許多董事把自己的房產或倉庫租給自己經營的公司，或者從自己的工廠、門店向公司供應材料。公司需要場地或庫存時，最簡單的回答是“向我們租就行”：彼此信任，談判也快。但從法律上看，董事同時坐在談判桌的兩邊。如果公司無法證明自己是在掌握充分資訊的情況下作出判斷，也沒有承擔不利條件，即使出於善意的交易，之後也可能遭到股東、稅務人員或審計人員的質疑。
本指南按批准人、利益披露、價格證據、合同、決議和稅務的順序，說明非上市有限公司應當準備什麼。內容承接小股東的權利和家族企業的角色與報酬，因為與董事的交易往往是分歧最先暴露的地方。
核心答案
董事把房產租給公司或向公司供貨，在具備三個條件時是可行的：公司通過沒有利益關係的人或股東表示同意；董事向公司披露利益並記錄在案；有證據表明價格和條件達到公司與第三方也會接受的水平。之後再按通常條件訂立書面合同，並將決議和附件存入公司檔案。
法律框架 《民商法典》第1167條規定，除另有約定外，董事與公司及第三方的關係適用代理規則。第805條確立了代理人未經本人同意不得代表本人與自己訂立法律行為的原則。第1168條規定董事的注意義務，並禁止董事未經股東會同意經營與公司同類且構成競爭的業務。期限超過3年的不動產租賃適用第538條。稅務方面涉及《稅法典》第65條之二第(4)項以及第71條之二、第71條之三。
我們的實務看法 與董事的交易並非被禁止。在家族企業和中小企業中，已經擁有房產或存貨的董事，往往確實能為公司提供最好的條件。問題出在沒有人記錄誰批准、價格從何而來、合同內容是什麼。只要記錄齊備，同一筆交易向股東和稅務機關解釋起來要容易得多。最常見的錯誤是沒有決議，董事在同一天兩邊都簽字。
本指南全篇使用一個假設案例：孔敬府一家加工糯米和米餅的公司，稱為“卡奧洪公司”。公司有三名董事，頌猜先生既是董事，又持有40%的股份，並擁有一間空置倉庫和一家銷售袋子與紙箱的包裝店。卡奧洪公司打算租用這間倉庫，並從這家店購買包裝材料。
1. 為什麼與董事的交易比與第三方的交易更需要謹慎
原因有三。
- 利益衝突 董事本應維護公司利益，而在這筆交易中價格越高對本人越有利，激勵方向相反。
- 代理原理 公司通過董事表達意思。依第1167條，董事被視同公司的代理人；依第805條，代理人代表本人與自己訂立合同須經本人同意。
- 受影響的人 公司支付或收取的價格，小股東、債權人和稅務機關都有利害關係。
沒有經過同意，並不一定使合同自動無效，這取決於事實、章程以及公司之後是否追認等情況。但公司可以對其約束力提出異議；價格不當時董事可能要對公司的損失承擔責任；股東可以以此為由對賬目提出異議，這些都是現實的風險。最終仍取決於實際文件和法院的判斷。
2. 誰可以代表公司表示同意
依第805條，同意須來自本人，也就是本案中的公司。問題在於在這件事上誰有權代表公司表示意思，這取決於章程、股東協議和交易規模。
| 情形 | 應表示同意的主體 | 備註 |
|---|---|---|
| 有多名董事且交易不大 | 董事會。章程允許時，有利益關係的董事就該議題迴避，且不計入法定人數 | 取決於沒有利益關係的董事的判斷 |
| 交易金額大、持續發生或章程要求 | 股東會 | 兼任董事的股東應披露，並根據章程或協議考慮迴避 |
| 只有一名董事，或所有董事均有利益關係 | 股東會 | 僅由一名董事在兩邊簽字是不夠的 |
| 公司只有一名股東 | 該股東 | 即使與董事是同一人，也應形成書面決議 |
| 交易可能與公司業務構成競爭 | 依第1168條的股東會 | 見第3節 |
需要注意的是，《民商法典》並未明確規定，非上市有限公司中有利益關係的董事必須退席或沒有表決權。章程可能另有規定。若沒有規定，較好的做法是該董事迴避，由沒有利益關係的人投票形成決議，這對公司和董事本人的保護最充分。
在卡奧洪公司的例子中，頌猜先生披露了自己擁有倉庫和包裝店並回避，其餘兩名董事審閱了方案和價格證據。因年租金金額較大，兩人還把該議題提交股東會，作為第二道確認。如何召開線上會議，請參見線上股東會、董事會指南。
3. 利益披露與第1168條的競業限制
披露 《民商法典》沒有為非上市有限公司規定固定的披露格式，但為公司作決定的人首先要知道事實。因此董事應以書面或會議記錄說明：本人、親屬或本人的業務有何利益、交易是什麼、價格多少。對持續性交易，一次披露不夠，例如每次批准年度賬目時都應每年複查。
注意義務與競業 第1168條要求董事以同類職位的人應有的注意經營公司事務，並禁止董事未經股東會同意經營與公司同類且構成競爭的業務。向公司供應材料的董事，其業務並不總是競爭。但如果董事的業務向同一批客戶出售與公司同類的商品，就也要核查這一點。員工兼職與競業指南從員工一側說明了同樣的思路。
簡而言之，與董事的買賣或租賃須通過第805條；若董事經營與公司競爭的業務，須通過第1168條。兩種情形可能同時出現。
4. 市場價格：應留存哪些證據
最好的防禦，是能夠證明公司支付或收取的價格接近第三方願意接受的價格。法律沒有規定證據的種類，但實務中請在下表中至少備齊一兩項。
| 證據 | 適用情形 | 注意點 |
|---|---|---|
| 獨立評估師的租金或房產評估報告 | 租賃建築或土地、長期租賃 | 選擇與董事無關的評估師 |
| 其他出租人、供應商的報價 | 採購商品、材料、服務 | 在數量、交付、賒銷條件等相同條件下比較 |
| 同一地區的可比案例 | 不使用評估師的租賃 | 保留帶日期的廣告或樣本合同 |
| 該董事向其他客戶收取的價格 | 向董事的業務採購商品 | 數量和條件應相近 |
| 商業理由備忘錄 | 所有情形 | 位置、與工廠的距離、交付速度等 |
在假設案例中，頌猜先生的倉庫報價為每月40,000泰銖。卡奧洪公司取得了附近兩間倉庫的報價，確認面積相近的倉庫每月約為38,000至45,000泰銖，並保存了比較備忘錄。從頌猜先生的店裡每年購買約600,000泰銖的包裝材料，則向兩家外部供應商詢了價，價格相近，且頌猜先生的店交貨更快。
如果價格略高於市場，但有可解釋的理由，請把理由寫入決議。如果明顯高於市場，就不要批准，或先請董事調整價格。
5. 按通常條件訂立的書面租賃與供貨合同
不要因為對方是董事就依賴口頭約定。合同應像與第三方訂立的合同那樣書寫。
- 租賃合同 約定標的不動產、用途、租金及支付日、押金、期限、續約、維修責任方、水電費、解約和返還。
- 買賣、供貨合同 約定商品、價格、數量、交付期、驗收、質保、賒銷條件和調價。
- 租賃期限 第538條規定，期限超過3年的不動產租賃應訂立書面合同並向主管官員登記，否則只能在3年內強制執行。如果公司打算對該建築作長期投入，請辦理租賃登記，或使期限符合這一規則。公司一側的簽字人應是其他董事或經決議授權的人，而不是有利益關係的董事。授權文件見授權矩陣指南。
還應約定與第三方合同不同的事項，例如董事退任或轉讓股份後合同是否繼續，公司何時可以終止。這也與董事離任交接有關。
6. 需要了解的稅務問題
與董事的交易在稅務上會產生雙向影響。數字和標準會隨公告變化，這裡只談一般原則。
- 無正當理由低於市場價格 《稅法典》第65條之二第(4)項規定，無正當理由以低於市場價格轉讓財產或提供服務的，評估官可將價格調整至接近市場價格。例如公司把商品以過低價格賣給董事，或讓董事廉價使用公司資產。
- 高於市場價格 租金或採購價格超過一般經營者支付的水平，可能被質疑是否屬於為公司創造收益而發生的費用。《稅法典》第65條之三列舉了不得扣除的支出，應一併核對。
- 關聯方轉讓定價 第71條之二和第71條之三規定了轉讓定價以及關聯交易資訊披露的規則。符合標準的公司須提交稅務廳規定的披露表格，標準視收入和現行公告而定。提交財務報表之前，請向稅務廳或負責賬務的人員核實。
- 相關稅種 租金和銷售可能涉及增值稅、預扣稅，以及作為出租人或銷售方的董事本人的所得稅。請根據出租人、銷售方的型別和所開具的單據核對，例如董事是否為增值稅登記人，是否開具稅務發票。
有稅務規則並不意味著不能與董事交易。第4節的市場價格證據有兩個用處：在股東面前保護董事，也能向評估官解釋價格。
7. 小股東與其他型別的公司
小股東 不參與經營的股東尤其關注與董事的交易，因為支付給董事的錢會減少可分配的利潤。小股東的查閱與追究權利，參見小股東的權利指南。為減少糾紛，請不要等到被問時才說明，而是一開始就向全體股東通報交易及價格證據。
未經批准的交易 公司之後也可能追認，但須由沒有利益關係的人對全部理由進行記錄和審查，且不應成為慣常做法。
公眾公司與上市公司 本指南以非上市有限公司為主。公眾有限公司適用《公眾有限公司法》（佛曆2535年），上市公司適用《證券交易法》以及證券交易委員會和證券交易所的公告，在披露和批准兩方面都有更嚴格的關聯交易規則。如果貴公司屬於這一類，請在交易之前核對現行公告。防止向關聯方不當付款的內部控制，請參見反賄賂內部控制。
8. 董事會決議範本
以下是可作為起點的格式，請根據章程和事實調整。
卡奧洪有限公司董事會會議紀要 第____/____次
日期 ____ 時間 ____ 地點/方式 ____
出席：董事 ____（主席）、____ ；迴避、不參與本議題：頌猜先生 ____
議題：審議向董事的業務租用倉庫及購買包裝材料
1) 頌猜先生向會議說明，其擁有倉庫（編號 ____）及銷售包裝材料的店鋪 ____，存在利益關係，並就本議題迴避。
2) 會議審閱了附件：租金評估報告/其他出租人、供應商 ____ 家的報價，以及價格比較備忘錄。
3) 會議認為每月租金 ____ 泰銖及報價單編號 ____ 的商品價格接近市場價格，且基於 ____ 的理由對公司有利。
決議：依據《民商法典》第805條，同意公司訂立期限 ____ 年的租賃合同，並按附件草案訂立買賣合同。
授權董事 ____ 代表公司簽署合同。
[如章程或金額要求] 將本事項提交股東會，請求批准。
表決結果：同意 ____ 反對 ____ 棄權 ____
簽名 ____（主席） ____（記錄人）
附件：1) 合同草案 2) 評估報告/報價單 3) 價格比較備忘錄 4) 董事利益關係通知書
如果該事項還涉及需向登記官申報的變更，例如更換董事，請核對公司註冊後的變更指南中的程序。
9. 附件文件清單
決定之前
- 董事以書面通知利益關係，說明其業務及關係
- 核對章程中誰可以批准，是否需要股東會
- 確認交易不屬於第1168條所指的與公司業務競爭
價格證據與理由
- 租金評估報告，或至少兩三家的報價
- 帶日期的價格、條件比較備忘錄
- 選擇該董事業務的商業理由備忘錄
批准
- 記載有利益關係的董事已迴避的會議紀要
- 載明價格、期限和簽字授權人的同意決議
- 章程或金額要求時的股東會決議
合同與法律文件
- 按通常條件訂立的書面租賃合同或買賣合同
- 期限超過3年時辦理租賃登記（第538條）
- 公司一側由其他董事或獲授權的人簽字
稅務與會計
- 就增值稅、預扣稅、關聯方披露諮詢負責賬務的人員
- 保存稅務發票、收據和付款證明
- 每年複查一次持續性交易和利益披露
延伸閱讀
- 小股東的權利 —— 其他股東對與董事的交易提出疑問時
- 家族企業的角色與報酬 —— 親屬既是股東又是董事時的決策規則
- 線上股東會、董事會 —— 召開會議並整理決議
- 授權矩陣 —— 明確批准權限
- 反賄賂內部控制 —— 控制向關聯方的付款
- 員工兼職與競業 —— 員工一側的利益衝突
- 董事離任交接清單 —— 離任後與董事的合同
與董事的交易，在沒有利益關係的人代表公司批准、董事披露利益、價格有證據支援，並保存了合同和決議的情況下，是可以進行的。
我們可以協助審閱和起草決議、利益關係通知書、租賃與供貨合同草案，核對章程中誰可以批准，並準備股東會所需的文件。如需首次諮詢，請致電 +66 92 254 2045 或傳送詳情給我們。也可參見公司秘書事務和家族企業。
本指南由蘇婉瓦拉律師事務所發布 —— 該律師事務所位於孔敬府，成立於 1986 年。本文僅為一般性資訊，不構成針對任何特定事項的法律建議。
