卖方发出了报价单，客户以采购订单（PO）回复，但数字对不上。价格更低，交货期比报价更短，还多出报价单里没有的违约金条款，PO 背面又印着一页采购通用条款。工厂已经订购了材料。到了交货期，客户拿出的是自己的文件。那么，合同究竟由哪份文件成立？
这在企业之间非常常见：各方使用自己的格式，在没人对照之前，工作就已经开始了。本指南依据《民商法典》说明合同由哪份文件成立，价格、交货期、违约金和背面条款如何处理，以及开工前如何核对。如果客户直接发来的是它自己的合同文本，请看中小企业在签署前审查大客户合同的方法；如果交易是通过聊天或口头达成的，请看口头合同是否有效。
核心答案
没有哪份文件会自动胜出。合同在要约与承诺就所有重要事项一致时成立。报价单通常是“要约”，PO 通常是“承诺”，但如果 PO 改动了重要事项，它就不是承诺，而是需要卖方再承诺的新要约。在卖方以言语或行为承诺之前，PO 的条款尚不能完全约束卖方，依报价单成立的合同也还没有成立。
法律依据 《民商法典》第359条第2款规定，对内容作出增加、限制或变更的承诺，视为拒绝并构成新的要约。关于以行为承诺的第361条第2款规定，依要约人的意思表示或交易习惯无须通知承诺的，出现可推定为承诺的行为时合同成立。第366条涉及当事人表示为重要的条款，在全部达成合意之前合同不成立。第368条要求按诚实信用并考虑通常习惯来解释合同。第11条规定，存在疑义时作有利于将承担义务一方的解释；第5条要求行使权利和履行义务时遵循诚实信用。违约金条款适用第379条至第383条。
我们的实务观点 不要把后到的文件当作单纯的行政手续。与报价单不一致的 PO，在证明并非如此之前，应视为新的要约，并在开工前决定是接受、协商还是拒绝。常见的错误是在冲突解决之前就开始生产或出货，因为这种行为可能被解释为接受了客户的条款。两份文件冲突时，请先停下来，发出确认信息。
假设案例 孔敬的一家小型木家具厂（“木工坊”）向酒店报价 120 套客房家具。报价单写明每套 1,850 泰铢，45 天内交货，确认时付一半，交货时付余款。酒店的 PO 写明每套 1,750 泰铢，30 天内交货，每延迟一天按订单金额的 0.1% 计违约金。PO 背面还有验收后 90 天内付款，以及买方可从应付款中扣除违约金的条款。木工坊已经订购了木材，尚未回复 PO。
1. 报价单是要约，还是仅为要约邀请
并非所有报价单都是要约。商品、数量、价格和条件足够明确、客户可以原样接受，并且载明有效期的报价单，通常是约束报价人的要约。标注为“估价”“价格可能变动”“以库存确认为准”等的报价单，可能只是邀请客户自己发出要约。这时 PO 是要约，卖方的回复才是承诺。
| 报价单的类型 | 通常性质 | 各方面完全一致的PO | 改动重要事项的PO |
|---|---|---|---|
| 品项、数量、价格、条件明确并有有效期 | 要约 | 构成承诺，合同成立 | 视为拒绝并构成新的要约（第359条第2款） |
| 估价、无数量或有保留 | 要约邀请 | PO 是要约 | PO 是要约，需卖方承诺 |
因此请在报价单上写明：“本要约有效期至____。合同自卖方书面确认订单时成立。”有这样的约定，可以避免在卖方回复之前仅凭 PO 就成立合同。
2. 改动条件的PO是承诺，还是新的要约
这一问题的核心是第359条第2款。对内容作出增加、限制或变更的承诺，视为拒绝并构成新的要约。因此，写明更低价格、更短交货期和新违约金条款的 PO，只要卖方不承诺，就既不会按报价单条款、也不会按 PO 条款使合同成立。
在假设案例中，酒店的 PO 改动了价格、交货期和违约金，所以是新的要约。木工坊在回复之前不受报价单或 PO 的约束。它有三个选择：原样接受 PO，以自己的条件回复（这同样构成新的要约），或者拒绝。沉默而直接开工，可能带来与卖方预期不同的结果，所以要谨慎选择（见第5节）。
关于细枝末节需要说明的是：如果 PO 只改动了客户内部的文件编号这类无关紧要之处，法院可以结合当事人的意思和具体情况认定承诺成立。但价格、数量、交货期和违约金在几乎所有买卖中都是重要事项，不能指望被当作细节。此外，依据第366条，如果一方明确表示某一条款是重要的、必须达成合意，那么在该点达成一致之前合同不成立。这就是为什么在货物流动之前，双方要先把重要事项理清。
3. 价格与交货期：适用哪一组数字
价格和交货期是两项最重要的条件。文件不一致时，不能单方面挑选对自己有利的数字。请按下列顺序分析。
- 合同是否已成立 卖方没有承诺改动了数字的 PO，则报价单价格尚未形成合意，PO 价格也还没有约束力。
- 卖方承诺的是哪份文件 卖方回复“按 PO 编号____确认”，则适用 PO 的数字；回复“按报价单编号____确认”，则那是需要客户承诺的新要约。
- 周边资料 邮件、聊天记录、会议纪要和过往交易，依据第368条（按诚实信用和通常习惯解释）有助于判断真实意思。
- 仍然存在的疑义 第11条规定，存疑时作有利于承担义务一方（例如应付款的买方）的解释。这是最后手段，不能当作计划的前提。
交货期要同时看日期和起算点。“自 PO 日期起 30 天”与“自收到定金和获批图纸之日起 45 天”大不相同。买方变更设计或迟迟不提供信息时，期限也应相应顺延，这需要事先写明，而不是等到交货时再争论。延迟交货的后果见第4节。
等待期间若材料成本发生变化，请看原材料成本上涨与价格调整。
4. 违约金与扣款：何时有约束力，能否酌减
只写在 PO 里而报价单没有的违约金条款是最危险的情形，因为买方常常据此在延迟交货时从货款中扣除。请分开考虑以下几点。
- 违约金条款是否成为合同的一部分 卖方没有承诺 PO，则该条款尚无约束力；已经承诺，则属于第379条至第383条的违约金。
- 是否过高 第383条允许法院将过高的违约金酌减至适当数额，不仅考虑实际损失，也考虑债权人的全部利益。不能断言一律会被酌减，这取决于事实和法院的裁量。
- 买方在受领货物时是否保留了请求权 第381条第3款规定，受领履行的债权人如要请求违约金，应在受领时保留权利。请核实买方收货时是否无异议、无保留。
- 能否从货款中扣除 扣款是第341条、第342条的抵销问题，第344条不允许对仍可被抗辩的债权抵销。要确认违约金债务确已发生且没有争议。
详见客户从货款中扣除违约金或赔偿金怎么办。如果买方干脆不付款，请看企业客户拖欠的发票。
在假设案例中，即使木工坊接受了每天 0.1% 的违约金 PO，并且迟了 10 天交货，酒店的计算和扣款也仍需核实：以什么金额为基数，有没有封顶，延迟是谁的责任（例如酒店中途变更了设计）。
5. 背面条款，以及被视为承诺的行为
PO 或报价单背面的小字（“采购通用条件”“销售通用条件”）之所以成为问题，是因为双方各有自己的条款而且相互冲突，例如一方约定在自己所在地的法院管辖，另一方则限制责任。原则是：条款并不因为印在那里就有约束力，而是在对方确实同意时才有约束力。
可被视为承诺的行为 第361条第2款规定，无须通知承诺的，出现可推定为承诺的行为时合同成立。常被援引的行为有：
- 收到 PO 后订购该订单专用的材料或开始生产
- 按 PO 上的地址和日期交货
- 收取注明 PO 编号的定金或首付款
- 按 PO 编号开立客户账户或开具发票
不加保留地实施这些行为的卖方，有可能被对方主张已经接受了包含违约金和背面条款在内的整份 PO。但法院并不总是这样解释，会考虑当事人往来的书面文件、平时的交易方式，以及卖方对哪些条款提出过异议。
降低风险的做法 开工前发出回复，写明卖方接受哪些条款、不接受哪些条款，并请客户确认。示例见第6节。
双方文件全面冲突的情形 双方各自寄出附有不同背面条款的文件，然后都开始履行，这也时有发生。没有固定答案，要依据当事人的意思与具体情况、一致之处、商品和价格等重要事项，以及第368条的通常习惯来判断。相互冲突但不重要的通用条款，可能不被视为已达成合意。与其走到那一步，不如尽早确定重要事项。
6. 开工前核对冲突：对照表、确认信息、签署人
订购材料或开始生产之前，做三件事。
A. 制作对照表 将两份文件并列，填写“适用条款”一栏。
| 项目 | 报价单 | PO | 是否冲突 | 适用条款 |
|---|---|---|---|---|
| 买方与卖方（与登记文件一致的法人名称） | ||||
| 品项、数量、规格 | ||||
| 价格、增值税、运费 | ||||
| 付款条件、定金、付款日期 | ||||
| 交货期及起算点 | ||||
| 验收及合格标准 | ||||
| 违约金、封顶、扣款权 | ||||
| 保修及损害责任 | ||||
| 订单取消或变更 | ||||
| 背面条款、法院或仲裁 |
B. 发送确认适用条款的信息 开工前，概述卖方接受的内容，说明哪份文件的哪些条款不适用，并请客户回复。电子信息之所以有效，是因为《电子交易法》B.E. 2544（2001年）第7条不因信息采用电子数据形式而否定其法律效力。电子签名请看公司合同的电子签名。
致 ____ 酒店采购负责人
贵方日期为 ____年__月__日的采购订单编号 ____ 与我方日期为 ____年__月__日的报价单编号 ____ 内容不一致。
木工坊现就本次订单适用的条款确认如下：
1) 价格：每套 ____ 泰铢（含增值税/不含增值税），共 ____ 套
2) 交货期：自收到定金和获批图纸之日起 ____ 日内
3) 延迟交货违约金：每日 ____，以订单金额的 ____% 为上限，因买方原因造成的延迟除外
4) 付款：____
5) 采购订单或报价单背面条款中与上述 1) 至 4) 冲突的部分，不予适用。
木工坊将在酒店有权人员回复“同意上述确认”后开始工作。
在收到该确认之前，木工坊不视为已承诺该采购订单。
C. 让有权的人来确认 核实 PO 由谁签署，卖方一方由谁来承诺。采购员或销售人员对大额订单可能没有约束公司的权限。股份有限公司（非上市）由登记在册的有权董事约束。大额订单请索取授权书或有权签署人名单，并按没有法务部门时的合同审查与审批流程规范内部流程。
单价或总价在 20,000 泰铢以上的动产买卖，依据《民商法典》第456条第3款，需要有承担责任一方签署的书面证据、定金或已部分履行，请将 PO、承诺和确认信息一并保存。如果买方不签验收单，请看客户不签验收单、无法开具发票怎么办；如果通过 LINE 收到了追加订单，请看通过 LINE 下达的追加工作及其证据。
7. 已经开工，文件仍然冲突怎么办
如果已经开工，请按以下顺序处理。
- 不要再增加风险 在发出确认信息之前，不再继续交货。至少在交货时一并发出保留意见的信息。
- 收集证据 报价单、PO、全部往来信息、开工日期、材料订单、送货单，以及一切往来记录。
- 找出冲突点，以及对方已经接受的点 例如客户已按报价单价格支付了定金。
- 提出新的协议 看到真实成本之后，客户往往愿意调整。
- 发生争议时 发出通知并留存送达证据，在交货或扣款之前咨询律师。
选错文件的后果可能差别很大：有时合同并未成立，有时合同按客户的条款成立。评估取决于全部事实，最终还要看法院的裁量。
8. 有报价单和PO时的开工前核对清单
文件与信息
- 报价单载有有效期，并写明合同自卖方书面确认时成立
- 已用表格逐项对照报价单与 PO
- 已阅读两份文件的背面条款，而不只是第一页
价格、期限、违约金
- 价格、税费、运费一致，或已通过信息确认适用哪组数字
- 交货期及起算点一致，且有客户原因造成延迟的例外
- 违约金条款中的费率、封顶和起算条件在可接受范围内
- 已写明客户能否从货款中扣除违约金，以及扣除时的通知方式
确认与签署人
- 已发出确认实际适用条款的信息，并在开工前收到书面回复
- 客户一方的确认人有权限，我方也已完成内部审批
- 已明确哪份文件的哪些条款不适用
确认之前的行为
- 确认之前，不订购订单专用材料、不生产、不交货、不收取注明 PO 编号的定金
- 如必须先开工，同时发出保留意见的信息
- 将 PO、信息和交货证据保存在同一份档案中
延伸阅读
- 中小企业在签署前审查大客户合同的方法 —— 客户用自己的合同代替 PO 的情形
- 口头合同是否有效 —— 部分条款是通过对话达成的情形
- 公司合同的电子签名 —— 通过邮件或聊天确认条款的情形
- 没有法务部门时的合同审查与审批流程 —— 由谁签署、核对什么
- 企业客户拖欠的发票 —— 客户到期不付款的情形
- 客户从货款中扣除违约金或赔偿金怎么办 —— 买方依据违约金条款扣款的情形
- 原材料成本上涨与价格调整 —— 等待确认期间成本发生变化的情形
报价单与 PO 不一致并不意味着处于劣势。但价格、交货期和违约金这些重要事项，必须在开工之前以书面形式明确确定。
我们可以协助对照报价单与 PO、起草确认适用条款的信息、完善应对此类情形的报价单格式和销售条款，并就违约金或扣款争议提供咨询。如需首次咨询，请致电 +66 92 254 2045 或发送详情给我们。另请参阅合同与商业文件起草。
本指南由苏婉瓦拉律师事务所发布 —— 该律师事务所位于孔敬府，成立于 1986 年。本文仅为一般性信息，不构成针对任何特定事项的法律建议。
