조의 통상의 관행에 따라 판단됩니다. 충돌하지만 중요하지 않은 일반 조항은 합의된 것으로 취급되지 않을 수 있습니다. 그 단계까지 가지 말고 중요 사항을 일찍 확정하십시오.

6. 착수 전 충돌 점검: 비교표, 확인 메시지, 서명자

자재를 주문하거나 생산을 시작하기 전에 세 가지를 하십시오.

A. 비교표를 만든다 두 문서를 나란히 놓고 "적용할 것" 열을 채웁니다.

B. 적용할 조건을 확인하는 메시지를 보낸다 착수 전에 판매자가 받아들이는 내용을 요약하고 어느 문서의 약관이 적용되지 않는지 밝혀 고객의 회신을 요청합니다. 전자 메시지가 유효한 것은 전자거래법 B.E. 2544(2001년) 제7조가 전자 데이터 형태라는 이유만으로 법적 효력을 부정하지 않기 때문입니다. 전자서명은 회사 계약의 전자서명을 보십시오.

____ 호텔 구매 담당자 귀하
____년 __월 __일자 발주서 번호 ____와 ____년 __월 __일자 당사 견적서 번호 ____는 내용이 일치하지 않습니다.
목공방은 이번 주문에 적용할 조건을 다음과 같이 확인합니다.
1) 가격: 세트당 ____바트(VAT 포함/별도), ____세트
2) 납기: 계약금과 승인된 도면을 수령한 날로부터 ____일 이내
3) 납기 지연 위약금: 1일당 ____, 발주 금액의 ____퍼센트를 상한으로 하며, 구매자 측 사유에 의한 지연은 제외
4) 지급: ____
5) 발주서 또는 견적서 뒷면 약관 중 위 1)부터 4)와 충돌하는 것은 적용하지 않습니다.
목공방은 호텔의 권한 있는 담당자가 "위와 같이 확인합니다"라고 회신한 때 작업을 시작합니다.
그 확인을 받기 전까지 목공방은 발주서를 승낙한 것으로 보지 않습니다.

C. 권한 있는 사람이 확인하게 한다 PO에 누가 서명했는지, 판매자 측에서 누가 승낙하는지 확인하십시오. 구매 담당 직원이나 영업 사원은 대량 주문에서 법인을 구속할 권한이 없을 수 있습니다. 주식회사(비공개 유한회사)는 등기된 권한이 있는 이사에 의해 구속됩니다. 대량 주문에서는 위임장이나 서명 권한자 목록을 요청하고, 사내 절차는 법무 부서 없이 계약을 검토하고 승인하는 절차에 따라 정비하십시오.

20,000바트 이상의 동산 매매는 민상법전 제456조 제3항에 따라 책임을 질 당사자가 서명한 서면 증거, 계약금 또는 일부 이행이 필요하므로 PO, 승낙, 확인 메시지를 함께 보관하십시오. 구매자가 검수서에 서명하지 않는다면 고객이 검수서에 서명하지 않아 청구서를 발행할 수 없는 경우를, LINE으로 추가 주문을 받았다면 LINE으로 주문한 추가 작업의 증거를 보십시오.

7. 이미 착수했는데 문서가 여전히 충돌하는 경우

이미 착수했다면 다음 순서로 하십시오.

1. 위험을 더 늘리지 않는다 확인 메시지를 보낼 때까지 추가 납품을 하지 않습니다. 적어도 납품과 함께 유보 메시지를 보냅니다.
2. 증거를 모은다 견적서, PO, 모든 메시지, 착수일, 자재 주문서, 납품서, 모든 주고받은 내용.
3. 충돌점과 상대방이 이미 받아들인 점을 파악한다 예를 들어 고객이 견적서 가격으로 계약금을 지급한 경우입니다.
4. 새로운 합의를 제안한다 실제 원가를 보면 고객이 변경에 응하는 경우가 많습니다.
5. 분쟁이 되면 통지서를 보내고 발송 증거를 남기며, 납품이나 공제 전에 변호사와 상담하십시오.

잘못된 문서를 고른 결과는 크게 다를 수 있습니다. 계약이 성립하지 않은 경우도 있고, 고객의 조건으로 성립한 경우도 있습니다. 평가는 모든 사실관계에 따르며 결국 법원의 재량에 달려 있습니다.

8. 견적서와 PO가 있을 때 착수 전 체크리스트

문서와 메시지

• 견적서에 유효기간이 있고 판매자가 서면으로 확인한 때 계약이 성립한다고 적혀 있다
• 견적서와 PO를 표로 한 항목씩 비교했다
• 두 문서의 뒷면 약관을 첫 페이지만이 아니라 읽었다

가격, 기간, 위약금

• 가격, 세금, 운임이 일치하거나 어느 숫자를 적용하는지 메시지로 확인했다
• 납기와 기산점이 일치하며 고객 사유로 인한 지연의 예외가 있다
• 위약금 조항에 받아들일 수 있는 요율, 상한, 개시 조건이 있다
• 고객이 지급액에서 위약금을 공제할 수 있는지, 그 경우 통지 방법이 적혀 있다

확인과 서명자

• 실제로 적용할 조건을 확인하는 메시지를 보내고 착수 전에 서면 회신을 받았다
• 고객 측 확인자에게 권한이 있고 우리 쪽도 사내 승인을 거쳤다
• 어느 문서의 약관이 적용되지 않는지 분명하다

확인 전 행위

• 확인 전에는 주문 전용 자재 주문, 생산, 납품, PO 번호를 기재한 계약금 수령을 하지 않는다
• 먼저 착수해야 한다면 유보 메시지를 함께 보낸다
• PO, 메시지, 납품 증거를 하나의 파일로 함께 보관한다

더 읽어 보기

• 대형 고객이 보낸 계약서를 중소기업이 서명 전에 검토하는 방법 — 고객이 PO 대신 자기 계약서를 쓰는 경우
• 구두 계약은 효력이 있는가 — 일부 조건이 대화로 정해진 경우
• 회사 계약의 전자서명 — 이메일이나 채팅으로 조건을 확인하는 경우
• 법무 부서 없이 계약을 검토하고 승인하는 절차 — 누가 서명하고 무엇을 확인할지
• 기업 고객의 미수 청구서 — 고객이 기일에 지급하지 않는 경우
• 고객이 지급액에서 위약금이나 손해배상금을 공제하는 경우 — 구매자가 위약금 조항에 따라 공제하는 경우
• 원자재 비용 상승과 가격 조정 — 확인을 기다리는 동안 비용이 바뀐 경우

견적서와 PO가 일치하지 않는다고 해서 불리해지는 것은 아닙니다. 다만 가격, 납기, 위약금이라는 중요 사항은 작업을 시작하기 전에 서면으로 분명히 확정해야 합니다.

저희는 견적서와 PO의 비교, 적용 조건을 확인하는 메시지의 작성, 이런 상황에 대응하는 견적서 양식과 판매 조건의 정비, 위약금이나 공제를 둘러싼 분쟁 상담을 도와 드립니다. 첫 상담을 원하시면 +66 92 254 2045로 전화하시거나 상세 내용을 보내 주십시오. 계약서·사업 문서 작성도 함께 보십시오.

이 가이드는 수완와라 법률사무소가 발행했습니다 — 1986년에 설립된 콘깬(Khon Kaen) 주의 법률사무소입니다. 본 내용은 일반적인 정보일 뿐이며, 특정 사안에 대한 법률 자문이 아닙니다.